1598082235-29a248e0e3f237e18d92db6057271737 (805685), страница 18
Текст из файла (страница 18)
Закрытие управления коммуникациями в проекте• Заключительный анализ и оценка функционирования системы коммуникацийпроекта;• Сводный отчет об управлении коммуникациями проекта;• Принятие решения о дальнейшем использовании средств коммуникаций проекта;• Формирование архива исполнительной документации.• Документирование усвоенных уроков управления коммуникациями проекта;49. Управление закупками и контрактами в проектеКлючевое определениеУправление закупками и контрактами в проекте — раздел управления проектами,включающий задачи и процедуры, используемые для своевременного и эффективногообеспечения работ проекта необходимыми товарами и услугами.Под закупками понимается приобретение необходимых товаров или услуг наусловиях, наиболее выгодных для проекта.Свод знанийЗакупки в проекте, как правило, проводятся после предварительного отборапоставщиков товаров, работ или услуг, осуществляемого на основе тендеров, конкурсов,аукционов или ценовых котировок.Закупки в проекте, обычно, являются сферой деятельности материально- техническогоснабжения и осуществляются сотрудниками соответствующего структурного подразделениякомпании.
При этом сотрудники структурного подразделения постоянной (родительской)организации включаются в команду проекта. Члены команды проекта, отвечающие заматериально-техническое обеспечение, совместно с руководителем проекта вырабатываютстратегию закупок, определяют потенциальных поставщиков. Они также запрашиваютценовые котировки, устанавливают запрашиваемые цены для проведения тендера, выбираютпоставщика, проводят переговоры для заключения долгосрочных соглашений с известнымипоставщиками, оптимизируют оборотные средства и расходы на формирование запасов сучетом установленных норм, используя, где это возможно, метод работы «с колес».Деятельность поставщиков товаров и услуг и компаний, участвующих в проекте,должна быть официально оформлена документом — контрактом или договором, в которомчетко определены обязательства каждой из сторон, включая обязательства поставщика пообеспечению требований компании-получателя, а также условия и порядок осуществленияпроверки количества и качества поставляемых товаров и услуг.Контракт — это юридическое соглашение между двумя или более сторонами,обязывающее их выполнять работы или поставлять товары и услуги согласно оговореннымусловиям.Контракт должен быть заключен в форме документа, подписанного участвующимисторонами.
Обычно в контракт входят пункты о штрафной неустойке за несоблюдениеусловий договора. В больших проектах назначаются генеральные подрядчики по контрактам— генеральные контракторы, которые заключают субподрядные договора с другимипоставщиками. Ответственность за соблюдение условий поставок субподрядчикамивозлагается на генерального подрядчика по контрактам — генерального контрактора.Целью составления и заключения контракта является обеспечение возможностиконтроля соблюдения оформленных и закрепленных контрактом требований, а послеподписания контракта — обеспечение управления закупками и поставками в период всегожизненного цикла проекта.
Обычно составлением контракта с соблюдением формальныхтребований с учетом интересов различных сторон, вовлеченных в проект, а такжесудебными исками при отказе от уплаты или долгами поставщиков занимаются специалистыюридического отдела компании. В зону их профессиональной ответственности также входятвнутренние соглашения, т.е. соглашения между структурными подразделениями внутрикомпании на поставку товаров или услуг.Руководитель проекта или менеджер по управлению контрактами в проекте долженглубоко и детально знать условия контракта и уметь анализировать проектные ситуации.При возникновении проблем руководитель проекта должен найти их решение путемпроведения переговоров со всеми сторонами, участвующими в контракте. Например, есликлиент или подрядчик не выполнил свои обязательства, необходимо определить, следует литребовать выплаты штрафных неустоек, учитывая при этом такие обстоятельства, каксложившиеся отношения с клиентом или подрядчиком и опыт работы с каждым из них.Также учитывается, является ли вторая сторона долгосрочным стратегическим партнёромили контракт с этой компанией или физическим лицом носит одноразовый характер.Управление закупками и контрактами имеет итеративный характер, осуществляется втечение всего жизненного цикла проекта и тесно связано с другими процессами управленияпроектами.Процесс управления закупками и контрактами в проекте включает следующие стадии:1.
Инициация (концепция) управления закупками и контрактами в проекте• Построение дерева ресурсов на основе структурной декомпозиции работ проекта;• Формирование предварительных спецификаций требуемых товаров и услуг;• Проведение маркетинга рынка товаров и услуг;• Определение возможных источников приобретения ресурсов;• Определение ограничений:По технологии и качеству;По условиям финансирования;По условиям хранения и складирования;- Другие;• Разработка стратегии управления контрактами:Учет стратегии компании;Определение критериев выбора;Анализ альтернатив;• Определение требований к контрактам и системе управления поставками изакупками;• Разработка и утверждение концепции управления закупками и контрактами впроекте.2.
Планирование работ по подготовке и исполнению контрактов• Уточнение потребности проекта в товарах и услугах:Работы и услуги;Поставки и закупки.• Проведение дополнительных маркетинговых исследований для определениявозможных поставщиков и исполнителей:Внутренние;Внешние.• Определение финансовых, технологических и других ограничений;• Выбор способа закупок (конкурсы и торги, ценовые котировки, закупки урейтинговых поставщиков, закупки у традиционных партнеров, аукционы, биржи,электронные торги);® Выбор типов контрактов:По условиям оплаты;По условиям распределения рисков.• Определение перечня контрактов в проекте;• Разработка плана работ по проведению конкурсов;• Формирование графика заключения контрактов;• Формирование графика поставок;• Разработка системы отчетности и порядка внесения изменений;• Разработка и утверждение плана управления закупками и контрактами в проекте.3. Организация подготовки и контроль выполнения контрактов• Распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии спланом управления закупками и контрактами;• Подготовка и проведение конкурса:Разработка тендерной документации и прием заявок; Обеспечение работыконкурсного жюри; Подведение итогов и закрытие;• Заключение контрактов:Работа с победителями; Работа по отвергнутым предложениям.• Организация системы контроля, учета и отчетности:Контроль заключения контрактов; Контроль выполнения поставок;Финансовый контроль.• Учет выполнения работ по контракту;• Формирование отчетов по заключению и выполнению контрактов.4.
Анализ и регулирование исполнения контрактов• Анализ состояния и прогноз ситуации:Выявление и анализ возможных отклонений от графика заключения контрактовили графика поставок;Определение негативных факторов, влияющих на выполнение графиказаключения контрактов или графика поставок;Прогнозирование ситуации и определение потенциальных опасностей;Определение необходимых корректирующих воздействий;• Работа с запросами на изменения:Прогнозирование хода выполнения графика заключения контрактов илиграфика поставок с учетом корректирующих воздействий;Формирование запроса на внесение изменений; Разрешение споров иразногласий, согласование запросов на изменения;• Получение разрешений на оплату и внесение изменений;Корректировка контрактов с учетом изменений (доп.
соглашения);Утверждение модифицированного графика заключения контрактов или графикапоставок;Доведение информации до поставщиков и участников проекта;Документирование внесенных в контракты изменений.5. Закрытие работ по управлению контрактами и поставками• Разрешение претензий и конфликтов;• Заключительный анализ и оценка эффективности обеспечения проекта ресурсами;• Заключительный отчет по управлению контрактами в проекте;• Формирование архива контрактной документации;• Документирование усвоенных уроков.50.
Управление изменениями в проектеКлючевое определениеУправление изменениями в проекте — раздел управления проектами, включающийв себя задачи и процедуры для оптимальной интеграции изменений в проектосуществляемых на протяжении его жизненного цикла.Свод знанийУправление изменениями в проекте тесно связано со всеми процессами ифункциональными областями в проекте.
В ходе реализации проект может подвергатьсяразличным изменениям: может изменяться предметная область, ее конфигурация,требования заказчика, технические спецификации, время, стоимость, качество, риски,контракты и поставки, человеческие ресурсы, коммуникации, а также процессы управленияпроектом на всех стадиях и фазах его жизненного цикла.Часто в проект необходимо вносить изменения вследствие непредвиденныхобстоятельств.
Может возникнуть необходимость изменить технические требования кпроекту или условия контракта, заключенного с подрядчиками или клиентами. Мониторингизменений должен вестись на основании сводного плана проекта, согласно процедурам,изложенным в плане управления изменениями.В начале проекта процесс управления изменениями должен быть согласован со всемизаинтересованными сторонами.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
