Совершенствование системы документоооборота в ООО Юридической фирме Центр правовой помощи Абраменко Юлия Владимировна (1212073), страница 7
Текст из файла (страница 7)
формированиедокументального фонда организации. Необходимо отметить, процессысистематизации, хранения и использования документов в текущейдеятельности ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» удалосьизучить менее глубоко.Отчасти это объясняется тем, что систематизация документовпрактически отсутствует, а хранение и использование документовосуществляется столь беспорядочно, что сотрудники предприятия не владеютинформацией об этих процессах. Такое положение вещей существеннозатрудняло обследование этих процессов.Правила оформления документов и организации работы с документамизакрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемыхфедеральными органами государственной власти, органами государственнойвласти субъектов 57 РФ, 101 органами местного самоуправления, органамиуправления 57 организаций и их объединений.
57Или иными словами, источниками норм и правил ДОУ являются:- законодательство Российской Федерации;- законодательство 76 субъектов 18 Российской Федерации;- нормативные 76 акты органов местного самоуправления;- 18 организационно-распорядительные документы, 18 принимаемые непосредственно в коммерческой организации.В действующем законодательстве содержится значительное количествообязательных для исполнения норм, правил и требований кдокументированию деятельности 30 государственных организаций, к 3оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуретекста.Специалист в области делопроизводства обязан знать действующеезаконодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знаниясоставляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которогоневозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.В 30 настоящее время в области документационного обеспечения(управления документами) нет основополагающего законодательного акта,аналогичного законам, регламентирующим другие сферы управленческойдеятельности.Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные),регламентирующие 57 документирование и организацию работы с документами,являются частью информационного права.
Базовым закономинформационного 57 права является 57 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. 94 No149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защитеИнформации».В 86 соответствии с 57 Положением об ООО Юридическая фирма«Центр правовой помощи», фирма должна иметь следующие локальные акты:положение об ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»; штатноерасписание и должностные инструкции работников; план финансовохозяйственной деятельности на текущий финансовый год; номенклатуру дел;прейскуранты.Эти документы утверждаются директором ООО Юридическая фирма«Центр правовой помощи» (или заместителем директора на основаниидоверенности).
Прочие локальные организационно-правовые актыразрабатываются непосредственно в ООО Юридическая фирма «Центрправовой помощи» и утверждаются его директором.В ходе изучения документов выяснилось, что в ООО Юридическаяфирма «Центр правовой помощи» отсутствуют положения о структурныхподразделениях, должностные инструкции работников. Отсутствуют идокументы, регламентирующие документационное обеспечение: инструкцияпо делопроизводству, номенклатура дел.Таким образом, обследование и анализ документной деятельности ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи» показал, что локальнаянормативно-методическая база документационного обеспечения управленияпредприятием практически отсутствует.Деятельность любой организации, в том числе и 114 юридической,сопровождается процедурой документирования.
114 Процесс управленияпронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построенна работе с документами, в которых 36 эта информация фиксируется.Таким образом, в составе документов ООО Юридическая фирма«Центр правовой помощи» отсутствует ряд важных организационно правовых документов, наличие которых регламентировано Положением,утвержденным директором ООО Юридическая фирма «Центр правовойпомощи».Следующим шагом обследования состояния документационногообеспечения является изучение состава документов ООО Юридическаяфирма «Центр правовой помощи» и процессов документирования егодеятельности. В ходе обследования состава документов и процессадокументирования деятельности ООО Юридическая фирма «Центр правовойпомощи» использовался метод изучения используемых регистрационныхформ и выборочного просмотра документов.В любой организации существует собственный набор циркулирующихдокументов.
Основным массивом документов ООО Юридическая фирма«Центр правовой помощи» являются внутренние документы: это переченьработ и сроки их рассмотрения,Поступающие документы включают служебные записки; договоры споставщиками, заказчиками, банками, документы, поступающие изналоговых органов. К отправляемым документам относятся заявки на оплатуработ, служебные записки и т.д.В ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» такжесоздаются, ведутся и используются следующие кадровые документы: приказыо движении кадров, документы к приказам по личному составу (заявления),приказы о командировании, направлении на стажировку, трудовые книжкиработающих, справки о месте работы и заработной плате сотрудников, 56справки-вызовы из учебных заведений, 56 медицинские заключения.Составление и оформление документов ООО Юридическая фирма«Центр правовой помощи» производится децентрализовано.В оформлении документов допускается ряд ошибок и неточностей,нарушений рекомендаций ГОСТ Р 6.30.20031.
Например, бланк для писемООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» содержит ряднеточностей. Общий бланк вообще отсутствует. Бланки формата А5 длясоставления организационно–распорядительной документации неиспользуются.Зачастую в документах отсутствуют реквизиты «Заголовок к тексту»,«Визы согласования документа», «Отметка об исполнителе», не соблюдаютсяразмеры полей.
Допускаются случаи грубого нарушения порядка оформленияреквизита «Подпись». На письмах неправильно оформляется реквизит«Адресат». На документах, законченных исполнением не оформляетсяреквизит «Отметка об исполнении и направлении в дело».Важным аспектом обследования состояния документационногообеспечения является изучение документооборота ООО Юридическая фирма«Центр правовой помощи».В ходе обследования документооборота ООО Юридическая фирма«Центр правовой помощи» использовался метод изучения используемыхрегистрационных форм и метод сравнительного анализа. Как и в любойдругой организации, в документообороте ООО Юридическая фирма «Центрправовой помощи» выделяются три основных документопотока:поступающая (или входящая) документация; отправляемая (или исходящая)документация; внутренняя документация.Поступающая документация включает служебные записки, договоры,переписку.
Наиболее незначительна по объему отправляемая документация.Как правило, исходящая документация создается в случае возникновениянеобходимости в ответе на полученные запросы.Основным массивом документов ООО Юридическая фирма «Центрправовой помощи», как уже отмечалось, являются внутренние документы.Выполняя свои функции, каждый отдел фирмы разрабатываетсоответствующие документы, которые передает в другие отделы и направляетв сторонние организации.Работа с внутренней документацией в ООО Юридическая фирма«Центр правовой помощи» начинается с момента получения указания наразработку документа и включает следующие этапы: 34 подготовку проектадокумента, согласование 34 проекта, подписание или утверждение документа,регистрацию документа. Работа с внутренними документами ведется как вэлектронной форме, с электронными файлами документов, так и на бумажномносителе.Важной частью организации документооборота является регистрациядокументов и формирование информационно-справочного аппарата подокументам организации.
Регистрация документов организованнацентрализованно. Все документы регистрируются офис-менеджером, вбумажном журнале. Движение документов не отслеживается.Документы ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»хранятся децентрализовано, что существенно затрудняет обеспечение ихсохранности, справочно-поисковую работу по документам, использованиедокументов в текущей деятельности сотрудников фирмы.Основные документные формы, используемые в ООО Юридическаяфирма «Центр правовой помощи» для наглядности сведены в единуютаблицу (таблица 1).Таблица 1 - Перечень документных форм, используемых в ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи»No п.п.
Название документной формыНеобходимостьдальнейшегоиспользования1 Положение об ООО Юридическая фирма «Центрправовой помощи»+2 Приказ по личному составу +3 Распоряжение +4 Письмо +5 Служебная записка +6 Договор +7 Перечень работ +8 Заявление +9 Справка +10 Письмо +11 Служебная записка +Данные таблицы позволяют сделать следующие выводы.
Во-первых,используемые документные формы, выявленные в ходе обследования,необходимы для документирования деятельности ООО Юридическая фирма«Центр правовой помощи».Дублирующие друг друга и просто излишние формы документов невыявлены. Во-вторых, как уже отмечалось, отсутствует ряд важныхорганизационно-правовых документов, которые должны регламентироватьразличные аспекты деятельности фирмы, отсутствуют положения оструктурных подразделениях, должностные инструкции работников,коллективный договор.Отсутствуют и документы, регламентирующие документационноеобеспечение: инструкция по делопроизводству, номенклатура дел. На этапеобследования обнаружилось, в частности, что состав бланков документов иих реквизиты не соответствуют современным требованиям.На этапе анализа вопросы, касающиеся использования фирменныхбланков ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи», былиотражены в таблице 2.Таблица 2 – Бланки документов ООО Юридическая фирма «Центр правовойпомощи»Noп.п.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
