Совершенствование системы документоооборота в ООО Юридической фирме Центр правовой помощи Абраменко Юлия Владимировна (1212073), страница 11
Текст из файла (страница 11)
1Для обеспечения эффективной системы документирования и работы сдокументами необходимо не только создать службу ДОУ в ООО«Юридическая фирма «Центр правовой помощи», но и назначитьответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделенияхпредприятия.Для этого необходимо издать распоряжение директора ООО«Юридическая фирма «Центр правовой помощи» о назначенииответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделенияхпредприятия. Основным локальным нормативным актом, регламентирующимтехнологию работы с документами в конкретной организации, являетсяинструкция по 40 делопроизводству ( документационному обеспечениюуправления).
40 Инструкция устанавливает правила, приемы, 9 этапы созданиядокументов, порядок работы с ними, 9 основополагающие организационныемоменты.Положение об ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи»не упоминает инструкцию по делопроизводству среди локальных актов.Следовательно, руководство ООО «Юридическая фирма «Центрправовой помощи» в праве самостоятельно решать эту проблему, одним изследующих двух способов.
Либо использовать в своей деятельностистандартную методическую инструкцию по делопроизводству ООО«Юридическая фирма «Центр правовой помощи». Либо, пользуясь правомюридического лица издать собственную инструкцию, утверждаемуюдиректором ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи». Каждыйиз этих вариантов имеет свои преимущества и свои недостатки.Стандартная Методическая инструкция по делопроизводству,соответствует требованиям действующих нормативных документов идетально регламентирует все аспекты подготовки, оформления, организациидвижения, учета и хранения документов. Вместе с тем, инструкцияпредставляет собой весьма объемный документ с текстом непростым длявосприятия неспециалистом.Положения и требования очевидные для специалистов по ДОУ, поройпредставляются сложными и запутанными для других работников.Разработка же собственной инструкции может занять определенноеколичество времени и финансовых ресурсов. Поэтому мы предлагаемсовместить оба варианта.
На основании стандартного документа разработатьсвоеобразную графическую памятку по делопроизводству для сотрудников,внеся в нее самое важное, что может касаться документооборота в ООО«Юридическая фирма «Центр правовой помощи».Не менее важным нормативно-методическим документом является 54номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел,создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. 33 Еслиинструкция по делопроизводству, 14 регламентирует правила документированияи организации работы с документами, то номенклатура дел обеспечиваетправильное формирование документального фонда предприятия.Без номенклатуры дел четко организовать работу с документамипредприятия невозможно.
Номенклатура используется для систематизациидокументов и распределения исполненных документов в дела. Номенклатураслужит основой для составления описей дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения и 46 актов на уничтожение дел.Номенклатура дел с успехом может использоваться в качествесправочника формирования регистрационных номеров различных видов иразновидностей документов и схемы построения информационно-справочнойсистемы по документам предприятия. Разработка номенклатуры дел наследующий год начинается в октябре – ноябре текущего года с тем, чтобысоставление номенклатуры было завершено в конце года.Как уже отмечалось, номенклатура дел в ООО «Юридическая фирма«Центр правовой помощи» отсутствует, документы без какой-либо системыхранятся в подразделениях и у должностных лиц. Рекомендуетсяноменклатуру дел ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи»построить по структурному принципу, т.е.
ее разделами являются названияего отделов. Индекс дела каждого дела обозначается арабскими цифрами исостоит из индекса (условного цифрового обозначения) структурногоподразделения и порядкового номера дела в пределах отдела. 5Внедрение предложений обеспечит удобство в работе, рациональнуюорганизацию производства и снижение нагрузок, так как время, затраченноена работу с документами, существенно уменьшится.
Это положительноповлияет на работоспособность работников аппарата 19 директора.3.2.Совершенствование документационного обеспечениядеятельности на основе автоматизации, и ее социально-экономическаяэффективностьБолее сложной задачей представляется оптимизация процессов работыс документами ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи».Важным аспектом совершенствования документационного обеспеченияявляется оптимизация регистрации и учета документов. В процессерегистрации создается многоаспектный информационно-поисковый образдокумента.Информационно-поисковые образы отдельных документов формируютбазу данных информационно - поисковой системы по документаморганизации. Но проведенный анализ показал, что используемая технологиярегистрации не отвечает потребностям предприятия и нуждается всущественной реорганизации.Существует две формы регистрации документов: журнальная икарточная.
Обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте(журнал или карточка на бумажном носителе), так и в автоматизированномрежиме (электронный журнал, регистрационная база данных, системаэлектронного документооборота, которая наряду с другими функциямипозволяет регистрировать документы).В 54 настоящее время в ООО «Юридическая фирма «Центр правовойпомощи» используется наиболее трудоемкий и неудобный способрегистрации – регистрация в традиционных бумажных журналах.
При такойсистеме информационно-поисковым образом документа является строка вжурнале, а базой данных – сам регистрационный журнал.Использование бумажных журналов предполагает запись данных одокументах только в нумерационной и хронологической последовательности.Следовательно, поиск информации может осуществляться только путемпоследовательного перебора, т.е.
постраничным просмотром всех записей.Журнальная форма не предполагает никаких средств, позволяющихоблегчить поиск документов, за исключением ведения отдельных журналовдля регистрации различных видов и разновидностей документов (приказов,поступающих и отправляемых писем, договоров, служебных записок и т.д.).Низкая скорость и неудобство поиска информации не отвечаюттребованиям, предъявляемым к информационно-поисковой системесотрудниками предприятия.
Наиболее эффективным способом регистрациидокументов и формирования информационно-поисковой системы являетсяэлектронная регистрация в рамках системы электронного документооборота. 89Вообще внедрение систем электронного документооборота (СЭД) – 89 один изсамых популярных в последнее время проектов оптимизации ДОУ.Действительно, внедрение этих систем приводит к ускорениюдокументооборота, к сокращению времени поиска документов, повышениюисполнительской дисциплины и т.д. Полнофункциональная СЭД позволяетавтоматизировать работу с документами любых типов и практически на всехстадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и 16 заканчиваясдачей в архив.Несомненно, электронный документооборот обладает рядомсущественных преимуществ.
35 Это и существенное увеличение скоростиобработки информации внутри предприятия, 35 что в условиях рыночнойконкуренции 35 обеспечивает значительное преимущество. Это и формированиеединого информационного пространства предприятия, что существенноснижает риск утраты информации. 35 СЭД расширяет возможности при работе сдокументами – упрощается процедура внесения изменений в текст,допускается добавление мультимедийных данных, 35 использование заранеезаготовленных форм.
Повышается уровень контроля над документооборотомза счет создания прозрачной системы и 35 внедрения средств обеспечениябезопасности (пароли, коды доступа и т.д.). 35Выбирая электронную технологию, необходимо исходить изпотребностей предприятия и его возможностей. Следует учитывать, что внастоящее время руководство ООО «Юридическая фирма «Центр правовойпомощи» не готово к существенным финансовым затратам на приобретениедорогой СЭД.Наиболее оптимальным для ООО «Юридическая фирма «Центрправовой помощи» в аспекте совершенствования документационногообеспечения управления 84 представляется переход к принципиально инойинформационной технологии в органах управления, основанной наорганичном включении комплекса технических средств в управленческийпроцесс – автоматизированной системе документационного обеспеченияуправления.
84Выбор автоматизированной информационной системыдокументационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является внастоящее время весьма актуальной задачей 59На выбор АИС ДОУ так же влияет размер затрат на ее приобретение иэксплуатацию, а так же набор предлагаемых услуг по сопровождениюсистемы. Обзор отечественного рынка АИС ДОУ позволил выявить триосновные группы данных систем: системы, разработанные российскимифирмами на базе промышленных СУБД («Дело», « 59 LanDocs», «OPTIMAWorkFlow», «Кодекс», «Делопроизводство» и др.); русифицированные версиипопулярных западных продуктов («Documentum 4», « 59 DOCS Open», «LotusDomino/Notes», «DocuLive» и т.
д.); системы, созданные российскимифирмами на платформе Lotus Notes («CompanyMedia», « 59 БОСС-Референт»,«Эскадо» и др.).Наиболее полно сформулированным требованиям удовлетворяетсистема «Летограф» – автоматизированная система документооборота ибизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой«1С:Предприятие 8.1», используемой в бухгалтерии ООО «Юридическаяфирма «Центр правовой помощи» и не требует особых затрат.Таким образом, данная АИС ДОУ всегда может по функциональнымвозможностям соответствовать уровню развития ООО «Юридическая фирма«Центр правовой помощи», что максимально сокращает сроки и рискивнедрения. «Летограф» позволяет точно настроить существующую систему иразвивать ее вместе с ростом системы управления в техническом иметодическом плане.В состав поставки включены примеры схем бизнес-процессов, которыебыли успешно внедрены на других предприятиях. В «Летограф» существует«библиотека» (Интернет-репозитарий) отраслевых и специализированныхбизнес-процессов, шаблонов документов и настроек.Внедрение начинается с выбора наиболее подходящей модели, сиспользованием уже накопленного практического опыта и знанийконсультантов (рисунок 6).Рисунок 6 - Бизнес-процессы, поддерживаемые АИС ДОУ «Летограф»Техническое сопровождение типового программного обеспечения«Летограф» включает в себя предоставление: доступа к новым релизампрограммного обеспечения; консультаций «горячей линии» по электроннойпочте или по телефону; доступа к Интернет-депозитарию, информации овыходе и составе обновлений.Техническое сопровождение типового программного обеспечения«Летограф» включает в себя предоставление: доступа к новым релизампрограммного обеспечения; консультаций «горячей линии» по электроннойпочте или по телефону; доступа к Интернет-депозитарию, информации овыходе и составе обновлений.В стоимость программного обеспечения «Летограф» входит бесплатнаятехническая поддержка продолжительностью 12 месяцев со дняприобретения продукта.Цена подписки (свыше первого года) на годовую техническуюподдержку «Летограф» составляет 15 % от стоимости приобретенногопродукта по актуальному прайс-листу на момент приобретения подписки.С установочным комплектом программного обеспечения поставляютсяметодические документы: «Методика постановки бюджетного управления«Пять шагов к совершенству: Бизнес-процессы»; «Руководство пользователя»(на каждые три приобретаемых рабочих места включается одно руководствопользователя), «Руководство по внедрению» (сценарий настройкипрограммы) и «Руководство для программиста по объединениюконфигурации «Летограф» с произвольной конфигурацией для«1С:Предприятие».Рассчитаем эффективность внедрения автоматизированнойинформационной системы документационного обеспечения управления АИСДОУ « 59 Летограф».Составим таблицу расходов и доходов предложенного мероприятия, сучетом того что предложенное мероприятие будет финансироваться изнераспределенной прибыли предприятия за 2016 г.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
