Совершенствование системы документоооборота в ООО Юридической фирме Центр правовой помощи Абраменко Юлия Владимировна (1212073), страница 8
Текст из файла (страница 8)
Вопрос Да Нет1 Используется ли бланк письма +2 Соответствует ли бланк письма современным требованиям? +3 Используется ли общий бланк? +4 Соответствует ли общий бланк современным требованиям? - 5 Нужны ли бланки для отдельных видов документов? +6 71 Нужны ли бланки структурных подразделений, 71 должностныхлиц?+7 Нужны ли бланки конкретных видов документов? +8 Используются традиционные бланки на бумажном носителе? +9 Используются электронные бланки? +10 Находятся ли бланки документов, в т.ч. электронные, в +свободном доступе?11 Необходим ли учет бланков? +Состав и формуляр бланка ООО Юридическая фирма «Центр правовойпомощи» не отвечает требованиям практической деятельности и несоответствует рекомендациям действующих методических документов.Общие бланки для составления организационно–распорядительнойдокументации не используются.
56Не используются бланки формата А5, что крайне нерационально,поскольку письма и служебные записки зачастую занимают не болееполовины листа формата А4.Данные позволяют сделать следующие выводы. Необходиморазработать для ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» общийбланк и переработать бланк письма.
В бланках конкретных видов документов,структурных подразделений и должностных лиц необходимости нет, заисключением бланка служебной записки.В ходе анализа основные ошибки составления и оформленияуправленческих документов ООО Юридическая фирма «Центр правовойпомощи», выявленные в ходе обследования, для наглядности сведены вединую таблицу (таблица 3).Таблица 3 - Основные ошибки составления и оформления управленческихдокументов ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи»Noп.п.Выявленные ошибки и неточности Методы устранения1231. Внутренние документы оформляются набланках писемРазработан общий бланк2.
Служебные записки оформляются на бланкахписемРазработан бланк служебнойзаписки3. В бланке письма отсутствуют реквизиты «Кодорганизации», «ОГРН», «ИНН/КПП»В бланк письма внесены реквизиты«Код организации», «ОГРН»,«ИНН/КПП»4. В бланке письма неверно указан почтовый В бланк письма внесены уточненияадрес в реквизите «Справочные данные оборганизации»5. В бланке письма неверно расположеныреквизиты «Дата документа» и«Регистрационный номер документа»В бланке письма сделаны отметкидля проставления реквизитов «Датадокумента» и «Регистрационныйномер документа»6. В бланке письма отсутствует постоянная частьреквизита «Ссылка на регистрационныйномер и дату документа»В 85 бланк 20 письма внесена постояннаячасть реквизита «Ссылка нарегистрационный номер и датудокумента»7.
85 При 46 оформлении писем указываетсянаименование вида документа (слово«письмо»)Разработана наглядная графическаяпамятка «Оформление писем»8. Не оформляется реквизит «Заголовок ктексту» писем и служебных записок, объемтекста которых превышает 5 машинописныхстрокРазработаны наглядныеграфические памятки «Оформлениеписем» и «Оформлениеслужебных»Формуляр и структура текста ряда документов ООО Юридическаяфирма «Центр правовой помощи» не соответствуют рекомендациямметодических документов, действующих как на федеральном уровне, так и науровне 106 фирмы.Необходимо отметить, что выявленные недочеты документирования побольшей части не влияют на юридическую силу и юридическую значимостьдокументов.
Но они затрудняют восприятие этих документов, допускают ихнеоднозначное толкование.Немаловажно и то, что недочеты оформления и составлениядокументов отрицательно влияют на формирование позитивного имиджаОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи».Наиболее грубым нарушением порядка документирования являетсячасто допускаемое неправильное оформление реквизита «Подпись».Подобная ошибка, как известно, может привести к непризнаниююридической силы и юридической значимости документа.На этапе оптимизации ДОУ материалы этой таблицы дополненырекомендациями по совершенствованию документирования, составлению иоформлению документов.Следующий шаг – анализ существующей схемы документооборота,потоков документной информации и маршрутов прохождения, различныхвидов и разновидностей документов.Документооборот – это сложный технологический процессперемещения документов по пунктам 42 обработки.
При этом рядомструктурных подразделений и должностных лиц осуществляются творческаяработа с документами (подготовка проектов документов, согласованиедокументов, подписание, утверждение и др.). 42Другие работника занимаются технической обработка документов(сортировкой, сканированием, регистрацией, копированием, передачей изодной инстанции в другую и др.). В процессе анализа документооборотаООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» использовалисьстатистические и графические методы. Данные, полученные в ходеобследования, представлялись в форме таблиц, диаграмм.Использование этих методов представления информации позволилонаглядно и в достаточной степени формализовано показать движениедокументов и последовательность делопроизводственных операций.Определение структуры и состава документопотоков необходимо дляформирования 54 эффективной системы регистрации документов и 54 оптимизациидокументооборота.
В частности, документы, поступающие из внешнихорганизаций (счет за электричество, отопление), и документы, поступающиеот заказчиков, необходимо подразделять на соответствующиесамостоятельные группы.Документы, поступившие от заказчиков, должны направляться нарассмотрение руководству, а переписка с внешними организациями (счет заэлектричество, отопление) может направляться непосредственно всоответствующие структурные подразделения.
Анализ документопотоковпоказал, что наиболее интенсивным является внутренний документопоток, анаиболее незначительным – поток отправляемых документов.Документообмен ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»со сторонними организациями представлен в форме графической схемы(рисунок 3).Рисунок 3 - Схема документообмена ОООЮридическая фирма «Центрправовой помощи» со сторонними организациямиПорядок движения и обработки документов, отправляемых из ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи» представлен в таблице 4.Таблица 4 – Порядок движения и обработки документов, отправляемых изОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи»No п.п.
Вид работыСтруктурное подразделение / должностноелицо1 Создание проекта Офис-менеджер2 Проверка правильностиоформленияОфис-менеджер3 Согласование Директор4 Подписание Директор5 Регистрация Офис-менеджер6 Отправка Директор, руководители структурныхподразделений, сотрудники коммерческогоотдела, офис-менеджер7 Направление копиидокумента в делоОфис-менеджерПорядок движения и обработки внутренних документов в ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи» представлен в таблице 5.Таблица 5 - Порядок движения и обработки внутренних документов в ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи»No п.п. Вид работы Структурное подразделение /должностное лицо1231 Получение указания на разработку Директор, руководители структурныхподразделений, сотрудникикоммерческого отдела, офис-менеджер2 Подготовка проекта документа Директор, руководители структурныхподразделений, сотрудникикоммерческого отдела, офис-менеджер3 Согласование Директор4 Регистрация 5 Передача в конкретноеподразделениеДиректор, руководители структурныхподразделений, сотрудникикоммерческого отдела, офис-менеджер6 Исполнение Работники структурных подразделений7 Контроль исполнения 8 Направление документа в дело Офис-менеджер, руководителиструктурных подразделений9 Хранение и использование в текущейдеятельностиОфис-менеджер, руководителиструктурных подразделенийАнализ движения документов свидетельствует, что порядок движениядокументов зачастую нарушается.
Документы, поступающие почтовой связьюи факсимильной связью, иногда забирают сотрудники подразделений. Этонередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременномуполучению сотрудниками, 31 которым она адресована.Регистрация документов ООО Юридическая фирма «Центр правовойпомощи» зачастую нарушается сотрудниками предприятия. В результатеотдельные документы вообще не проходят процедуру регистрации.Составление, оформление, изготовление документов и их текущеехранение осуществляется децентрализовано в отделах предприятия и уотдельных сотрудников.
Систему документооборота, стихийно сложившуюсяв ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи», можноохарактеризовать как организованную по смешанному принципу.Существенным недостатком является отсутствие сколько-нибудьэффективной работы по контролю исполнения документов и поручений.Сроки исполнения документов директором и его заместителями, какправило, не устанавливаются.
Документы, 31 требующие исполнения,поступают к сотрудникам, минуя руководство, и 31 их исполнениеосуществляется сотрудниками в зависимости от их собственных решений.Даже для тех документов, которые проходят через руководствопредприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов 31зачастую не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся.Поручения руководства 19 зачастую носят устный характер. 19 Передачадокументов исполнителям часто никак не оформляется и 31 нигде нефиксируется.
Директор предприятия и его заместители не интересуютсясостоянием исполнительской дисциплины. Одной из основных характеристикдокументооборота является маршрут документов – 42 путь, по которомупроходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решенииопределенной задачи или реализации определенного административного илибизнес-процесса [49, с. 12].Точками на этом пути являются 42 рабочие места, на которыхсовершаются операции с документами. Наглядной формой табличнографического представления маршрута прохождения документа являетсяоперограмма.Оперограмма движения служебной записки на оказание юридическихуслуг в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» представлена втаблице 6.Таблица 6 – Оперограмма движения служебной записки на оказаниеюридических услуг в ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи»Движениеслужебнойзаписки наАппаратдиректора (офисменеджеры)ДиректорЗаместительдиректораКоммерческийотделоказаниеюридическихуслуг1 Приемдокументов2Предварительноерассмотрение3 Регистрация4 Рассмотрениедокументов5 Передачаисполнителю6 Исполнение7 Подшивкав делоВажным количественным показателем документооборота является егогодовой объем, т.е.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
