Совершенствование системы документоооборота в ООО Юридической фирме Центр правовой помощи Абраменко Юлия Владимировна (1212073), страница 9
Текст из файла (страница 9)
количество документов, созданных и полученныхорганизацией за год. Сведения об объеме документооборота за 2016 г.,полученные в ходе обследования, сведены в таблицу (таблица 7).Таблица 7 – Сведения об объеме документооборота в ООО Юридическаяфирма «Центр правовой помощи» за 2016 г.Документы Количество документов ВсегоПодлинники 31 КопииВходящие 873 308 1181Исходящие 2237 5 2242Внутренние 8695 13 8708Итого 11805 326 12131 31Как видно из таблицы 7, объем документооборота в ООО Юридическаяфирма «Центр правовой помощи» в 2016 г. составил 12131 документ.
97,3%общего объема документов составляют подлинники, а 2,7% – на копии 31документов. Структура подлинных документов представлена в 31 видедиаграммы на рисунке 4.Рисунок 4 - Структура подлинных документов в ОООЮридическаяфирма «Центр правовой помощи»Регистрация документов в ООО Юридическая фирма «Центр правовойпомощи» осуществляется в журнальной форме. Ведет регистрационныежурналы офис-менеджер.В отдельных журналах регистрируют приказы по личному составу,исходящие документы, служебные записки из ООО Юридическая фирма«Центр правовой помощи» на оказание услуг, договоры.Сведения, заносимые в регистрационные формы, представлены ниже втаблицах.
Регистрационная форма входящих служебных записок в ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи» представлена в таблице 8.Таблица 8 - Регистрационная форма входящих служебных записок в ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи»Noп.п.Дата созданиядокументаДатапоступленияАдресант АдресатРегистрационная форма исходящих документов в ООО Юридическаяфирма «Центр правовой помощи» представлена в таблице 9.Таблица 9 - Регистрационная форма исходящих документов в ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи»No п./ п. ДатасозданиядокументаВид документа Адресат ПодписьАнализ реквизитов регистрации свидетельствует, что их недостаточнодля формирования полноценного информационно - поискового образадокумента, для организации эффективной информационно-справочнойработы по документам ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи».Существующая в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»система делопроизводства сравнивалась с желаемой, существующий порядокорганизации документирования, документооборота, хранения ииспользования документов в текущей деятельности фирмы – с требованияминормативных актов и рекомендациями методических документов.Результаты сравнения стали предпосылкой для обобщений, выводов иосновой для разработки предложений по оптимизации ДОУ ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи».
Обследование и анализсуществующей системы документационного обеспечения управления ОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи» выявили ряд существенныхпроблем, которые требуют системного решения.Основной причиной различных недочетов в процессахдокументирования деятельности и проблем в организации работы сдокументами на различных предприятиях и в организациях является, какправило, отсутствие четкой регламентации этой сферы деятельности. Неявляется исключением и ООО Юридическая фирма «Центр правовойпомощи».2.3.Анализ эффективности системы и методов учета документооборота вОООЮридическая фирма «Центр правовой помощи»В таблице 10 приведено фактическое состояние распределения функциймежду 16 аппаратом директора и ответственными сотрудниками за ведение 16делопроизводства в 16 структурном подразделении.Таблица 10 - Распределения функций по делопроизводству в ООО« 16 Юридическая фирма «Центр правовой помощи»Аппарат директора Ответственный сотрудник121.
16 осуществление первоначальной(экспедиционной) обработки входящихдокументов;2. регистрация входящих, исходящих ивнутренних документов;3. ведение информационно-справочнойработы по документам организации;4. машинописное изготовление документов(набор текста на компьютере); копирование,тиражирование и оперативное размножениедокументов;5. разработка и проектирование бланковдокументов;6. подготовка документов к отправке.7. 36 подготовка к докладу руководствупоступающих документов;1. 24 исполнение документов, 14 поступивших изарегистрированных в аппарате директора;2.
рассмотрение, изучение, анализ иподготовка ответов на 16 документы;3. ведение информационно-справочнойработы по документам в 7 структурномподразделении;4. 14 машинописное изготовление документов(набор текста на компьютере); копирование,тиражирование и оперативное размножениедокументов;5. 36 создание документов, касающихсяработы структурных подразделений6. 16 организация хранения документов иоперативного использования документнойинформации;8. организация своевременного рассмотрениядокументов руководством организации;9 регулирование хода исполнениядокументов, прохождения и исполнениядокументов в установленный срок;10.
организация хранения документов и 36оперативного использования документнойинформации;11. организация делопроизводства пообращениям граждан;12. 14 контроль за правильность оформлениядокументов, представляемых на подписьруководству;13 контроль за сроки исполнения документов;14. 14 оформление и формирование вструктурных подразделениях организациидел, подлежащих сдаче в архив;15. 7 обобщение сведений о ходе и результатахисполнения документов, систематическоеинформирование руководства по этимвопросам;7.
36 оформление и формирование вструктурных подразделениях организации 7дел, подлежащих сдаче в архив;8. разработка номенклатуры делструктурного подразделения;9. проведение экспертизы 16 ценностидокументов.16. разработка номенклатуры дел аппаратадиректора и сводной номенклатуры дел;17. разработка локальных 16 нормативныхдокументов, закрепляющих системуделопроизводства организации;Как видно из таблицы 10 организация приема и обработки входящих иисходящих документов, их регистрация, отправка на исполнение, контроль засроки исполнения, архивное хранение входящих и исходящих документовотнесена к функциям 16 аппарата директора.В структурных подразделениях выполняются операции по исполнениюдокументов, поступившие и 16 зарегистрированные в аппарате директора,осуществляется рассмотрение, 16 изучение, анализ и подготовка ответов надокументы, осуществляется создание документов, касающихся работыструктурных подразделений, их 16 систематизация, хранение дел, ихпредархивная обработка, а 16 также разрабатывается номенклатура делструктурного подразделения.
16Основой деятельности аппарата директора является положение обаппарате директора, а также должностные инструкции его работников.Аппарат директора в соответствии с его Положением обеспечиваеторганизацию и координацию направлений деятельности предприятия и егоструктурных подразделений в части документооборота, осуществляетконтроль за своевременное исполнение договорных обязательств,документов, а также обеспечивает деятельность директора в частипланирования его рабочего дня и организации совещаний с его участием.Положение об аппарате директора закрепляет организационно-правовоеположение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции,права, ответственность, а также взаимоотношения с другимиподразделениями.
30 Документационное обеспечение любой организациирассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функцияуправления, которая имеет свои специфические задачи и 7 поэтому должнавыполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурнымподразделением ( 36 структурным звеном) – службой документационногообеспечения управления (службой ДОУ).Таким образом, в 29 ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»нет структурного подразделения, выполняющего основные функции подокументационному обеспечению и координирующего эту деятельность врамках всего предприятия.
У офис-менеджеров, выполняющих рядделопроизводственных функций, отсутствует должностная инструкция, в еготрудовом договоре эти функции тоже не отражены, а функции службыдокументационного обеспечения управления в ООО «Юридическая фирма«Центр правовой помощи» выполняет аппарат директора.В структурных подразделениях 16 предприятия ответственные за ведениеделопроизводства 16 не назначены.Учитывая численность персонала, которая по состоянию на 01.05.2017г. составляет 65 человек, и объем документооборота, который в 2016 г.составил 12131 документ, создание делопроизводственной службы в формевыделенного структурного подразделения представляется рациональным.Итак, на этапе анализа состояния документационного обеспеченияООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» активноиспользовались методы систематизации данных.Документирование управленческой деятельности аппарата директорарегламентирована рядом локальных нормативных документов – положение обаппарате директора, должностных инструкциях работников аппаратадиректора, СТП ПБ-011-2009 «Ведение общего делопроизводства» и т.д.Проведем исследование функциональных стратегий, реализуемыхорганизацией.Необходимо заметить, что как таковых стратегий не разработано вдеятельности ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи».Производственная деятельность заключается в том, что послеподписания договора об оказании юридической помощи заявка спускается пораспределению генерального директора тому или иному специалисту.Сбытовая стратегия, тоже как таковая отсутствует.
ООО «Юридическаяфирма «Центр правовой помощи» за период функционирования наработалаопределенную базу клиентов, сопровождение которых и осуществляет,необходимо заметить, что 70% от общей базы занимают юридические фирмы.Маркетинговая и рекламная стратегия также отсутствует, чтообусловлено отсутствием необходимости расширять клиентскую базу.Инновационной стратегии также нет.Для выявления основных проблемных зон в функциональных областяхдеятельности организации было проведено исследование (проведены опросыспециалистов и клиентов ООО «Юридическая фирма «Центр правовойпомощи»).Таким образом, по результатам исследования выделились основныепроблемы. Выделим проблемные зоны в функциональных областяхдеятельности организации.На основании проведенного анализа выявлено, что в процесседокументирования деятельности компании создаются разные видыдокументов.За период существования ООО «Юридическая фирма «Центр правовойпомощи» создано много локальных нормативных актов.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
