Диплом (1212072)

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла

Министерство транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Дальневосточный государственный университет путей сообщения»

(ДВГУПС)

Кафедра «Менеджмент»

К ЗАЩИТЕ ДОПУСТИТЬ

Заведующий кафедрой,

к.э.н., доцент ___________С.Н.Третьяк

«___»_______ 20 ___г.

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО ЮРИДИЧЕСКОЙ ФИРМЕ «ЦЕНТР ПРАВОВОЙ ПОМОЩИ»

Выпускная квалификационная работа

ВКР 38.03.02 «Менеджмент»

Хабаровск

2017

АННОТАЦИЯ

Тема выпускной квалификационной работы «Совершенствование системы документооборота в организации».

Работа состоит из трех разделов.

В первом разделе рассматриваются теоретические аспекты организации документооборота на современном предприятии, а именно: основные понятия документооборота, нормативно-правовые основы документационного обеспечения в Российских организациях и особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия.

Во втором разделе проводится анализ организация документооборота в ООО "Центр правовой помощи", оценивается эффективность системы и методов учета документооборота и определяются существующие проблемы.

Третий раздел посвящен определению направлений развития организация документооборота в ООО "Центр правовой помощи". В этой главе представлен ряд мероприятия по повышению эффективности управления системой документооборота в учреждении. Кроме того, рассмотрена возможность совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. А также проводится оценка социально-экономической эффективности предложенных мероприятий.

Общий объем работы составляет 81 страницу. Выпускная квалификационная работа содержит 13 таблиц и 6 рисунков. В ходе написания работы было использовано 62 литературных источников.

ABSTRACT

Theme of final qualifying work "improving the system of document circulation in the organization."

The work consists of three sections. The first section discusses the theoretical aspects of the organisation of document management in the modern enterprise, namely: basic concepts of document management, regulatory framework documentation support to Russian organizations and peculiarities and development trends in the workflow of a modern enterprise. The second section analyses the organization of the documents in the "Center of legal assistance", evaluated the effectiveness of the system and methods of accounting and document management identifies problems.

The third section is devoted to determining the direction of the organization of documents in OOO "Center for legal aid". This Chapter presents a number of actions for increase of efficiency of management of the document management system in the institution. Also discussed was the possibility of the improvement of documentation ensuring activities on the basis of automation. But also assesses the socio-economic efficiency of proposed activities.

The total amount of work the page is 81. Graduation thesis contains 13 tables, 6 figures. In the course of writing the work was used, 62 literature.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..…3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ………………………………………..…..5

1 1 Основные понятия документооборота…………………………..………5

1 2 Нормативно-правовые основы документационного обеспечения в Российских организациях…………………………………………………….…..9

1 3 Особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия……………………………………………………..15

2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО ЮРИДИЧЕСКАЯ ФИРМА «ЦЕНТР ПРАВОВОЙ ПОМОЩИ»……………………………………………………....28

2 1 Краткая организационно-правовая характеристика организации…...28

2 2 Организация документооборота в организации……………………....32

2 3 Анализ эффективности системы и методов учета документооборота

в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»………………...51

3 РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО ЮРИДИЧЕСКАЯ ФИРМА «ЦЕНТР ПРАВОВОЙ ПОМОЩИ»…………….58

3 1 Рекомендации по повышению эффективности управления системой документооборота в учреждении………………………………………….…...58

3 2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации, и ее социально-экономическая эффективность….....65

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….67

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………..…..73

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………….79

ВВЕДЕНИЕ

Изменения в политической, экономической и других социальных сферах жизни РФ, ее интеграция в европейское содружество, внедрения средств информатизации предопределяют необходимость реформирования и усовершенствования всех направлений информационного и документационного обеспечения управления, начиная от государственных органов к предприятиям, низовым учреждениям и организациям. Реализация этих процессов связана с повышением культуры создания и организации функционирования служебных документов.

Современный уровень организации делопроизводства в РФ, ее нормативно правовой регуляции, научного и методического обеспечения, внедрения новейших информационных технологий в делопроизводство и состояние подготовки квалифицированных документоведов показывает, что в стране за период независимости осуществлен ряд мероприятий для высокоэффективного функционирования этой сферы практической деятельности. Вместе с тем, все отмеченные выше факторы формирования совершенного делопроизводства, до сих пор рассматривались если не изолировано, то в минимальной взаимосвязи.

Актуальность проблемы изучения документооборота заключается в том, что сегодня совершенствование управления, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство на предприятиях.

Теоретической и методологической основой исследования данной темы стали труды таких авторов, как Е.В. Иванова, Е.В. Дашкова, Т.Р. Белая, К.Б. Курченков и др.

Объект исследования - «Центр правовой помощи».

Предмет исследования - организация документооборота в юридической фирме "Центр правовой помощи".

Целью исследования данной темы является совершенствование системы документооборота в организации выбор системы электронного документооборота на предприятии.

Для реализации поставленной цели были сформулированы следующие задачи исследования:

- раскрыть основные понятия документооборота;

- рассмотреть автоматизацию делопроизводства;

- обосновать использование электронного документооборота как формы современного делопроизводства;

- раскрыть подсистемы автоматизации документооборота;

- описать функции системы документооборота;

- проанализировать автоматизацию системы делопроизводства и документооборота на примере юридической фирмы "Центр правовой помощи".

В работе были использованы общенаучные методы и приёмы исследования, такие как анализ и синтез, сравнение, аналогия и обобщение.

Структура работы. Выпускная квалификационная работа написана на 74 листах, и включает в себя введение, 3 главы, заключение, список использованных источников и приложений.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

1 1 Основные понятия документооборота

Термин «документооборот» можно трактовать как отражение термина «делопроизводство», достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении, при использовании его в компьютерной индустрии. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства - формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнения и формированию соответствующей отчетности [20, с. 416].

DMS (Document Management Systems) - в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод - «архивы документов»;

DocFlow-системы - системы маршрутизации документов;

WorkFlow-системы - более точно данный термин переводится как «системы автоматизации бизнес-процессов», имеется и другой перевод данного термина - «системы поддержки управления».

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:

- документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия решений).

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации.

Документооборот - это движение документов в рамках ДОУ.

Система документооборота будет совершенствоваться в процессе эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и развитием организации. На основе изучения действующих в системе социального управления законов, нормативно правовых актов, должностных инструкций, положений и процедур принятия управленческих решений культура организации процессов документирования нуждается сегодня в принятии специальных правил подготовки и издания, нормативно предписывающих документов, которые регулировали бы порядок осуществления этого вида управленческого труда.

В этих правилах целесообразно закрепить требования к: системному анализу управленческих ситуаций; содержательному и всестороннему изучению вопросов, связанных с разработкой управленческих заданий; организационных форм и методов подготовки управленческих решений и обеспечения их реализации; предметного и технического разделения управленческого труда на разных этапах формирования решений; форм привлечения специалистов и ученых к участию в их подготовке; создание обязательных правил документирования управленческих действий и предоставления им юридической силы; применение средств правового обеспечения устных решений и т.п. [25, с. 36].

Важным условием использования компьютерных технологий в сфере документирования и документооборота также должно быть их правовое регулирование. Адаптировать традиционные технологии проработки документов к соответствующему уровню компьютерных технологий можно лишь при условиях обеспечения нормативного регламентирования и оптимизации порядка процесса движения документов в системе управления.

Правовое регулирование документирования и документооборота сегодня должно решать вопросы, связанные с основными положениями относительно: определение понятия категории «электронный документ», его типов и видов; условий предоставления ему юридической силы; требований к оригиналам, дубликатам и копиям документов; порядку засвидетельствования документов (электронно-цифровая подпись); правил регистрации, хранения, передачи и получения электронных документов из других организаций, главных принципов юридической ответственности за нарушение порядка использования, порядка доступа к электронным версиям и тому подобное.

Работа со служебными документами как составляющая общего делопроизводства - это организация движения документов в учреждении от их создания или получения до завершения выполнения и передачи в архив или направление получателю. В процессе работы с документами необходимым является своевременное получение, контроль за их выполнение, надежное хранение и защита от несанкционированного доступа.

Организация документооборота в большинстве случаев зависит от принятой в организации системы управления и отображает его технологию.

Неустроенность управленческих процессов и зависимых от них систем документооборота остается, как отмечает Т. Кузнецова, основной причиной неэффективного внедрения современных технологий. Особенно это очевидно при автоматизации движения документов: передачи их от одного исполнителя к другому, согласовании, наложении резолюций, работе с архивом и тому подобное.

Отмеченное определяет определенный уровень культуры работы с документами, которые создало или получило учреждение в процессе своей деятельности.

Характеристики

Тип файла документ

Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.

Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.

Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.

Список файлов ВКР