Диплом (1212072), страница 3
Текст из файла (страница 3)
Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Надежность хранения информации и легкий доступ является залогом успешной работы. Внедрение электронного документооборота позволит значительно повысить эффективность и качество деятельности сотрудников и даст ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой документов [38, с. 31].
Под системой электронного документооборота (СЭД) понимается система автоматизации работы с информационными документами, которая осуществляется на протяжении всего их жизненного цикла (классификация, создание, хранение, изменение, поиск и др.), а также процессов взаимодействия между работниками.
К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся:
- сокращение времени доступа к информации - электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов, любой документ может быть направлен по электронной почте или за счет средств коммуникации системы электронного документооборота;
- сокращение дублирования документов и информации - в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна всем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации;
- упрощение доступа к данным - системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска;
- оптимизация хранения документов и данных - единое хранилище данных снижает необходимость хранить множество копий документов;
- средства доступа и индексации документов, которые используют системы электронного документооборота, позволяют пользователям мгновенно получать доступ к необходимым документам и прочей информации;
- автоматизация бизнес-процессов - системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов, на основе действий с документами могут автоматически обновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы, устанавливаться связь с внутренними и внешними пользователями;
- улучшение качества обслуживания клиентов - за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы;
- повышение дисциплины и качества работы - системы электронного документооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников.
Система не позволит сотрудникам нарушить правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа, не выполнив заданных действий;
- повторное использование информации - за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных, внесенных в систему;
- повышение качества данных - в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок, это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок;
- повышение сохранности документов и информации - за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и документам, наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени.
Сфера применения электронного документооборота в организациях расширяется и преобразовывается. Оптимизацию документационного обеспечения управленческой деятельности посредством внедрения автоматизированной системы на предприятии, несомненно, следует рассматривать как нововведение [45, с. 34].
В зависимости от инновационного потенциала выделяют два основных типа нововведения:
- радикальные - базовые, открывающие принципиально новые возможности, вносящие качественные изменения в способы человеческой деятельности;
- модифицирующие, обеспечивающие улучшение существующих способов и форм работы.
Внедрение системы электронного документооборота относится к категории радикальных преобразований. В крупных организациях с многообразием решаемых задач и многочисленностью структурных подразделений, как пунктов прохождения и обработки документов, зачастую возникает необходимость поэтапного включения структурных подразделений в проектируемую систему и в компьютерную сеть.
Определяется круг структурных звеньев, подразделений, которые будут включены в первую очередь системы, и очередность включения в систему других структурных подразделений и служб. Как правило, это службы, непосредственно занимающиеся делопроизводственным обслуживанием [50, с. 300].
Целесообразно включить в сети пользователей подобного уровня одно или несколько основных производственных подразделений, для накопления информации и наиболее рациональной организации работы.
Поэтапное внедрение системы позволяет:
- рациональнее использовать имеющуюся аппаратную базу;
- облегчает адаптацию персонала к новым условиям работы;
- позволяет вносить необходимые корректировки в систему на более ранних этапах внедрения.
В деятельности современного инновационно-активного предприятия (ИАП) документы служат основным методом распространения информации и важнейшим средством коммуникации, как внутренней (между подразделениями и сотрудниками), так и внешней (другие ИАП, государство, заказчики услуг).
Управление данным процессом напрямую влияет не только на инновационную деятельность и активность, но и эффективность управления ИАП в целом, однако существует множество проблем, связанных с систематизацией, обработкой и хранением документов, такие как:
- потеря документов;
- накапливание множества документов, назначение которых неизвестно; высокая вероятность утечки информации;
- затрата большого количества рабочего времени на поиск и формирование документов.
Решить данные проблемы можно с помощью системы электронного документооборота (СЭД), базирующейся на современных информационных технологиях.
СЭД - это система автоматизации работы с документами от момента их создания, изменения до передачи на хранение, осуществления поиска и классификации, а также процессов взаимодействия между сотрудниками ИАП.
Среди основных преимуществ внедрения СЭД в деятельность ИАП выделим:
- сокращение временных, материальных издержек и повышение качества оказываемых инновационных услуг и выпускаемых инновационных продуктов;
- возможность отслеживания действий каждого сотрудника на необходимом этапе.
При разработке, выборе и внедрении СЭД следует учитывать специфику работы с документами в деятельности ИАП, важными особенностями которой являются:
- высокий уровень требований к работе с документами, в связи с тем, что большая часть документов ИАП содержит информацию, связанную с инновационной деятельностью предприятия (схемы и чертежи инновационных продуктов, проекты инновационных услуг и процессов, экспертная документация);
- конфиденциальность, в связи с наличием новейших разработок, модернизированных данных и инновационных проектов, которые должны храниться в тайне с целью повышения конкурентоспособности и стрессоустойчивости выпускаемых инновационных продуктов и предоставляемых услуг.
Необходимость ведения закрытого и открытого документооборота с целью обеспечения безопасности разработок.
- динамичность. Активный внешний документооборот, являющейся следствием взаимодействия ИАП с государственными органами, заказчиками услуг и анализа рынка.
- типовидовое разнообразие. Циркулирование самых разнообразных документов, среди которых можно перечислить: заявления и договора на выполнение инновационных работ и услуг, а так же аутсорсинг, организационно-распорядительные документы в виде приказов, распоряжений, инструкций, положений, планов, отчетов и т. д.
- высокий объем документооборота, что связано с большим количеством документируемых действий, многочисленностью адресатов, разнообразием документов ИАП.
- широкое использование современных информационных технологий и различных модернизированных средств управления, что связано с переходом к электронному документообороту.
На сегодняшний день на рынке существует множество СЭД (Евфрат-Документооборот, ДЕЛО, DocsVision, DIRECTUM и другие) выбор которой осуществляется в соответствии с размерами ИАП, численностью сотрудников, задействованных в производственных операциях, а так же финансовыми возможностями и целями ИАП.
Однако, в целом для более эффективной работы ИАП необходимо использовать СЭД «Канцлер», созданный на платформе Lotus Domino/Notes, которая комплексно решает задачи по автоматизации делопроизводства, а именно по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном времени, их централизованному хранению, архивной обработке, поиску и групповой работе сотрудников с необходимыми документами [60, с. 41].
СЭД «Канцлер» включает в себя 12 приложений-модулей, однако для улучшения эффективности деятельности ИАП целесообразно использовать следующие модули:
«Базовая система» является основой создания и управления СЭД, к которому подключается необходимое количество модулей, в зависимости от потребностей ИАП. Инструментальными средствами «Базовой системы» выступают графический маршрутизатор, конфигуратор, структура организации, рабочее место, протоколы, инсталлятор, которые обеспечивают централизованное управление всеми компонентами СЭД.
«Делопроизводство». Модуль служит для автоматизации процессов делопроизводства, движения организационной и распорядительной документации и обеспечивает работу с документами с момента их получения или создания и до передачи дел в архив.
Модуль «Управление персоналом» необходим для автоматизации процессов кадрового делопроизводства, а именно: ведения штатного расписания, хранения учётных карточек сотрудников ИАП, оформления и увольнения сотрудников, учета рабочего времени, предоставления отпусков, проведения аттестации, повышения квалификации и составления статистической отчётности.
«Договоры». Модуль предназначен для управления договорной деятельностью ИАП, ведения электронного документооборота, который обеспечивает создание, согласование, подписание, исполнение договоров на предоставление инновационных услуг, изготовление инновационных продуктов, а так же трудовых и других договоров.
Модуль «Архивное дело» обеспечивает ведение архивного делопроизводства ИАП (передачи документов из СЭД в архив, составления номенклатуры дел, формирования и дел для передачи в архив, ведения и учета дел в архиве).
«Система менеджмента качества». Модуль предназначен для автоматизации ведения и учета документов системы менеджмента качества ИАП.
Таким образом, внедрение СЭД в деятельность ИАП дает существенный экономический эффект, который определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения, растущий по мере увеличения количества документов, которые находятся в электронном архиве, числа сотрудников, подключенных к электронному документообороту.
Общие положения относительно требований к документированию управленческой информации и организации документооборота в органах прокуратуры, включая их учет, подготовку, контроль исполнения документов и регистрацию закреплены в ведомственных нормативных актах.
В юридических кампаниях разработан порядок организации общего и электронного документооборота, закреплены правила работы с документами, которые содержат служебную информацию, имеющую ограниченный доступ, организации делопроизводства по обращениям граждан и с запросами на информацию, поступающих от юридических, физических лиц, органов государственной власти. Порядок регистрации сообщений о преступлениях определяется отдельными законодательными и инструктивными материалами. За содержание, качество подготовки и оформления на должном уровне документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях отвечают их руководители [16, с. 32].
Основной задачей службы делопроизводства в юридических кампаниях является установление единого порядка работы с документацией с использованием автоматизированных систем, контроль и методическое руководство работой с документами в отдельных структурных подразделениях.
В соответствии с возложенными на нее задачами служба делопроизводства прокуратуры:
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
