Диплом (1212072), страница 6
Текст из файла (страница 6)
На этапе анализа вопросы, касающиеся использования фирменных бланков ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи», были отражены в таблице 2.
Таблица 2 – Бланки документов ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»
| №п.п. | Вопрос | Да | Нет |
| 1 | Используется ли бланк письма | + | |
| 2 | Соответствует ли бланк письма современным требованиям? | + | |
| 3 | Используется ли общий бланк? | + | |
| 4 | Соответствует ли общий бланк современным требованиям? | - | - |
| 5 | Нужны ли бланки для отдельных видов документов? | + | |
| 6 | Нужны ли бланки структурных подразделений, должностных лиц? | + | |
| 7 | Нужны ли бланки конкретных видов документов? | + | |
| 8 | Используются традиционные бланки на бумажном носителе? | + | |
| 9 | Используются электронные бланки? | + | |
| 10 | Находятся ли бланки документов, в т.ч. электронные, в свободном доступе? | + | |
| 11 | Необходим ли учет бланков? | + |
Состав и формуляр бланка ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» не отвечает требованиям практической деятельности и не соответствует рекомендациям действующих методических документов. Общие бланки для составления организационно–распорядительной документации не используются.
Не используются бланки формата А5, что крайне нерационально, поскольку письма и служебные записки зачастую занимают не более половины листа формата А4.
Данные позволяют сделать следующие выводы. Необходимо разработать для ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» общий бланк и переработать бланк письма. В бланках конкретных видов документов, структурных подразделений и должностных лиц необходимости нет, за исключением бланка служебной записки.
В ходе анализа основные ошибки составления и оформления управленческих документов ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи», выявленные в ходе обследования, для наглядности сведены в единую таблицу (таблица 3).
Таблица 3 - Основные ошибки составления и оформления управленческих документов ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»
| № п.п. | Выявленные ошибки и неточности | Методы устранения |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Внутренние документы оформляются на бланках писем | Разработан общий бланк |
| 2. | Служебные записки оформляются на бланках писем | Разработан бланк служебной записки |
| 3. | В бланке письма отсутствуют реквизиты «Код организации», «ОГРН», «ИНН/КПП» | В бланк письма внесены реквизиты «Код организации», «ОГРН», «ИНН/КПП» |
Окончание таблицы 3
| 1 | 2 | 3 |
| 4. | В бланке письма неверно указан почтовый адрес в реквизите «Справочные данные об организации» | В бланк письма внесены уточнения |
| 5. | В бланке письма неверно расположены реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» | В бланке письма сделаны отметки для проставления реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» |
| 6. | В бланке письма отсутствует постоянная часть реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» | В бланк письма внесена постоянная часть реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» |
| 7. | При оформлении писем указывается наименование вида документа (слово «письмо») | Разработана наглядная графическая памятка «Оформление писем» |
| 8. | Не оформляется реквизит «Заголовок к тексту» писем и служебных записок, объем текста которых превышает 5 машинописных строк | Разработаны наглядные графические памятки «Оформление писем» и «Оформление служебных» |
Формуляр и структура текста ряда документов ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» не соответствуют рекомендациям методических документов, действующих как на федеральном уровне, так и на уровне фирмы.
Необходимо отметить, что выявленные недочеты документирования по большей части не влияют на юридическую силу и юридическую значимость документов. Но они затрудняют восприятие этих документов, допускают их неоднозначное толкование.
Немаловажно и то, что недочеты оформления и составления документов отрицательно влияют на формирование позитивного имиджа ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи».
Наиболее грубым нарушением порядка документирования является часто допускаемое неправильное оформление реквизита «Подпись». Подобная ошибка, как известно, может привести к непризнанию юридической силы и юридической значимости документа.
На этапе оптимизации ДОУ материалы этой таблицы дополнены рекомендациями по совершенствованию документирования, составлению и оформлению документов.
Следующий шаг – анализ существующей схемы документооборота, потоков документной информации и маршрутов прохождения, различных видов и разновидностей документов.
Документооборот – это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам обработки. При этом рядом структурных подразделений и должностных лиц осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание, утверждение и др.).
Другие работника занимаются технической обработка документов (сортировкой, сканированием, регистрацией, копированием, передачей из одной инстанции в другую и др.). В процессе анализа документооборота ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» использовались статистические и графические методы. Данные, полученные в ходе обследования, представлялись в форме таблиц, диаграмм.
Использование этих методов представления информации позволило наглядно и в достаточной степени формализовано показать движение документов и последовательность делопроизводственных операций.
Определение структуры и состава документопотоков необходимо для формирования эффективной системы регистрации документов и оптимизации документооборота. В частности, документы, поступающие из внешних организаций (счет за электричество, отопление), и документы, поступающие от заказчиков, необходимо подразделять на соответствующие самостоятельные группы.
Документы, поступившие от заказчиков, должны направляться на рассмотрение руководству, а переписка с внешними организациями (счет за электричество, отопление) может направляться непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Анализ документопотоков показал, что наиболее интенсивным является внутренний документопоток, а наиболее незначительным – поток отправляемых документов.
Документообмен ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» со сторонними организациями представлен в форме графической схемы (рисунок 3).
Рисунок 3 - Схема документообмена ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» со сторонними организациями
Порядок движения и обработки документов, отправляемых из ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» представлен в таблице 4.
Таблица 4 – Порядок движения и обработки документов, отправляемых из ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»
| № п.п. | Вид работы | Структурное подразделение / должностное лицо |
| 1 | Создание проекта | Офис-менеджер |
| 2 | Проверка правильности оформления | Офис-менеджер |
| 3 | Согласование | Директор |
| 4 | Подписание | Директор |
| № п.п. | Вид работы | Структурное подразделение / должностное лицо |
| 5 | Регистрация | Офис-менеджер |
| 6 | Отправка | Директор, руководители структурных подразделений, сотрудники коммерческого отдела, офис-менеджер |
| 7 | Направление копии документа в дело | Офис-менеджер |
Порядок движения и обработки внутренних документов в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» представлен в таблице 5.
Таблица 5 - Порядок движения и обработки внутренних документов в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»
| № п.п. | Вид работы | Структурное подразделение / должностное лицо |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Получение указания на разработку | Директор, руководители структурных подразделений, сотрудники коммерческого отдела, офис-менеджер |
| 2 | Подготовка проекта документа | Директор, руководители структурных подразделений, сотрудники коммерческого отдела, офис-менеджер |
| 3 | Согласование | Директор |
| 4 | Регистрация | - |
| 5 | Передача в конкретное подразделение | Директор, руководители структурных подразделений, сотрудники коммерческого отдела, офис-менеджер |
| 6 | Исполнение | Работники структурных подразделений |
| 7 | Контроль исполнения | - |
| 8 | Направление документа в дело | Офис-менеджер, руководители структурных подразделений |
| 9 | Хранение и использование в текущей деятельности | Офис-менеджер, руководители структурных подразделений |
Анализ движения документов свидетельствует, что порядок движения документов зачастую нарушается. Документы, поступающие почтовой связью и факсимильной связью, иногда забирают сотрудники подразделений. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками, которым она адресована.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
