Диплом (1212072), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

Аппарат управления является самостоятельным структурным подразделением с маленькой численностью и осуществляет обеспечение деятельности директора Генеральный директор ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи», координацию и организационно-методическое, документационное, информационное обеспечение деятельности структурных подразделений ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи». Аппарат директора непосредственно подчиняется директору ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи». Это принципиально важно потому, что аппарат директора непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение и ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства. Рассмотрим организационную структуру аппарата директора (рисунок 2). Аппарат директора возглавляется начальником отдела, назначаемым и освобождаемым от должности генеральным директором ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи».

Рисунок 2 - Организационная структура аппарата директора ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи»

Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и осуществление им своих функций:

• осуществляет общее руководство деятельностью отдела, распределяет обязанности между специалистами;

• вносит на рассмотрение директора ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» проекты приказов об организации работы по вопросам управления фирмой;

• организует работу по систематизации входящей и исходящей документации;

• вносит предложения в план работы ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи»;

• контролирует соблюдение работниками отдела производственной и исполнительной дисциплины, правил внутреннего распорядка, охраны труда, техники безопасности, противопожарной безопасности и т.д.

Функции по документационному обеспечению управления выполняет офис-менеджер отдела. В его обязанности входит ведение деловой переписки, оформление договоров и приказов, осуществление приема и регистрации входящей и исходящей документации, получение и рассылка электронной почты, регистрация почтовых отправлений. Офис-менеджер занимается и оформлением кадровой документации. В его обязанности входит оформление трудовых договоров, ведение табеля учета рабочего времени, формирование и ведение личных дел.

Кроме делопроизводственных функций он выполняет и ряд других обязанностей: прием и перераспределение входящих телефонных звонков, организация приема посетителей, консультирование посетителей по вопросам, касающихся оказываемых услуг.

Рабочие места работников полностью укомплектованы необходимым оборудованием. Управленческий персонал обеспечен необходимыми средствами связи, требуемыми видами вычислительной и прочей оргтехники, служебной мебелью и т.п.

Каждое подразделение заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели предприятия. В зависимости от особенностей прохождения документов в ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» они подразделяются на три крупные группы: входящие, исходящие и внутренние.

Обработка входящих документов проводится в смешанной, бумажно- электронной форме. Одним из неотъемлемых элементов документационного обеспечения управления в ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» является организация контроля за исполнение документов.

Контролю за исполнение подлежат наиболее важные документы. Более подробно организацию документооборота в организации ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» рассмотрим в следующей части работы.

2 2 Организация документооборота в организации

Важной составляющей оптимизации документационного обеспечения организации является анализ его реального состояния. На этапе анализа, данные, полученные в ходе обследования документной деятельности ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи», были систематизированы и обобщены путем составления таблиц, графиков, схем. Такое представление информации позволило сравнивать и сопоставлять имеющиеся данные.

В ходе анализа основное внимание было уделено следующим составляющим документационного обеспечения управления.

Во-первых, проводилось обследование и анализ документирования деятельности ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи», в ходе которых изучался состав документов и бланков, порядок их составления, оформления и изготовления.

Во-вторых, изучался документооборот ООО Юридическая фирма
«Центр правовой помощи», анализировались его качественные и количественные характеристики, ключевые этапы.

Третьим важным аспектом ДОУ является систематизация документов, организация их хранения и использования, т.е. формирование документального фонда организации. Необходимо отметить, процессы систематизации, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» удалось изучить менее глубоко.

Отчасти это объясняется тем, что систематизация документов практически отсутствует, а хранение и использование документов осуществляется столь беспорядочно, что сотрудники предприятия не владеют информацией об этих процессах. Такое положение вещей существенно затрудняло обследование этих процессов.

Правила оформления документов и организации работы с документами закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами управления организаций и их объединений.

Или иными словами, источниками норм и правил ДОУ являются:

- законодательство Российской Федерации;

- законодательство субъектов Российской Федерации;

- нормативные акты органов местного самоуправления;

- организационно-распорядительные документы, принимаемые не посредственно в коммерческой организации.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию деятельности государственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

В настоящее время в области документационного обеспечения (управления документами) нет основополагающего законодательного акта, аналогичного законам, регламентирующим другие сферы управленческой деятельности.

Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие документирование и организацию работы с документами, являются частью информационного права. Базовым законом информационного права является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите Информации».

В соответствии с Положением об ООО Юридическая фирма
«Центр правовой помощи», фирма должна иметь следующие локальные акты: положение об ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»; штатное расписание и должностные инструкции работников; план финансово-хозяйственной деятельности на текущий финансовый год; номенклатуру дел; прейскуранты.

Эти документы утверждаются директором ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» (или заместителем директора на основании доверенности). Прочие локальные организационно-правовые акты разрабатываются непосредственно в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» и утверждаются его директором.

В ходе изучения документов выяснилось, что в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» отсутствуют положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников. Отсутствуют и документы, регламентирующие документационное обеспечение: инструкция по делопроизводству, номенклатура дел.

Таким образом, обследование и анализ документной деятельности ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» показал, что локальная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления предприятием практически отсутствует.

Деятельность любой организации, в том числе и юридической, сопровождается процедурой документирования. Процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых эта информация фиксируется.

Таким образом, в составе документов ООО Юридическая фирма
«Центр правовой помощи» отсутствует ряд важных организационно - правовых документов, наличие которых регламентировано Положением, утвержденным директором ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи».

Следующим шагом обследования состояния документационного обеспечения является изучение состава документов ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» и процессов документирования его деятельности. В ходе обследования состава документов и процесса документирования деятельности ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» использовался метод изучения используемых регистрационных форм и выборочного просмотра документов.

В любой организации существует собственный набор циркулирующих документов. Основным массивом документов ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» являются внутренние документы: это перечень работ и сроки их рассмотрения,

Поступающие документы включают служебные записки; договоры с поставщиками, заказчиками, банками, документы, поступающие из налоговых органов. К отправляемым документам относятся заявки на оплату работ, служебные записки и т.д.

В ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» также создаются, ведутся и используются следующие кадровые документы: приказы о движении кадров, документы к приказам по личному составу (заявления), приказы о командировании, направлении на стажировку, трудовые книжки работающих, справки о месте работы и заработной плате сотрудников, справки-вызовы из учебных заведений, медицинские заключения.

Составление и оформление документов ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» производится децентрализовано.

В оформлении документов допускается ряд ошибок и неточностей, нарушений рекомендаций ГОСТ Р 6.30.20031. Например, бланк для писем ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» содержит ряд неточностей. Общий бланк вообще отсутствует. Бланки формата А5 для составления организационно–распорядительной документации не используются.

Зачастую в документах отсутствуют реквизиты «Заголовок к тексту», «Визы согласования документа», «Отметка об исполнителе», не соблюдаются размеры полей. Допускаются случаи грубого нарушения порядка оформления реквизита «Подпись». На письмах неправильно оформляется реквизит «Адресат». На документах, законченных исполнением не оформляется реквизит «Отметка об исполнении и направлении в дело».

Важным аспектом обследования состояния документационного обеспечения является изучение документооборота ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи».

В ходе обследования документооборота ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» использовался метод изучения используемых регистрационных форм и метод сравнительного анализа. Как и в любой другой организации, в документообороте ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» выделяются три основных документопотока: поступающая (или входящая) документация; отправляемая (или исходящая) документация; внутренняя документация.

Поступающая документация включает служебные записки, договоры, переписку. Наиболее незначительна по объему отправляемая документация. Как правило, исходящая документация создается в случае возникновения необходимости в ответе на полученные запросы.

Основным массивом документов ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи», как уже отмечалось, являются внутренние документы.

Выполняя свои функции, каждый отдел фирмы разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы и направляет в сторонние организации.

Работа с внутренней документацией в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» начинается с момента получения указания на разработку документа и включает следующие этапы: подготовку проекта документа, согласование проекта, подписание или утверждение документа, регистрацию документа. Работа с внутренними документами ведется как в электронной форме, с электронными файлами документов, так и на бумажном носителе.

Важной частью организации документооборота является регистрация документов и формирование информационно-справочного аппарата по документам организации. Регистрация документов организованна централизованно. Все документы регистрируются офис-менеджером, в бумажном журнале. Движение документов не отслеживается.

Документы ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» хранятся децентрализовано, что существенно затрудняет обеспечение их сохранности, справочно-поисковую работу по документам, использование документов в текущей деятельности сотрудников фирмы.

Основные документные формы, используемые в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» для наглядности сведены в единую таблицу (таблица 1).

Таблица 1 - Перечень документных форм, используемых в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»

Данные таблицы позволяют сделать следующие выводы. Во-первых, используемые документные формы, выявленные в ходе обследования, необходимы для документирования деятельности ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи».

Дублирующие друг друга и просто излишние формы документов не выявлены. Во-вторых, как уже отмечалось, отсутствует ряд важных организационно-правовых документов, которые должны регламентировать различные аспекты деятельности фирмы, отсутствуют положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, коллективный договор.

Отсутствуют и документы, регламентирующие документационное обеспечение: инструкция по делопроизводству, номенклатура дел. На этапе обследования обнаружилось, в частности, что состав бланков документов и их реквизиты не соответствуют современным требованиям.

Характеристики

Список файлов ВКР