Диплом (1212072), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

В современных условиях особое значение имеет культура организации работы со служебными документами - это комплекс самых эффективных средств, форм и методов выполнения работ, связанных с обработкой и движением готовых документов, включая получение документов, которые поступили извне к системе, их распределение, регистрацию и доставку исполнителям, перемещение внутри организации, защита от несанкционированного доступа, хранения и пользования ими в текущей деятельности учреждения, передачи в архив.

Задачей культуры организации работы со служебными документами является:

- установление рациональной последовательности движения и прорабатывания документируемой информации;

- достижение максимальной оперативности, которая бы обеспечивала быстрое прохождение документа от момента составления или получения к выполнению;

- разработка схем прохождения основных видов документации, включая получение и рассмотрение входных документов, прохождения внутренних документов в процессе их обработки;

- обеспечение хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности учреждения исполнителями;

- учет новейших информационных технологий документационного обеспечения управления (ДОУ).

Обеспечение надлежащего уровня культуры организации работы со служебными документами, в первую очередь, должно осуществляться за счет:

- унификации документно-информационных коммуникаций;

- четкого соблюдения основных принципов работы с документами;

- построения целостной системы ДОУ;

- компьютеризации за счет создания электронной канцелярии и архива;

- обеспечения защиты документов от несанкционированного доступа.

Внедрение компьютерных технологий в делопроизводственные процессы требует от специалиста совершенных знаний не только в отрасли автоматизации, но и в теории и практике менеджмента. Четко организованную технологию процесса управления, его культуру можно подать в виде набора последовательных управленческих процедур и методов их решения [26, с. 45].

Так, процесс подготовки управленческого решения включает такие документируемые процедуры:

а) разработка возможных вариантов выполнения;

б) оценка альтернатив, выбор и подготовка наиболее оптимального проекта;

в) составление графика поэтапного выполнения;

г) согласование с заинтересованными сторонами;

д)разработка проекта конечного предписывающего документа;

е) определение способа доведения задания в зависимости от вида предписывающего документа (подготовка приказа, распоряжения, поручения, решения или предписания);

ж) определение способа доставки документа к исполнителям (посыльным, по почте, факсограммой или электронной почтой).

Культура документооборота должна предусматривать прямое направление документов исполнителю и однократное рассмотрение их ответственным работником. Как показывает современная практика, в большинстве случаев нет потребности, чтобы руководитель сначала читал письмо-запрос, а затем подписывал ответ. Целесообразно этот запрос сразу же направлять исполнителю, который изучает его, а затем знакомит руководителя с письмом и подготовленным ответом [42, с. 51].

Выводы

Документооборот – это непрерывное движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение, которое обеспечивает информационную поддержку всех звеньев управления. В условиях автоматизации документооборота используются такие понятия, как:

DMS – «архивы документов»; – DocFlow-системы - системы маршрутизации документов.

Обеспечение надлежащего уровня культуры организации работы со служебными документами должно осуществляться за счет: унификации документно-информационных коммуникаций; четкого соблюдения основных принципов работы с документами; построения целостной системы ДОУ; компьютеризации за счет создания электронной канцелярии и архива; обеспечения защиты документов от несанкционированного доступа.

1 2 Нормативно-правовые основы документационного обеспечения в Российских организациях

Нормативную базу делопроизводства составляют:

- законодательные РФ в сфере документации и информации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

- технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

- унифицированные системы документации;

- нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Присутствуют такие документы как Должностная инструкция секретаря, Типовая инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 - ФЗ.[7-12].

Применение стандартов на унифицированные системы документации ведет к единообразию создания документов и является необходимым условием автоматизации работы с ними и понимания их содержания. Сюда необходимо отнести действующие стандарты относительно соблюдения принципов определения формата, размещения реквизитов, правил оформления и нумерации страниц, деления и нумерации текста, приемов выделения отдельных его частей [33, с. 138].

Так, названия и обозначения унифицированных форм документов, которые входят в класс унифицированных систем документации, можно найти в ДК 010-98 Государственном классификаторе управленческой документации (ДКУД).

В этом классификаторе представлены названия и обозначения унифицированных форм документов, которые входят в такие классы унифицированных систем документации (УСД):

- организационно предписывающая документация;

- первично учетная документация;

- банковская документация;

- финансовая документация;

- отчетно-статистическая документация;

- плановая документация;

- ресурсная документация;

- торговая документация;

- внешнеторговая документация;

- ценовая документация;

- документация из труда, социальных вопросов и социальной защиты населения;

- документация из бытового обслуживания населения;

- бухгалтерско-учетная документация предприятий;

- документация по пенсионным вопросам.

Документы в юридических компаниях классифицируются по следующим признакам:

– Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятия или представляют их должностных лиц. Они включают в себя три группы организационно-распорядительных документов:

– группа организационно – распорядительных документов – устав и структура организации, правила внутреннего трудового распорядка, положения о каждом структурном подразделении, должностные инструкции сотрудников;

– группа распорядительных документов – постановления, указы, решения, распоряжения; указания, приказы;

– группа справочно – информационных документов – письма, акты, объяснительные и докладные записки, различные справки и др.

Документы по содержанию подразделяются на документы по личному составу, финансово-расчетные организационно-распорядительные, и т.д.

По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

Документы по видам классифицируют на примерные, типовые и трафаретные.

По способу фиксации информации выделяют письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

Для каждого вида документов предусмотрен свой порядок документооборота.

Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст взамен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) с 1 июля 2017 г. введен в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" для добровольного применения в РФ.

Отмеченные нормативные документы и перспективные разработки, зафиксированные как соответствующие мероприятия в «Программе внедрения электронных документов, электронного документооборота, электронной цифровой подписи, стимулирования предприятий, учреждений и организаций, которые внедряют электронный документооборот».

Третью группу нормативной базы составляют разнообразные типовые и примерные инструкции из делопроизводства конкретных органов законодательной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, которые разработаны на основе «Примерной инструкции» и «Инструкции из делопроизводства за обращениями граждан». Это нормативные акты, которые регламентируют осуществление специального делопроизводства.

Учитывая, что нормативно правовые акты, которые регулируют организацию делопроизводства в Российской Федерации, имеют ограниченные сферы применения и касаются или отдельных вопросов работы с документами и отдельных групп документов, или определенных учреждений, в интересах как государства и общества в целом, так и отдельных граждан, необходимо обеспечить такую культуру документирования, при которой создание служебной документации происходило бы должным образом и за единственными правилами.

Тем более, что для принятия взвешенных квалифицированных управленческих решений экономические методы управления постоянно формируют новые потребности специалистов в полной, оперативной и достоверной документируемой информации.

В 2001 г. Международной организацией стандартизации был выдан Стандарт ISО 15489-2001 «Информация и документация — управление документацией».

Поскольку Стандарт ISO 15489-2001 касается работы с документами всех видов и на всех носителях, созданных или полученных организацией (государственной и негосударственной) в процессе ее деятельности, а также физическими лицами (субъектами предпринимательской деятельности), в нем определенно обязанности организации во время реализации процессов документирования, предоставляются рекомендации относительно разработки политики управления документацией у организации и связанных с ней процедур, систем и процессов.

В международных стандартах управление документацией рассматривается как часть системы управления качеством, которое основывается на требованиях стандартов ISO 9001, ISO 10000 и ISO 14001.

Эти стандарты уже используют ведущие предприятия России. Стандарт ISO-15489 - это изложение оптимальной методики управления документацией, которая предназначена как для специалистов в отрасли управления документацией, так и для специалистов из других сфер деятельности, в частности разработчиков новых информационных программ и систем.

Общий концептуальный характер стандарта делает его пригодным для использования в любой организации, независимо от ее статуса и направления деятельности, обеспечивая при этом современный подход к управлению документацией [14, с. 288].

Принимая во внимание сегодняшний опыт внедрения международных стандартов, доработано гармонизированный ДСТУ ICO- 15489, который вступил в силу в 2007 году. Целесообразным также является внесение национального аналогу стандарта дополнений с образцами документов согласно нормам отечественной практики, его согласования с существующей в России нормативно-правовой базой, с нормативными ссылками на акты, которые регулируют те или другие процедуры. Необходимо также регулярно проводить для работников делопроизводственных и архивных служб семинары по вопросам применения международных норм.

Выводы

Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст взамен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) с 1 июля 2017 г. введен в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" для добровольного применения в РФ.

Целесообразным также является внесение национального аналога стандарта дополнений с образцами документов согласно нормам отечественной практики, его согласования с существующей в России нормативно-правовой базой, с нормативными ссылками на акты, которые регулируют те или другие процедуры. Необходимо также регулярно проводить для работников делопроизводственных и архивных служб семинары по вопросам применения международных норм.

1 3 Особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия

В современных условиях эффективность работы организации во многом зависит от скорости управления информацией. Сотрудники вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило, объем такой информации с каждым днем только увеличивается.

Характеристики

Список файлов ВКР