Диплом (1212072), страница 8

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 8)

Таким образом, в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» нет структурного подразделения, выполняющего основные функции по документационному обеспечению и координирующего эту деятельность в рамках всего предприятия. У офис-менеджеров, выполняющих ряд делопроизводственных функций, отсутствует должностная инструкция, в его трудовом договоре эти функции тоже не отражены, а функции службы документационного обеспечения управления в ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» выполняет аппарат директора.

В структурных подразделениях предприятия ответственные за ведение делопроизводства не назначены.

Учитывая численность персонала, которая по состоянию на 01.05.2017 г. составляет 65 человек, и объем документооборота, который в 2016 г. составил 12131 документ, создание делопроизводственной службы в форме выделенного структурного подразделения представляется рациональным.

Итак, на этапе анализа состояния документационного обеспечения ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» активно использовались методы систематизации данных.

Документирование управленческой деятельности аппарата директора регламентирована рядом локальных нормативных документов – положение об аппарате директора, должностных инструкциях работников аппарата директора, СТП ПБ-011-2009 «Ведение общего делопроизводства» и т.д.

Проведем исследование функциональных стратегий, реализуемых организацией.

Необходимо заметить, что как таковых стратегий не разработано в деятельности ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи».

Производственная деятельность заключается в том, что после подписания договора об оказании юридической помощи заявка спускается по распределению генерального директора тому или иному специалисту.

Сбытовая стратегия, тоже как таковая отсутствует. ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» за период функционирования наработала определенную базу клиентов, сопровождение которых и осуществляет, необходимо заметить, что 70% от общей базы занимают юридические фирмы.

Маркетинговая и рекламная стратегия также отсутствует, что обусловлено отсутствием необходимости расширять клиентскую базу. Инновационной стратегии также нет.

Для выявления основных проблемных зон в функциональных областях деятельности организации было проведено исследование (проведены опросы специалистов и клиентов ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи»).

Таким образом, по результатам исследования выделились основные проблемы. Выделим проблемные зоны в функциональных областях деятельности организации.

На основании проведенного анализа выявлено, что в процессе документирования деятельности компании создаются разные виды документов.

За период существования ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» создано много локальных нормативных актов. Но самыми главными документами являются Этический кодекс компании, положение об оплате труда персонала, регламент бюджетного управления, Положение о коммерческой тайне, отчетность фирмы.

При проведении анализа документов ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» были изучены документы управленческой деятельности фирмы.

Поток распорядительной документации в ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» небольшой (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания).

Данная информация показывает, что в компании есть документация, охватывающая практически все процессы управления фирмой. Важно отметить, что в компании есть документы, которые относятся к обязательным Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных, Положение об оплате труда, личные карточки сотрудников.

Но помимо положительных сторон ведения документации были выявлены и недостатки. Несмотря на то, что в целом документационное обеспечение в организационном управлении в ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» является эффективным, нами были выделены проблемы и направления совершенствования данного процесса.

Недостатками документационного обеспечения управленческой деятельности являются отсутствие систематизации по целевому назначению, видам и срокам хранения, многие документы уже неактуальны, во многих папках отсутствует реестр.

Самым большим недостатком распорядительной документации ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» является то, что отсутствуют шаблоны документов.

В связи с этим каждый раз и приказ, и распоряжение выглядят по-разному. Для устранения этого, на наш взгляд, глобального недостатка предлагаю разработать шаблоны основных распорядительных документов ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи».

Также серьезной проблемой является использование уже устаревшей журнальной формы регистрации документов. Такая система не дает возможности эффективной работы с документами, в частности быстрого поиска документа. Кроме того, ресурсы журнала намного меньше, чем ресурсы специальной компьютерной программы.

Поэтому одним из главных направлений совершенствования управления документационным обеспечением управленческой деятельности является внедрение информационной системы, которая позволит:

 производить ускоренный поиск необходимых документов по любому реквизиту или реквизитам;

 осуществлять автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы;

 контролировать исполнение внутренней документации;

 предоставит возможность одновременного регистрирования документов на нескольких рабочих местах и т.д.

Документационное обеспечение является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Отсутствие должной системы документационного обеспечения ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» негативно сказывается на эффективности деятельности управленческого персонала и других сотрудников предприятия, поскольку их деятельность в значительной степени зависит от качества и достоверности документной информации, оперативности ее получения, четкой организации хранения и удобства использования документов.

Проведенный анализ существующего порядка документирования и организации работы с документами создает основы и является предпосылкой построения эффективной системы ДОУ.

Цель оптимизации документационного обеспечения управления - приведение его в соответствие с потребностями управления. Поскольку целесообразность и логика осуществления делопроизводственных функций оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

3 РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО ЮРИДИЧЕСКАЯ ФИРМА «ЦЕНТР ПРАВОВОЙ ПОМОЩИ»

3 1 Рекомендации по повышению эффективности управления системой документооборота в учреждении

Проведенное исследование и дальнейшая интерпретация результатов показали, что проблему документационного обеспечения управленческой деятельности необходимо рассматривать системно.

Для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» можно порекомендовать:

- для каждой из папок сделать реестр документов. Создание реестра позволит упорядочить документы, обеспечит их быстрый поиск;

- пользоваться разработанным утвержденным перечнем документов, необходимых для ведения делопроизводства;

- утвердить в организации единые стандарты оформления документов в виде шаблонов. Создание единых шаблонов позволит придерживаться единого оформления документов, не будет необходимости по-новому переоформлять документы, что в свою очередь снизит временные затраты сотрудников;

- для хранения документов и удобства их переработки поддерживать ведение электронного архива и, возможно дополнить его документами прошлых годов.

В частности предлагаем выделить одну штатную единицу, которая будет заниматься непосредственно разработкой и распространением шаблонов документов, для упрощения и повышения эффективности функционирования управленческой деятельности ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи». Примерная организационная структура аппарата директора с сектором шаблонирования документов представлена на рисунке 5.

Сектор шаблонирования

Рисунок 5 - Организационная структура аппарата директора ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» с сектором шаблонирования

Функции сектора шаблонирования с другими подразделениями аппарата директора представлены в таблице 11.

Таблица 11 - Функции сектора шаблонирования во взаимосвязи с деятельностью других подразделениями аппарата директора ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи»

Для эффективного функционирования сектора шаблонирования необходимо разработать комплект документов, в частности внести изменения в Положение об аппарате директора и в должностные инструкции для работников каждого отдела.

Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов.

На этапе диагностики ДОУ:

• изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании;

• проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая:

1. подготовку и оформление служебных документов;

2. обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;

3. учет и регистрацию документов;

4. рассмотрение и согласование документов;

5. ведение контроля сроков исполнения документов;

6. обеспечение хранения и уничтожения документов;

• анализируется состав документов и принципы их систематизации;

• изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

• проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании;

• рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;

• выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.

На этапе проектирования ДОУ:

• формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию / утверждению / визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;

• формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов;

• разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других, самостоятельных бизнес-единиц);

• проектируются системы учета / регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;

• оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации.

На этапе регламентации ДОУ:

• происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов;

• осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ, и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.

Реализация поставленной задачи по совершенствованию нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи»:

• создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах;

• повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений и эффективного контроля их исполнения;

• обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;

• повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих процессов.

Для обеспечения эффективной системы документирования и работы с документами необходимо не только создать службу ДОУ в ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи», но и назначить ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

Характеристики

Список файлов ВКР