Диплом (1212072), страница 7
Текст из файла (страница 7)
Регистрация документов ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» зачастую нарушается сотрудниками предприятия. В результате отдельные документы вообще не проходят процедуру регистрации.
Составление, оформление, изготовление документов и их текущее хранение осуществляется децентрализовано в отделах предприятия и у отдельных сотрудников. Систему документооборота, стихийно сложившуюся в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи», можно охарактеризовать как организованную по смешанному принципу. Существенным недостатком является отсутствие сколько-нибудь эффективной работы по контролю исполнения документов и поручений.
Сроки исполнения документов директором и его заместителями, как правило, не устанавливаются. Документы, требующие исполнения, поступают к сотрудникам, минуя руководство, и их исполнение осуществляется сотрудниками в зависимости от их собственных решений.
Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов зачастую не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся.
Поручения руководства зачастую носят устный характер. Передача документов исполнителям часто никак не оформляется и нигде не фиксируется. Директор предприятия и его заместители не интересуются состоянием исполнительской дисциплины. Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов – путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса [49, с. 12].
Точками на этом пути являются рабочие места, на которых совершаются операции с документами. Наглядной формой таблично-графического представления маршрута прохождения документа является оперограмма.
Оперограмма движения служебной записки на оказание юридических услуг в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» представлена в таблице 6.
Таблица 6 – Оперограмма движения служебной записки на оказание юридических услуг в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»
| Движение служебной записки на оказание юридических услуг | Аппарат директора (офис-менеджеры) | Директор | Заместитель директора | Коммерческий отдел |
| 1 Прием документов |
|
| ||
| 2 Предварительное рассмотрение |
| |||
| 3 Регистрация |
| |||
| 4 Рассмотрение документов |
|
| ||
| 5 Передача исполнителю |
| |||
| 6 Исполнение |
| |||
| 7 Подшивка в дело |
Важным количественным показателем документооборота является его годовой объем, т.е. количество документов, созданных и полученных организацией за год. Сведения об объеме документооборота за 2016 г., полученные в ходе обследования, сведены в таблицу (таблица 7).
Таблица 7 – Сведения об объеме документооборота в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» за 2016 г.
| Документы | Количество документов | Всего | |
| Подлинники | Копии | ||
| Входящие | 873 | 308 | 1181 |
| Исходящие | 2237 | 5 | 2242 |
| Внутренние | 8695 | 13 | 8708 |
| Итого | 11805 | 326 | 12131 |
Как видно из таблицы 7, объем документооборота в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» в 2016 г. составил 12131 документ. 97,3% общего объема документов составляют подлинники, а 2,7% – на копии документов. Структура подлинных документов представлена в виде диаграммы на рисунке 4.
Рисунок 4 - Структура подлинных документов в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»
Регистрация документов в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» осуществляется в журнальной форме. Ведет регистрационные журналы офис-менеджер.
В отдельных журналах регистрируют приказы по личному составу, исходящие документы, служебные записки из ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» на оказание услуг, договоры.
Сведения, заносимые в регистрационные формы, представлены ниже в таблицах. Регистрационная форма входящих служебных записок в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» представлена в таблице 8.
Таблица 8 - Регистрационная форма входящих служебных записок в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»
| № п.п. | Дата создания документа | Дата поступления | Адресант | Адресат |
Регистрационная форма исходящих документов в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» представлена в таблице 9.
Таблица 9 - Регистрационная форма исходящих документов в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»
| № п./ п. | Дата создания документа | Вид документа | Адресат | Подпись |
Анализ реквизитов регистрации свидетельствует, что их недостаточно для формирования полноценного информационно - поискового образа документа, для организации эффективной информационно-справочной работы по документам ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи».
Существующая в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» система делопроизводства сравнивалась с желаемой, существующий порядок организации документирования, документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности фирмы – с требованиями нормативных актов и рекомендациями методических документов.
Результаты сравнения стали предпосылкой для обобщений, выводов и основой для разработки предложений по оптимизации ДОУ ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи». Обследование и анализ существующей системы документационного обеспечения управления ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи» выявили ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.
Основной причиной различных недочетов в процессах документирования деятельности и проблем в организации работы с документами на различных предприятиях и в организациях является, как правило, отсутствие четкой регламентации этой сферы деятельности. Не является исключением и ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи».
2 3 Анализ эффективности системы и методов учета документооборота в ООО Юридическая фирма «Центр правовой помощи»
В таблице 10 приведено фактическое состояние распределения функций между аппаратом директора и ответственными сотрудниками за ведение делопроизводства в структурном подразделении.
Как видно из таблицы 10 организация приема и обработки входящих и исходящих документов, их регистрация, отправка на исполнение, контроль за сроки исполнения, архивное хранение входящих и исходящих документов отнесена к функциям аппарата директора.
Таблица 10 - Распределения функций по делопроизводству в ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи»
В структурных подразделениях выполняются операции по исполнению документов, поступившие и зарегистрированные в аппарате директора, осуществляется рассмотрение, изучение, анализ и подготовка ответов на документы, осуществляется создание документов, касающихся работы структурных подразделений, их систематизация, хранение дел, их предархивная обработка, а также разрабатывается номенклатура дел структурного подразделения.
| Аппарат директора | Ответственный сотрудник |
| 1 | 2 |
| 1. осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; 2. регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; 3. ведение информационно-справочной работы по документам организации; 4. машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; 5. разработка и проектирование бланков документов; 6. подготовка документов к отправке. 7. подготовка к докладу руководству поступающих документов; 8. организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; 9 регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; 10. организация хранения документов и оперативного использования документной информации; 11. организация делопроизводства по обращениям граждан; 12. контроль за правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству; 13 контроль за сроки исполнения документов; 14. оформление и формирование в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; 15. обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; | 1. исполнение документов, поступивших и зарегистрированных в аппарате директора; 2. рассмотрение, изучение, анализ и подготовка ответов на документы; 3. ведение информационно-справочной работы по документам в структурном подразделении; 4. машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; 5. создание документов, касающихся работы структурных подразделений 6. организация хранения документов и оперативного использования документной информации; 7. оформление и формирование в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; 8. разработка номенклатуры дел структурного подразделения; 9. проведение экспертизы ценности документов. |
| 16. разработка номенклатуры дел аппарата директора и сводной номенклатуры дел; 17. разработка локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; |
Основой деятельности аппарата директора является положение об аппарате директора, а также должностные инструкции его работников.
Аппарат директора в соответствии с его Положением обеспечивает организацию и координацию направлений деятельности предприятия и его структурных подразделений в части документооборота, осуществляет контроль за своевременное исполнение договорных обязательств, документов, а также обеспечивает деятельность директора в части планирования его рабочего дня и организации совещаний с его участием.
Положение об аппарате директора закрепляет организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями. Документационное обеспечение любой организации рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и поэтому должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением (структурным звеном) – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
