Диплом (1212072), страница 9
Текст из файла (страница 9)
Для этого необходимо издать распоряжение директора ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» о назначении ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях предприятия. Основным локальным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в конкретной организации, является инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления). Инструкция устанавливает правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.
Положение об ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» не упоминает инструкцию по делопроизводству среди локальных актов.
Следовательно, руководство ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» в праве самостоятельно решать эту проблему, одним из следующих двух способов. Либо использовать в своей деятельности стандартную методическую инструкцию по делопроизводству ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи». Либо, пользуясь правом юридического лица издать собственную инструкцию, утверждаемую директором ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи». Каждый из этих вариантов имеет свои преимущества и свои недостатки.
Стандартная Методическая инструкция по делопроизводству, соответствует требованиям действующих нормативных документов и детально регламентирует все аспекты подготовки, оформления, организации движения, учета и хранения документов. Вместе с тем, инструкция представляет собой весьма объемный документ с текстом непростым для восприятия неспециалистом.
Положения и требования очевидные для специалистов по ДОУ, порой представляются сложными и запутанными для других работников.
Разработка же собственной инструкции может занять определенное количество времени и финансовых ресурсов. Поэтому мы предлагаем совместить оба варианта. На основании стандартного документа разработать своеобразную графическую памятку по делопроизводству для сотрудников, внеся в нее самое важное, что может касаться документооборота в ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи».
Не менее важным нормативно-методическим документом является номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Если инструкция по делопроизводству, регламентирует правила документирования и организации работы с документами, то номенклатура дел обеспечивает правильное формирование документального фонда предприятия.
Без номенклатуры дел четко организовать работу с документами предприятия невозможно. Номенклатура используется для систематизации документов и распределения исполненных документов в дела. Номенклатура служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел.
Номенклатура дел с успехом может использоваться в качестве справочника формирования регистрационных номеров различных видов и разновидностей документов и схемы построения информационно-справочной системы по документам предприятия. Разработка номенклатуры дел на следующий год начинается в октябре – ноябре текущего года с тем, чтобы составление номенклатуры было завершено в конце года.
Как уже отмечалось, номенклатура дел в ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» отсутствует, документы без какой-либо системы хранятся в подразделениях и у должностных лиц. Рекомендуется номенклатуру дел ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» построить по структурному принципу, т.е. ее разделами являются названия его отделов. Индекс дела каждого дела обозначается арабскими цифрами и состоит из индекса (условного цифрового обозначения) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах отдела.
Внедрение предложений обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение нагрузок, так как время, затраченное на работу с документами, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работников аппарата директора.
3 2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации, и ее социально-экономическая эффективность
Более сложной задачей представляется оптимизация процессов работы с документами ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи».
Важным аспектом совершенствования документационного обеспечения является оптимизация регистрации и учета документов. В процессе регистрации создается многоаспектный информационно-поисковый образ документа.
Информационно-поисковые образы отдельных документов формируют базу данных информационно - поисковой системы по документам организации. Но проведенный анализ показал, что используемая технология регистрации не отвечает потребностям предприятия и нуждается в существенной реорганизации.
Существует две формы регистрации документов: журнальная и карточная. Обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте (журнал или карточка на бумажном носителе), так и в автоматизированном режиме (электронный журнал, регистрационная база данных, система электронного документооборота, которая наряду с другими функциями позволяет регистрировать документы).
В настоящее время в ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» используется наиболее трудоемкий и неудобный способ регистрации – регистрация в традиционных бумажных журналах. При такой системе информационно-поисковым образом документа является строка в журнале, а базой данных – сам регистрационный журнал.
Использование бумажных журналов предполагает запись данных о документах только в нумерационной и хронологической последовательности.
Следовательно, поиск информации может осуществляться только путем последовательного перебора, т.е. постраничным просмотром всех записей.
Журнальная форма не предполагает никаких средств, позволяющих облегчить поиск документов, за исключением ведения отдельных журналов для регистрации различных видов и разновидностей документов (приказов, поступающих и отправляемых писем, договоров, служебных записок и т.д.).
Низкая скорость и неудобство поиска информации не отвечают требованиям, предъявляемым к информационно-поисковой системе сотрудниками предприятия. Наиболее эффективным способом регистрации документов и формирования информационно-поисковой системы является электронная регистрация в рамках системы электронного документооборота. Вообще внедрение систем электронного документооборота (СЭД) – один из самых популярных в последнее время проектов оптимизации ДОУ.
Действительно, внедрение этих систем приводит к ускорению документооборота, к сокращению времени поиска документов, повышению исполнительской дисциплины и т.д. Полнофункциональная СЭД позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и заканчивая сдачей в архив.
Несомненно, электронный документооборот обладает рядом существенных преимуществ. Это и существенное увеличение скорости обработки информации внутри предприятия, что в условиях рыночной конкуренции обеспечивает значительное преимущество. Это и формирование единого информационного пространства предприятия, что существенно снижает риск утраты информации. СЭД расширяет возможности при работе с документами – упрощается процедура внесения изменений в текст, допускается добавление мультимедийных данных, использование заранее заготовленных форм. Повышается уровень контроля над документооборотом за счет создания прозрачной системы и внедрения средств обеспечения безопасности (пароли, коды доступа и т.д.).
Выбирая электронную технологию, необходимо исходить из потребностей предприятия и его возможностей. Следует учитывать, что в настоящее время руководство ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» не готово к существенным финансовым затратам на приобретение дорогой СЭД.
Наиболее оптимальным для ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» в аспекте совершенствования документационного обеспечения управления представляется переход к принципиально иной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс – автоматизированной системе документационного обеспечения управления.
Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей
На выбор АИС ДОУ так же влияет размер затрат на ее приобретение и эксплуатацию, а так же набор предлагаемых услуг по сопровождению системы. Обзор отечественного рынка АИС ДОУ позволил выявить три основные группы данных систем: системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («Дело», «LanDocs», «OPTIMA-WorkFlow», «Кодекс», «Делопроизводство» и др.); русифицированные версии популярных западных продуктов («Documentum 4», «DOCS Open», «Lotus Domino/Notes», «DocuLive» и т. д.); системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes («CompanyMedia», «БОСС-Референт», «Эскадо» и др.).
Наиболее полно сформулированным требованиям удовлетворяет система «Летограф» – автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1С:Предприятие 8.1», используемой в бухгалтерии ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи» и не требует особых затрат.
Таким образом, данная АИС ДОУ всегда может по функциональным возможностям соответствовать уровню развития ООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи», что максимально сокращает сроки и риски внедрения. «Летограф» позволяет точно настроить существующую систему и развивать ее вместе с ростом системы управления в техническом и методическом плане.
В состав поставки включены примеры схем бизнес-процессов, которые
были успешно внедрены на других предприятиях. В «Летограф» существует «библиотека» (Интернет-репозитарий) отраслевых и специализированных бизнес-процессов, шаблонов документов и настроек.
Внедрение начинается с выбора наиболее подходящей модели, с использованием уже накопленного практического опыта и знаний консультантов (рисунок 6).
Рисунок 6 - Бизнес-процессы, поддерживаемые АИС ДОУ «Летограф»
Техническое сопровождение типового программного обеспечения «Летограф» включает в себя предоставление: доступа к новым релизам программного обеспечения; консультаций «горячей линии» по электронной почте или по телефону; доступа к Интернет-депозитарию, информации о выходе и составе обновлений.
Техническое сопровождение типового программного обеспечения «Летограф» включает в себя предоставление: доступа к новым релизам программного обеспечения; консультаций «горячей линии» по электронной почте или по телефону; доступа к Интернет-депозитарию, информации о выходе и составе обновлений.
В стоимость программного обеспечения «Летограф» входит бесплатная
техническая поддержка продолжительностью 12 месяцев со дня приобретения продукта.
Цена подписки (свыше первого года) на годовую техническую поддержку «Летограф» составляет 15 % от стоимости приобретенного продукта по актуальному прайс-листу на момент приобретения подписки.
С установочным комплектом программного обеспечения поставляются методические документы: «Методика постановки бюджетного управления «Пять шагов к совершенству: Бизнес-процессы»; «Руководство пользователя» (на каждые три приобретаемых рабочих места включается одно руководство пользователя), «Руководство по внедрению» (сценарий настройки программы) и «Руководство для программиста по объединению конфигурации «Летограф» с произвольной конфигурацией для «1С:Предприятие».
Рассчитаем эффективность внедрения автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления АИС ДОУ «Летограф».
Составим таблицу расходов и доходов предложенного мероприятия, с учетом того что предложенное мероприятие будет финансироваться из нераспределенной прибыли предприятия за 2016 г. (таблица 12).
Таким образом, исходя из представленных данных в таблице 12, расходы на осуществление мероприятия составят 65500 тыс.руб. Дополнительный доход предприятия составит 100000 тыс.руб. в год.
Таблица 12 – Доходы и расходы по внедрению автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления АИС ДОУ «Летограф»
| Статья | Сумма, руб. |
| 1 Доходы* | 100000 |
| 1.1 Прямая экономия средств (бумага, канцтовары и т.д.) | 35000 |
| 1.2 Увеличение производительности труда (выполнение большего объема работ) | 48000 |
| 1.3 Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации | 17000 |
| 2 Расходы* | 65500 |
| 2.1 Стоимость лицензии ПО (год) с учетом подписки | 15000 |
| 2.2 Стоимость дооснащения оргтехникой (принтеры, сканеры и т. д.) | 43000 |
| 2.3 Стоимость работ по установке и проверке системы | 5000 |
| 2.4 Обучение персонала (лекция) | 2500 |
*В качестве данных взяты средние показатели исходя из опыта внедрения автоматизированных систем на предприятия региона
Экономический эффект и экономическая эффективность от реализации мероприятия рассчитываются по формулам:
Э= Р – З, (1)
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
