Совершенствование системы документоооборота в ООО Юридической фирме Центр правовой помощи Абраменко Юлия Владимировна (1212073), страница 10
Текст из файла (страница 10)
Но самыми главнымидокументами являются Этический кодекс компании, положение об оплатетруда персонала, регламент бюджетного управления, Положение окоммерческой тайне, отчетность фирмы.При проведении анализа документов ООО «Юридическая фирма«Центр правовой помощи» были изучены документы управленческойдеятельности фирмы.Поток распорядительной документации в ООО «Юридическая фирма«Центр правовой помощи» небольшой (приказы, распоряжения,постановления, решения, указания).Данная информация показывает, что в компании есть документация,охватывающая практически все процессы управления фирмой. Важноотметить, что в компании есть документы, которые относятся к обязательнымПравила внутреннего трудового распорядка, Положение о 9 защитеперсональных данных, 9 Положение об оплате труда, 9 личные карточкисотрудников.Но помимо положительных сторон ведения документации быливыявлены и недостатки.
Несмотря на то, что в целом документационноеобеспечение в организационном управлении в ООО «Юридическая фирма«Центр правовой помощи» является эффективным, нами были выделеныпроблемы и направления совершенствования данного процесса.Недостатками документационного обеспечения управленческойдеятельности являются отсутствие систематизации по целевому назначению,видам и срокам хранения, многие документы уже неактуальны, во многихпапках отсутствует реестр. 41Самым большим недостатком распорядительной документации ООО«Юридическая фирма «Центр правовой помощи» является то, чтоотсутствуют шаблоны документов.В связи с этим каждый раз и приказ, и распоряжение выглядят поразному. Для устранения этого, на наш взгляд, глобального недостаткапредлагаю разработать шаблоны основных распорядительных документовООО «Юридическая фирма «Центр правовой помощи».Также серьезной проблемой является использование уже устаревшейжурнальной формы регистрации документов.
Такая система не даетвозможности эффективной работы с документами, в частности быстрогопоиска документа. Кроме того, ресурсы журнала намного меньше, чемресурсы специальной компьютерной программы.Поэтому одним из главных направлений совершенствования управлениядокументационным обеспечением управленческой деятельности являетсявнедрение информационной системы, которая позволит:производить ускоренный поиск необходимых документов по любомуреквизиту или реквизитам;осуществлять автоматическое формирование отчетов, сводок, ведениесправочно-аналитической работы; 49контролировать исполнение внутренней документации;предоставит возможность одновременного регистрированиядокументов на нескольких рабочих местах и т.д.Документационное обеспечение является важной частью процессовуправления и принятия управленческих решений, существенно влияющей наоперативность и качество управления. 9Отсутствие должной системы документационного обеспечения ООО«Юридическая фирма «Центр правовой помощи» негативно сказывается наэффективности деятельности управленческого персонала и другихсотрудников предприятия, поскольку их деятельность в значительной степенизависит от качества и достоверности 47 документной информации,оперативности ее 47 получения, четкой организации хранения и удобстваиспользования документов.Проведенный анализ существующего порядка документирования иорганизации работы с документами создает основы и является предпосылкойпостроения эффективной системы ДОУ.Цель оптимизации документационного обеспечения управления приведение его в соответствие с потребностями управления.
Посколькуцелесообразность и логика осуществления делопроизводственных функцийоцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизацииинформационного обеспечения управленческих решений, оперативности иточности их выполнения.3. 42 РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ СИСТЕМОЙДОКУМЕНТООБОРОТА В ОООЮРИДИЧЕСКАЯ ФИРМА «ЦЕНТРПРАВОВОЙ ПОМОЩИ»3.1.
Рекомендации по повышению эффективности управления системойдокументооборота в учрежденииПроведенное исследование и дальнейшая интерпретация результатовпоказали, что проблему документационного обеспечения 41 управленческойдеятельности необходимо рассматривать системно.Для 41 повышения эффективности документационного обеспеченияуправленческой деятельности ООО «Юридическая фирма «Центр правовойпомощи» можно порекомендовать:- для каждой из папок сделать реестр документов. Создание реестрапозволит упорядочить документы, обеспечит их быстрый поиск;- пользоваться разработанным 41 утвержденным перечнем документов,необходимых для ведения 41 делопроизводства;- утвердить в организации единые стандарты оформления документов ввиде шаблонов.
Создание единых шаблонов позволит придерживатьсяединого оформления документов, не будет необходимости по-новомупереоформлять документы, что в свою очередь снизит временные затратысотрудников;- для хранения документов и удобства их переработки поддерживатьведение электронного архива и, возможно дополнить его документамипрошлых годов.В 41 частности предлагаем выделить одну штатную единицу, которая будетзаниматься непосредственно разработкой и распространением шаблоновдокументов, для упрощения и повышения эффективности функционированияуправленческой деятельности ООО «Юридическая фирма «Центр правовойпомощи».
Примерная организационная структура аппарата директора ссектором шаблонирования документов представлена на рисунке 5.Рисунок 5 - Организационная структура аппарата директора ООО«Юридическая фирма «Центр правовой помощи» с секторомшаблонированияФункции сектора шаблонирования с другими подразделениямиаппарата директора представлены в таблице 11.Таблица 11 - Функции сектора шаблонирования во взаимосвязи сдеятельностью других подразделениями аппарата директора ООО«Юридическая фирма «Центр правовой помощи»СтруктурноеподразделениеВзаимодействие службы с подразделениями по конкретнымвопросамСектор делопроизводства Представляет и получает запросы о необходимых шаблонах ибланках документации. Предоставляет справки об имеющихсяразработках.Получает информацию о текущей деятельности фирмыОтдел документационногообеспеченияПолучает информацию о программном обеспечении и поэксплуатации вычислительной техники.
Разрабатывает планы ишаблоны документов для введения электронногодокументооборотаВзаимодействие с другимиотделамиПолучает информацию от бухгалтерии и снабжает еенеобходимыми бланками и шаблонами. Отдел кадров – снабжаетнеобходимыми документами (бланками и шаблонами) –разрабатывает и предоставляет необходимые формы. Остальнымотделениям по основной юридической деятельности помогаетразрабатывать шаблоны по заключению договоров с клиентами ит.д.Для эффективного функционирования сектора шаблонированиянеобходимо разработать комплект документов, в частности внести измененияв Положение об аппарате директора и в должностные инструкции дляработников каждого отдела.Разработка корпоративных нормативных и методических документов повопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ,проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов. 4На этапе диагностики ДОУ:изучаются (при наличии) действующие нормативнометодические документы компании (стандарты / положения /инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения ихранения документов; классификаторы, справочники и перечни посоставу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графикидокументооборота, в т.ч.
с обособленными структурнымиподразделениями компании; действующая структура и функцииподразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядокего взаимодействия с другими подразделениями компании;проводится диагностика действующей системыделопроизводства компании, включая:a) подготовку и оформление служебных документов;b) обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;c) учет и регистрацию документов;d) рассмотрение и согласование документов;e) ведение контроля сроков исполнения документов;f) обеспечение хранения и уничтожения документов;анализируется состав документов и принципы ихсистематизации;изучаются другие документированные процессы ипроцедуры компании, входящие в систему управления качеством;проводится анализ соответствия фактического состоянияработы с документами в компании положениям внутреннихнормативных документов, регламентирующих организацию системыделопроизводства; оцениваются принципы и методология построениясистемы ДОУ, формы организации документооборота компании;рассматриваются возможности оптимизациидокументооборота и внесения изменений или дополнений в локальныенормативные документы; 4выявляются и идентифицируются ключевые проблемы,формулируются пути их возможного решения.На этапе проектирования ДОУ:формулируются стратегия, политика и принципы компаниив области управления документами; требования к управлениюдокументами; определяются полномочия руководителей и специалистовпо подписанию / утверждению / визированию документов и порядок ихделегирования; распределяется ответственность руководителей испециалистов в области управления документами; разрабатываютсяпроцедуры взаимодействия подразделений компании (включаятерриториально-распределенные структурные единицы) вдокументационном процессе; выбирается модель организациидокументооборота (централизованная, децентрализованная,смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использованиядокументов;формулируются требования к документированиюуправленческой деятельности, классификации и унификации составадокументов;разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков иотдельных видов документов, в т.ч.
корпоративного документооборотамежду компанией и ее обособленными структурными подразделениями(при наличии у компании филиалов, представительств, дочернихобществ и других, самостоятельных бизнес-единиц);проектируются системы учета / регистрации, согласования,контроля исполнения и хранения документов;оптимизируются структура, функции, должностной ичисленный состав службы документации.На этапе регламентации ДОУ:происходят актуализация корпоративных нормативнометодических документов по ДОУ, внесение в них конкретных 4изменений или дополнений путем издания дополнительныхорганизационных и распорядительных документов;осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ,и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты истандарты в сфере управления документами, включая необходимыеклассификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графикидвижения конкретных документов и т.д.
4Реализация поставленной задачи по 4 совершенствованию нормативнометодической базы ДОУ позволит менеджменту 4 ООО «Юридическая фирма«Центр правовой помощи»:создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся наединой методологической основе и представленной в разработанныхлокальных нормативных документах;повысить эффективность системы управления компании засчет улучшения качества принимаемых управленческих решений иэффективного контроля их исполнения;обеспечить управленческую прозрачность и подготовитьблагоприятные условия для создания единого информационногопространства в компании;повысить корпоративную культуру персонала компании вработе с документами за счет методологического и нормативнометодического обеспечения участников этих процессов.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
