Совершенствование системы документоооборота в ООО Юридической фирме Центр правовой помощи Абраменко Юлия Владимировна (1212073), страница 5
Текст из файла (страница 5)
Активный внешний документооборот, являющейсяследствием взаимодействия ИАП с государственными органами, заказчикамиуслуг и анализа рынка.- типовидовое разнообразие. Циркулирование самых разнообразныхдокументов, среди которых можно перечислить: заявления и договора навыполнение инновационных работ и услуг, а так же аутсорсинг,организационно-распорядительные документы в виде приказов,распоряжений, инструкций, положений, планов, отчетов и т. д.- высокий объем документооборота, что связано с большимколичеством документируемых действий, многочисленностью адресатов,разнообразием документов ИАП.- широкое использование современных информационных технологий иразличных модернизированных средств управления, что связано с переходомк электронному документообороту.На сегодняшний день на рынке существует множество СЭД (ЕвфратДокументооборот, ДЕЛО, DocsVision, DIRECTUM и другие) выбор которойосуществляется в соответствии с размерами ИАП, численностьюсотрудников, задействованных в производственных операциях, а так жефинансовыми возможностями и целями ИАП.Однако, в целом для более эффективной работы ИАП необходимоиспользовать СЭД «Канцлер», созданный на платформе Lotus Domino/Notes,которая комплексно решает задачи по автоматизации делопроизводства, а 38именно по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном 38времени, их централизованному хранению, архивной обработке, 38 поиску игрупповой работе сотрудников с необходимыми документами [60, с.
41].СЭД «Канцлер» включает в себя 12 приложений-модулей, однако дляулучшения эффективности деятельности ИАП целесообразно использоватьследующие модули:«Базовая система» является основой создания и управления СЭД, ккоторому подключается 38 необходимое количество модулей, в зависимости отпотребностей 38 ИАП. Инструментальными средствами «Базовой системы»выступают графический маршрутизатор, конфигуратор, структураорганизации, рабочее место, протоколы, инсталлятор, 38 которые обеспечиваютцентрализованное управление всеми компонентами СЭД.«Делопроизводство». Модуль 38 служит для автоматизации процессовделопроизводства, движения организационной и распорядительнойдокументации и обеспечивает работу с документами с момента их полученияили создания и до 38 передачи дел в архив.Модуль «Управление персоналом» необходим для автоматизациипроцессов кадрового делопроизводства, а 38 именно: ведения штатногорасписания, хранения учётных карточек сотрудников 38 ИАП, оформления иувольнения сотрудников, учета рабочего времени, предоставления отпусков,проведения аттестации, повышения квалификации и составлениястатистической отчётности.«Договоры».
Модуль предназначен для управления договорнойдеятельностью ИАП, ведения электронного документооборота, 38 которыйобеспечивает создание, согласование, подписание, исполнение договоров 38 напредоставление инновационных услуг, изготовление инновационныхпродуктов, а так же трудовых и других договоров.Модуль «Архивное дело» обеспечивает ведение архивногоделопроизводства ИАП (передачи документов из СЭД в архив, составления 38номенклатуры дел, формирования и 38 дел для передачи в архив, ведения иучета дел в архиве).« 38 Система менеджмента качества».
38 Модуль предназначен дляавтоматизации ведения и учета документов 38 системы менеджмента качестваИАП.Таким образом, внедрение СЭД в деятельность ИАП даетсущественный экономический эффект, который определяется правильностьювыбора системы и проведения процесса внедрения, 38 растущий по мереувеличения количества документов, 38 которые находятся в электронном архиве,числа сотрудников, подключенных к электронному документообороту. 38Общие положения относительно требований к документированиюуправленческой информации и организации документооборота в органахпрокуратуры, включая их учет, подготовку, контроль исполнения документови регистрацию закреплены в ведомственных нормативных актах.В юридических кампаниях разработан порядок организации общего иэлектронного документооборота, закреплены правила работы с документами,которые содержат служебную информацию, имеющую ограниченный доступ,организации делопроизводства по обращениям граждан и с запросами наинформацию, поступающих от юридических, физических лиц, органовгосударственной власти.
Порядок регистрации сообщений о преступленияхопределяется отдельными законодательными и инструктивнымиматериалами. За содержание, качество подготовки и 83 оформления на должномуровне 83 документов, а также организацию делопроизводства и хранениедокументов в структурных подразделениях 83 отвечают их руководители [16, с.32].
83Основной задачей службы делопроизводства в юридических кампанияхявляется установление единого порядка работы с документацией сиспользованием автоматизированных систем, контроль и методическоеруководство работой с документами в отдельных структурныхподразделениях.В соответствии с возложенными на нее задачами службаделопроизводства прокуратуры:- проводит регистрацию и ведет учет документов, печатей и штампов;- обеспечивает ведение документооборота, формирование дел, иххранение и подготовку к передаче в архивное подразделение 83 прокуратуры;- осуществляет внедрение и обеспечивает контроль соблюдениярегламентов и стандартов в сфере делопроизводства отдельнымиструктурными подразделениями;- осуществляет регулярно проверку в структурных подразделенияхсостояния делопроизводства;- инициирует и принимает участие в информатизации системыделопроизводства в прокуратуре;- осуществляет контроль своевременного рассмотрения и прохождениядокументов;- разрабатывает требования к организации работы и подготовкедокументов в условиях электронного документооборота;- осуществляет анализ информации о состоянии документооборота ворганизации;- организует сохранение документационного фонда и пользование им;Документирование управленческой информации заключается всоздании документов, необходимых для принятия управленческих решений.Электронные носители информации передаются в прокуратуру толькопри наличии сопроводительного письма.
Во время принятия такихдокументов регистрируется только сопроводительное письмо. Врегистрационном штампе делается отметка о наличии электронного носителя[19, с. 336].Эффективная организация документооборота предусматривает: быстроепрохождение документов; сокращение количества инстанций, в которыедолжны поступать документы (например, во время согласования);централизацию, одноразовость операций по обработке документов,избежание дублирования во время работы с ними; использованиерациональных приемов работы с документами.Особенности организации электронного документооборота вюридических кампаниях определяются с учетом требований нормативно правовых актов в данной сфере, а также характеристик технических ипрограммных средств, которые функционируют в юридических кампаниях.В юридических кампаниях практика идет по пути создания и развитиядополнительных соответствующих структур информационной поддержки иорганизационно - управленческого обеспечения их деятельности.
Органыпрокуратуры постоянно комплектуются преимущественно специалистами(техническим персоналом) в сфере информатики, компьютерныхинформационных технологий.В юридических кампаниях также было начато внедрение сетевоговарианта компьютерной информационной системы электронногоделопроизводства и документооборота, разработаны регламенты работы сдокументами в электронной форме.В современных условиях существует проблема модернизацииорганизации и управления процессами информатизации в прокуратуре, атакже совершенствования организации документооборота в условияхприменения средств автоматизации делопроизводства, которая должнаобеспечить совместное использование автоматизированного (электронного) итрадиционного способа обработки документов [23, с.
23].В автоматизированной системе работы с документами создается банкрегистрационных данных о документах в электронном виде, с помощьюкоторого работники обеспечиваются информацией о месте нахождениякаждого документа.Службой делопроизводства для повышения эффективности работы сэлектронными документами разрабатываются такие документы:- справочник по вопросам деятельности учреждения;- список видов документов;- классификатор адресатов;- список резолюций;- перечень исполнителей;- список результатов исполнения документов.Данные справочники, могут быть использованы в системе электронногодокументооборота для поиска конкретного документа.Руководители самостоятельных структурных подразделенийпрокуратуры несут персональную ответственность за ведение документации,ежегодно обеспечивают передачу дел в упорядоченном состоянии со всемиподшитыми к ним материалами в архив прокуратуры, с отметкой исполнителяо выполненной работе для последующего хранения и пользования [21, с.330].Автоматизация документооборота осуществляется на основе отдельныхавтоматизированных функций, объединенных по своему назначению втиповые функциональные комплексы:Внедрение АИС в юридических кампаниях обеспечивает повышениекачества, подготовки документов; усиление исполнительской дисциплины;ускорение обмена информацией между организациями; упрощениепроцедуры принятия решений; сокращение количества технических ошибок;ускорение и упрощение информационных процессов; обеспечение гибкости иуправляемости процессов передачи информации; обеспечениевнутриведомственного взаимодействия, а также взаимодействия прокуратурыс государственными органами различных уровней.В современных условиях в юридических кампаниях необходимаразработка критериев для оценки эффективности осуществления контроляисполнения документов, а также качества выполнения контрольныхмероприятий, усовершенствование нормативного обеспечения организацииконтроля исполнения документов.ВыводыВ юридических фирмах автоматизация документооборотаосуществляется на основе отдельных автоматизированных функций,объединенных по своему назначению в типовые функциональные комплексы:В современных условиях в юридических кампаниях необходимаразработка критериев для оценки эффективности осуществления контроляисполнения документов, а также качества выполнения контрольныхмероприятий, усовершенствование нормативного обеспечения организацииконтроля исполнения документов.Выводы по главе 1Под документооборотом понимается 45 непрерывное движениедокументов в организации с 7 момента их получения или создания до 9завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение, 9обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления.Нормативную базу делопроизводства составляют: законодательныеакты 1 РФ в сфере документации и информации; указы и распоряженияПрезидента Российской Федерации, постановления ПравительстваРоссийской Федерации в сфере делопроизводства; нормативные правовыеакты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов,служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационногообеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в областидокументационного обеспечения управления; 1 стандраты в сфеределопроизводства и архивного дела, унифицированные системыдокументации; нормативные правовые акты, издаваемые руководствомучреждений, организаций и предприятий.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
