Совершенствование системы документоооборота в ООО Юридической фирме Центр правовой помощи Абраменко Юлия Владимировна (1212073), страница 3
Текст из файла (страница 3)
8Работа со служебными документами как составляющая общегоделопроизводства - это организация движения документов в учреждении отих создания или получения до завершения 24 выполнения и 24 передачи в архивили направление получателю. В процессе работы с документаминеобходимым является своевременное получение, контроль за ихвыполнение, надежное хранение и защита от несанкционированного доступа.Организация документооборота в большинстве случаев зависит отпринятой в организации системы управления и отображает его технологию.Неустроенность управленческих процессов и зависимых от них системдокументооборота остается, как отмечает Т. Кузнецова, основной причинойнеэффективного внедрения современных технологий. Особенно это очевиднопри автоматизации движения документов: передачи их от одного исполнителяк другому, согласовании, наложении резолюций, работе с архивом и томуподобное.Отмеченное определяет определенный уровень культуры работы сдокументами, которые создало или получило учреждение в процессе своейдеятельности.В современных условиях особое значение имеет культура организацииработы со служебными документами - это комплекс самых эффективныхсредств, форм и методов выполнения работ, связанных с обработкой идвижением готовых документов, включая получение документов, которыепоступили извне к системе, их распределение, регистрацию и доставкуисполнителям, перемещение внутри организации, защита отнесанкционированного доступа, хранения и пользования ими в текущейдеятельности учреждения, передачи в архив.Задачей культуры организации работы со служебными документамиявляется:- установление рациональной последовательности движения ипрорабатывания документируемой информации;- достижение максимальной оперативности, которая бы обеспечивалабыстрое прохождение документа от момента составления или получения квыполнению;- разработка схем прохождения основных видов документации, включаяполучение и рассмотрение входных документов, прохождения внутреннихдокументов в процессе их обработки;- обеспечение хранения служебных документов и пользования ими втекущей деятельности учреждения исполнителями;- учет новейших информационных технологий документационногообеспечения управления (ДОУ).Обеспечение надлежащего уровня культуры организации работы сослужебными документами, в первую очередь, должно осуществляться за счет:- унификации документно-информационных коммуникаций;- четкого соблюдения основных принципов работы с документами;- построения целостной системы ДОУ;- компьютеризации за счет создания электронной канцелярии и архива;- обеспечения защиты документов от несанкционированного доступа.Внедрение компьютерных технологий в делопроизводственныепроцессы требует от специалиста совершенных знаний не только в отраслиавтоматизации, но и в теории и практике менеджмента.
Четкоорганизованную технологию процесса управления, его культуру можноподать в виде набора последовательных управленческих процедур и методових решения [26, с. 45].Так, процесс подготовки управленческого решения включает такиедокументируемые процедуры:а) разработка возможных вариантов выполнения;б) оценка альтернатив, выбор и подготовка наиболее оптимальногопроекта;в) составление графика поэтапного выполнения;г) согласование с заинтересованными сторонами;д)разработка проекта конечного предписывающего документа;е) определение способа доведения задания в зависимости от видапредписывающего документа (подготовка приказа, распоряжения, поручения,решения или предписания);ж) определение способа доставки документа к исполнителям(посыльным, по почте, факсограммой или электронной почтой).Культура документооборота должна предусматривать прямоенаправление документов исполнителю и 88 однократное рассмотрение ихответственным работником.
Как показывает современная практика, вбольшинстве случаев нет 88 потребности, чтобы руководитель сначала читалписьмо-запрос, а затем подписывал ответ. Целесообразно этот запрос сразуже направлять исполнителю, который изучает его, а затем знакомитруководителя с письмом и подготовленным ответом [42, с. 51]. 88ВыводыДокументооборот – это непрерывное движение документов ворганизации с 7 момента их получения или создания до завершенияисполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение, 9 котороеобеспечивает информационную поддержку всех звеньев управления. Вусловиях автоматизации документооборота используются такие понятия, как:DMS – « архивы документов»; – DocFlow-системы - системы маршрутизациидокументов. 55Обеспечение надлежащего уровня культуры организации работы сослужебными документами должно осуществляться за счет: унификациидокументно-информационных коммуникаций; четкого соблюдения основныхпринципов работы с документами; построения целостной системы ДОУ;компьютеризации за счет создания электронной канцелярии и архива;обеспечения защиты документов от несанкционированного доступа.1.2.
Нормативно-правовые основы документационного обеспеченияв Российских организацияхНормативную базу делопроизводства составляют:- законодательные 1 РФ в сфере документации и информации; 1- указы и распоряжения Президента Российской Федерации,постановления Правительства Российской Федерации в сфеределопроизводства;- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительнойвласти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующиевопросы документационного обеспечения;- технические регламенты и национальные стандарты в областидокументационного обеспечения управления;- 1 унифицированные системы документации;- нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений,организаций и предприятий.В нормативную базу делопроизводства входят также законодательныеакты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемыеорганами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Эти актыдолжны учитываться при организации делопроизводства, прежде всегоорганами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, атакже организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на ихтерритории. 1Присутствуют такие документы как Должностная инструкциясекретаря, Типовая инструкция по делопроизводству, 14 ГОСТ Р 7.0.972016 " 65 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскомуделу. Организационно-распорядительная документация. Требования коформлению документов", 91 Трудовой кодекс РФ, 16 Федеральный законРоссийской Федерации «Об информации, информационных технологиях изащите информации» от 27 июля 2006 г. 14 No 149 - ФЗ.[7-12].Применение стандартов на унифицированные системы документацииведет к единообразию создания документов и является необходимымусловием автоматизации работы с ними и 8 понимания их содержания.
Сюданеобходимо отнести 8 действующие стандарты относительно соблюденияпринципов определения формата, 8 размещения реквизитов, правилоформления и нумерации страниц, деления и нумерации текста, приемоввыделения отдельных его частей [33, с. 138]. 8Так, названия и обозначения унифицированных форм документов,которые входят в 8 класс унифицированных систем документации, 8 можнонайти в ДК 010-98 Государственном классификаторе управленческойдокументации (ДКУД).В этом классификаторе представлены названия и обозначенияунифицированных форм документов, которые входят в 8 такие классыунифицированных систем документации (УСД):- 8 организационно предписывающая документация;- первично учетная документация;- банковская документация;- финансовая документация;- отчетно-статистическая документация;- плановая документация;- ресурсная документация;- торговая документация;- внешнеторговая документация;- ценовая документация;- документация из труда, социальных вопросов и социальной защитынаселения;- документация из бытового обслуживания населения;- бухгалтерско-учетная документация предприятий;- документация по пенсионным вопросам.Документы в юридических компаниях классифицируются последующим признакам:– Служебные и личные.Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления,резюме, автобиография и др.).Служебные документы исходят от имени 40 предприятия илипредставляют их должностных лиц.
Они включают в себя три группыорганизационно-распорядительных документов:– группа организационно – распорядительных документов – устав иструктура организации, правила внутреннего трудового распорядка,положения о 6 каждом структурном подразделении, должностные инструкции 6сотрудников;– группа распорядительных документов – постановления, указы,решения, распоряжения; указания, приказы;– группа справочно – информационных документов – письма, акты,объяснительные и докладные записки, различные справки и др.Документы по содержанию подразделяются на документы по личномусоставу, финансово-расчетные 40 организационно-распорядительные, и т.д.По 40 наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.Документы по видам классифицируют на примерные, типовые итрафаретные.По способу фиксации информации выделяют письменные,графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.Для каждого вида документов предусмотрен свой порядокдокументооборота.Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г.
N 2004-ст 61 взамен ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования коформлению документов" (принят и введен в действие постановлениемГосстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) с 1 23 июля 2017 г. введен вдействие ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. 65 Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлению документов" 19 для добровольногоприменения в РФ.Отмеченные нормативные документы и перспективные разработки,зафиксированные как соответствующие мероприятия в « Программе 91внедрения электронных документов, электронного документооборота,электронной цифровой подписи, стимулирования предприятий, учреждений иорганизаций, которые внедряют электронный документооборот».
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
