Совершенствование системы документоооборота в ООО Юридической фирме Центр правовой помощи Абраменко Юлия Владимировна (1212073), страница 4
Текст из файла (страница 4)
91Третью группу нормативной базы составляют разнообразные типовые ипримерные 8 инструкции из делопроизводства конкретных органовзаконодательной и исполнительной власти, органов местногосамоуправления, которые разработаны на основе « 8 Примерной инструкции» и«Инструкции из делопроизводства за обращениями граждан». Этонормативные акты, которые регламентируют осуществление специальногоделопроизводства.Учитывая, что нормативно правовые акты, которые регулируюторганизацию делопроизводства в Российской Федерации, имеютограниченные сферы применения и касаются или отдельных вопросов работыс документами и отдельных групп документов, или определенныхучреждений, в интересах как государства и общества в целом, так иотдельных граждан, необходимо обеспечить такую культурудокументирования, при которой создание служебной документациипроисходило бы должным образом и за единственными правилами.Тем более, что для принятия взвешенных квалифицированныхуправленческих решений экономические методы управления постоянноформируют новые потребности специалистов в полной, оперативной идостоверной документируемой информации.В 2001 г.
Международной организацией стандартизации был выданСтандарт ISО 15489-2001 « Информация и документация — управлениедокументацией».Поскольку Стандарт ISO 15489-2001 касается работы с документами 8всех видов и на всех носителях, созданных или полученных организацией(государственной и негосударственной) в процессе ее деятельности, а такжефизическими лицами (субъектами предпринимательской деятельности), в нем 8определенно обязанности организации во время реализации процессов 8документирования, предоставляются рекомендации относительно разработкиполитики управления документацией у организации и связанных с нейпроцедур, систем и процессов.В 8 международных стандартах управление документациейрассматривается как часть системы управления качеством, 8 котороеосновывается на требованиях стандартов ISO 9001, 8 ISO 10000 и ISO 14001.Эти стандарты уже используют ведущие предприятия 8 России.
СтандартISO-15489 - это изложение оптимальной методики управлениядокументацией, которая предназначена как для специалистов в 8 отраслиуправления документацией, так и для специалистов из других сфердеятельности, в частности разработчиков новых информационных программи систем.Общий концептуальный характер стандарта 8 делает его пригодным дляиспользования в любой организации, независимо от ее статуса и направлениядеятельности, обеспечивая при этом современный подход к управлениюдокументацией [14, с.
288]. 8Принимая во внимание сегодняшний опыт внедрения международныхстандартов, доработано гармонизированный ДСТУ ICO- 15489, которыйвступил в силу в 2007 году. Целесообразным также является внесениенационального аналогу стандарта дополнений с образцами документовсогласно нормам отечественной практики, его согласования с существующейв России нормативно-правовой базой, с нормативными ссылками на акты,которые регулируют те или другие процедуры. Необходимо также регулярнопроводить для работников делопроизводственных и архивных службсеминары по вопросам применения международных норм.ВыводыПриказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г.
N 2004-ст 61 взамен ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования коформлению документов" (принят и введен в действие постановлением 23Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) с 1 23 июля 2017 г. введен вдействие ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. 65 Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлению документов" 19 для добровольногоприменения в РФ.Целесообразным также является внесение национального аналогастандарта дополнений с образцами документов согласно нормамотечественной практики, его согласования с существующей в Россиинормативно-правовой базой, с нормативными ссылками на акты, которыерегулируют те или другие процедуры.
Необходимо также регулярнопроводить для работников делопроизводственных и архивных службсеминары по вопросам применения международных норм.1.3. Особенности и тенденции развития организациидокументооборота современного предприятияВ современных условиях эффективность работы организации вомногом зависит от скорости управления информацией. Сотрудникивынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработкунеобходимых документов и информации. Как правило, объем такойинформации с каждым днем только увеличивается.Ручной поиск и обработка документов становится источником многихпроблем в организации. Надежность хранения информации и легкий доступявляется залогом успешной работы. Внедрение электронногодокументооборота позволит значительно повысить эффективность и качестводеятельности сотрудников и даст ряд преимуществ по сравнению с ручнойобработкой документов [38, с.
31].Под системой электронного документооборота (СЭД) 50 понимаетсясистема автоматизации работы с информационными документами, 50 котораяосуществляется на протяжении всего их жизненного цикла ( 50 классификация,создание, хранение, изменение, поиск и др.), а также процессоввзаимодействия между работниками.К основным преимуществам системы электронного документооборота 22относятся:- сокращение времени доступа к информации - электронныйдокументооборот позволяет избежать бумажного движения документов,любой документ может быть направлен по электронной почте или за счетсредств коммуникации системы электронного документооборота;- сокращение дублирования документов и информации - в системеэлектронного документооборота одна копия документа может быть доступнавсем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям,находящимся за пределами организации;- упрощение доступа к данным - системы электронногодокументооборота позволяют получить доступ к необходимым данным засчет средств поиска;- 22 оптимизация хранения документов и данных - единое хранилищеданных снижает необходимость хранить множество копий документов;- средства доступа и индексации документов, которые используютсистемы электронного документооборота, позволяют пользователяммгновенно получать доступ к необходимым документам и прочейинформации;- автоматизация бизнес-процессов - системы электронногодокументооборота предполагают выполнение заданного процесса обработкидокументов, на основе действий с документами могут автоматическиобновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы,устанавливаться связь с внутренними и внешними пользователями;- улучшение качества обслуживания клиентов - за счет быстрогодоступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответына свои запросы;- повышение дисциплины и качества работы - системы электронногодокументооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников.
22Система не позволит сотрудникам нарушить правила. Все документыхранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядокдвижения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа, невыполнив заданных действий;- повторное использование информации - за счет электроннойобработки и хранения информации появляется возможность многократногоиспользования данных, внесенных в систему;- 22 повышение качества данных - в электронных системахдокументооборота множество форм и документов заполняютсяавтоматически, что снижает риск возникновения ошибок, 22 это позволяетсократить количество повторных проверок документов и их корректировок;- повышение сохранности документов и информации - за счет средствразграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников кинформации и документам, наличие единой базы позволяет осуществлятьархивирование и восстановление информации в короткий период времени.
22Сфера применения электронного документооборота в организацияхрасширяется и преобразовывается. Оптимизацию документационногообеспечения управленческой деятельности посредством внедренияавтоматизированной системы на предприятии, несомненно, следуетрассматривать как нововведение [45, с. 34].В зависимости от инновационного потенциала выделяют два основныхтипа нововведения:- радикальные - базовые, открывающие принципиально новыевозможности, вносящие качественные изменения в способы человеческойдеятельности;- модифицирующие, обеспечивающие улучшение существующихспособов и форм работы.Внедрение системы электронного документооборота относится ккатегории радикальных преобразований. В крупных организациях смногообразием решаемых задач и многочисленностью структурныхподразделений, как пунктов прохождения и обработки документов, зачастуювозникает необходимость поэтапного включения структурных подразделенийв проектируемую систему и в компьютерную сеть.Определяется круг структурных звеньев, подразделений, которые будутвключены в первую очередь системы, и очередность включения в системудругих структурных подразделений и служб.
Как правило, это службы,непосредственно занимающиеся делопроизводственным обслуживанием [50,с. 300].Целесообразно включить в сети пользователей подобного уровня одноили несколько основных производственных подразделений, для накопленияинформации и наиболее рациональной организации работы.Поэтапное внедрение системы позволяет:- рациональнее использовать имеющуюся аппаратную базу;- облегчает адаптацию персонала к новым условиям работы;- позволяет вносить необходимые корректировки в систему на болееранних этапах внедрения.В деятельности современного инновационно-активного предприятия(ИАП) документы служат основным методом распространения информации иважнейшим средством коммуникации, как внутренней (междуподразделениями и сотрудниками), так и внешней (другие ИАП, государство,заказчики услуг).Управление данным процессом напрямую влияет не только наинновационную деятельность и активность, но и эффективность управленияИАП в целом, однако существует множество проблем, связанных ссистематизацией, обработкой и хранением документов, такие как:- потеря документов;- накапливание множества документов, назначение которых неизвестно;высокая вероятность утечки информации;- затрата большого количества рабочего времени на поиск иформирование документов.Решить данные проблемы можно с помощью системы электронногодокументооборота (СЭД), базирующейся на современных информационныхтехнологиях.СЭД - это система автоматизации работы с документами от момента 14 ихсоздания, 23 изменения до передачи на хранение, 63 осуществления поиска иклассификации, а также процессов взаимодействия между сотрудникамиИАП.Среди основных преимуществ внедрения СЭД в деятельность ИАПвыделим:- сокращение временных, материальных издержек и повышениекачества оказываемых инновационных услуг и выпускаемых инновационныхпродуктов;- возможность отслеживания действий каждого сотрудника нанеобходимом этапе.При разработке, выборе и внедрении СЭД следует учитывать спецификуработы с документами в деятельности ИАП, важными особенностямикоторой являются:- высокий уровень требований к работе с документами, в связи с тем,что большая часть документов ИАП содержит информацию, связанную синновационной деятельностью предприятия (схемы и чертежиинновационных продуктов, проекты инновационных услуг и процессов,экспертная документация);- конфиденциальность, в связи с наличием новейших разработок,модернизированных данных и инновационных проектов, которые должныхраниться в тайне с целью повышения конкурентоспособности истрессоустойчивости выпускаемых инновационных продуктов ипредоставляемых услуг.Необходимость ведения закрытого и открытого документооборота сцелью обеспечения безопасности разработок.- динамичность.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
