Диссертация (1024839), страница 29
Текст из файла (страница 29)
Поэтому основными задачамиинформационной системы будут являться:формирование выборок отслеживаемых, контролируемых показателей;осуществление обработки и агрегирования полученных данных;формирование механизмов создания отчетности о текущем состояниипрограммы;формирование прогнозных показателей и тенденций реализациипрограммы.Для решения упомянутых задач требуется:определение объектов мониторинга и формирование индикаторовмониторинга;организация сбора информации;организация информационного обмена и анализа информации;организациякадрового,технического,финансовогообеспеченияпроцессов мониторинга.Организация сбора информации является важным этапом, так какопределяются инструменты сбора и анализа информации, которые будутиспользоваться в дальнейшем.
От инструментария зависит эффективность всейпоследующей деятельности в рамках функционирования системы контроллинга.На данном этапе формирования мониторинга требуется решить следующие задачи:формализация процедур, инструментов и методов мониторинга;определение статуса мониторинга в организационной структуреуправления;определение инструментов сбора и анализа информации;формирование системы отчетности по мониторингу;выбор технического и программного обеспечения для реализации задачмониторинга.Вопросы формализации процедур являются наиболее важными, так каквключают в себя детальное описание всех остальных аспектов организации182мониторинга.
В качестве обязательного элемента выступает план мониторинга,включающий в себя информацию о целях, средствах и обеспечении мониторинга.Следует отметить прямую зависимость плана мониторинга от содержанияпрограммы,таккаконадолжнасодержатьописаниеиспользуемогоинструментария. Существует значительное число методов сбора и обработкиинформации, некоторые из которых являются специфическими.Составприменяемыхметодовмониторингапроектаопределяетсяиспользуемыми концепциями мониторинга.Современные методологические подходы можно объединить в двеконцепции - концепцию логической структуры (LFA, Logical Framework Approach)и концепцию управления освоенным объемом (EVM, Earned Value Methodology).Концепция LFA подразумевает, что каждый индикатор мониторинга должен бытьпривязан к какой-либо цели или задаче проекта, характеризуя степень еевыполнения, а также связанные с этим последствия.
Концепция EVM основана наиспользовании факторного анализа для оценки отклонений, вызванных срывомрасписания и изменением затрат. Концепция LFA является важным инструментомувязки миссии и стратегических целей с текущими результатами. Концепция EVMсвязана с расчетом конкретных индикаторов реализации проекта по срокам истоимости.В качестве инструментов сбора и анализа информации в LFA используетсяширокий спектр методов, так как применяемые показатели могут носитькомплексный характер, учитывая качественные факторы. Инструменты концепцииEVM проще, так как практически вся необходимая информация может бытьполучена из плановых или первичных учётных документов.Инструментарийсистемымониторингавключаетвсебя:методыформирования выборки, базовые методы мониторинга, групповые методы, методыотслеживания изменений во времени, методы анализа взаимосвязей и методыранжирования и расстановки приоритетов (Таблица 12).Методы формирования выборки используются в том случае, если природаобъекта мониторинга не позволяет производить сплошное наблюдение, либо если183такое наблюдение экономически нецелесообразно.
Существует два методаформирования выборки - случайное формирование, наиболее подходящее дляколичественных данных, и целенаправленное формирование, подходящее длякачественных данных. Элементы выборки отбираются по заранее определённымкритериям, например с использованием квот или кластерного подхода.Наиболее важной группой методов в концепции LFA являются: метод анализа документов: мониторинг в большинстве случаев сводится кизучению документации в бумажном или электронном виде; метод наблюдения и измерения: требуемую информацию невозможнополучить из уже имеющихся документов; метод инспектирования: контроль соответствия реального положения сполученными документами; метод опросных листов: определение показателей экспертным путем; метод интервью: при слабой структурированности объектов мониторинга; метод сетевых графиков: выступает как важное средство визуализациииерархической структуры работ и как источник входных данных для анализарасписания работ.Групповые методы включают мозговой штурм, метод номинальных групп,метод синектики, метод Дельфи и пр.
Данные методы наиболее актуальны прииспользованииконцепциилогическойструктурыдляформированиясогласованного мнения заинтересованных стран.К группе методов отслеживания изменений во времени относятся: ведение реестров критических событий: фильтрация событий, которыетребуют внимания и реагирования; ведение дневников мониторинга: объединяет рабочий план мониторинга иосновные результаты проведенных мероприятий; анализ трендов: сравнительные таблицы, графики, гистограммы, круговыедиаграммы, диаграммы рассеивания.184Таблица 12.Инструменты сбора и анализа информации в мониторинге185Метод анализа взаимосвязей применяется для выявления зависимостеймежду различными факторами, воздействующими на показатели.
Группа включаетдиаграммы связей (mind maps), причинно-следственные диаграммы (диаграммыИсикавы), диаграммы Венна, матрицы связей, диаграммы spider-web (иногданазываются M&E wheels) и пр.Методы ранжирования и расстановки приоритетов: простое ранжирование,балльная оценка, матричная оценка, метод анализа иерархий.Описанная выше совокупность методов, используемых в концепции LFA, непретендует на полноту: в зависимости от проекта, количества заинтересованныхсторон, состава индикаторов и других причин могут быть использованы другиеинструменты и приемы.Инструменты концепции EVM схожи с приведённой классификацией. Израссмотренных выше методов в концепции EVM находят применение: анализдокументов, инспектирование, сетевые и ленточные графики, реестры критическихсобытий и анализ трендов.
Анализ данных мониторинга в концепции EVMпроизводится в двух формах – исследование графиков базовых характеристикпроекта и составление расчётных таблиц.Выборприменяемыхметодоввомногомопределяетсясоставомдокументации: форм сбора информации, форм вспомогательной документации дляанализа первичной информации и форм итоговой отчётности по мониторингу.Рациональныйвыборподходящихинструментовсбораианализаинформации определяет эффективность функционирования системы мониторингареализации программы и, как следствие, влияет на эффективность системыконтроллинга.Мониторинг является механизмом контроллинга для осуществлениярегулярного и своевременного надзора за контролируемыми показателями,выявляя величину отклонения фактических результатов от запланированных иопределяя причины этих отклонений.Общая схема процесса мониторинга инвестиционной программы содержитследующие основные этапы (Рисунок 4.5).186Рисунок 4.5.
Схема процесса мониторинга инвестиционной программыЭтап первый: создание системы отчетных показателей, необходимых дляпоследующего расчета агрегированных, аналитических, различных абсолютных иотносительныхпоказателей,которыемогутохарактеризоватьрезультатывнедрения программы.Этап второй: создание системы контролируемых показателей, включающихпоказатели, демонстрирующие фактические результаты, достигнутые в процессереализации программы, предусмотренные количественные значения, которыечетко соответствуют системе показателей программы. Разрабатывать системупоказателей необходимо в соответствии с алгоритмами расчета отдельныхконтролируемых показателей, используя первичную информационную базусистемы контроллинга.187Этап третий: визуализация структуры и форм контрольных отчетов,позволяющих создать систему предоставления контрольной информации.
Формаотчета должна быть типовой и может содержать следующую информацию: плановое значение контролируемого показателя; фактическое, достигнутое значение контролируемого показателя; величинуотклонениязначенияконтролируемогопоказателяотзапланированного; причины отклонений и ответственных.Этап четвертый: определение периодов контроля, включающих как контрольпо всей программе, так и по каждому мероприятию отдельно, в разрезеисполнителей по каждой совокупности контролируемых показателей в целом и т.п.Размер периода определяется в том числе нормативно-правовыми актами, а такжес учетом эффективности реализации программы и сроками достижениянамеченных результатов.
Для стратегических программ можно выделить:квартальный контрольный отчет;годовой контрольный отчет;многолетние отчеты.Этап пятый: выявление отклонений фактических значений показателей отзапланированных. Расчеты отклонений могут быть выполнены в абсолютных и вотносительных показателях. Можно привести следующую классификациюотклонений по относительным показателям:отрицательные «пустые» отклонения;положительные отклонения;отрицательные «критические» отклонения.Возможна и иная классификация или градация отклонений, для этогодолжен быть определен критерий, который может быть разделен по периодамконтроля.Этапшестой:анализпричинотклонений,проводимыйврамкахмуниципального образования, по разным мероприятиям и исполнителям.188Анализируем показатели, которые отклоняются от целевых нормативов.
Каждоеотклонение необходимо проанализировать и выявить его причины.Можно ввести следующую градацию уровня выполнения:в – выполнено;н - не выполнено;р – реализуется (успешно).В целом формулу оценки выполнения программы на период времени t можнопредставить в следующем виде:pnNNBнΠ(t)=(∑Nn=1 An (t) + ∑n=1 An (t)+∑n=1 An (t)):∑n=1 An . (4.37)Таким образом, показатель П(t) позволяет оценить выполнение программыразвития ТКО. Естественно, что оценка реализуемого мероприятия являетсяэкспертной и зависит от качества экспертизы.
На основании оценки выполненияпрограммы могут приниматься различные решения:корректировка целей;корректировка показателей Программы;корректировка мероприятий.Однако наиболее перспективным направлением является воздействие намероприятия, которые выполняются со значительным отставанием или вообще невыполняются.Мониторинг инвестиционной программы нацелен на удержание показателейв определенных границах. Надо формировать правдивую информацию обиспользовании ресурсов как по направлению источников их приобретения, так инаправлению использования, списания, затрат. Итоги мониторинга могут бытьиспользованы как для контроля за процессом реализации программы, так и длярешения других задач.Информация–важныйинструментконтроллинга,специалистыконтроллинга должны держать руку на пульсе всех информационных потоков,особенно касающихся инвестиций, они должны наблюдать за эксплуатационнымпроцессом инвестиционных объектов, за динамикой цен, за изменениемпоказателей и информацией отчётов о прибылях и убытках [245].189Ответственные за исполнение программы обязаны вести бухгалтерский ианалитический учёт, записи и счета в соответствии с установленнымизаконодательством и внутренними регламентами правилами бухгалтерского учетас целью надлежащего отражения деятельности и финансового положения дел покаждой программе.
Кроме этого они обязаны представлять отчёты о процессереализации программы, не умалчивая вероятность возникновения проблем инарушений.В процессе мониторинга программы специалистами контроллинга должныосуществляться плановые посещения исполнителей для непосредственногоознакомления с ходом реализации программы. Кроме того, поводом для такихпосещений могут быть: несвоевременное поступление платежей; потеря важного поставщика; форс-мажорные обстоятельства; изменения в руководстве; срывы в обеспечении объекта; глобальные изменения в структуре расходов; изменения в условиях платежа.Вслучаевозникновениянепредвиденныхситуацийспециалистамконтроллинга надо в первую очередь понять размеры проблем и затем разработатьи предложить варианты рекомендаций.Изучив состояние, контроллер формирует и представляет отчёт оботклонениях, возможности возникновения проблемных ситуаций и наличииотклонений фактического хода работ от запланированных, в том числе поплатежам, а также формирует и разрабатывает рекомендации по внесениюизменений в ход реализации инвестиционной программы.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
