УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ Принятие решений 2007 (1176963), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

Нельзя ли использовать вредные факторы и функции?

Какие дополнительные функции может выполнять данный объект?

Где в объекте (процессе) заложены излишние запасы? Как их сократить?

План действий при использовании контрольных вопросов может быть следующим:

1. Уточнить проблему.

2. Выбрать список контрольных вопросов, наиболее соответствующих характеру решаемой проблемы.

3. Последовательно рассмотреть каждый вопрос списка, пытаясь использовать заложенную в нем информацию для решения проблемы.

4. Фиксировать все возникающие идеи и дополнительную информацию, которую необходимо привлечь к процессу поиска.

5. Результатом использования списков может быть целый спектр оригинальных решений или переосмысление проблемы и формулирование ее с других позиций с целью дальнейшего поиска решений.

Список контрольных вопросов Эйлоарта

Это список вопросов, составленный английским изобретателем Т. Эйлоартом. В сущности он дал "программу" работы способного изобретателя, который с фантастической настойчивостью пытается решить задачу.

Некоторые вопросы требуют развитого воображения, другие – глубоких и разносторонних знаний. Есть и вопросы по-своему очень тонкие, свидетельствующие о богатом опыте и наблюдательности автора. Интересен этот список еще и тем, что многие его вопросы в той или иной степени совпадают с идеями, вошедшими в арсенал ТРИЗ.

Список контрольных вопросов по Эйлоарту выглядит так:

1. Перечислить все качества и определения предлагаемого изобретения, изменить их.

2. Сформулировать задачи ясно. Попробовать новые формулировки. Определить второстепенные и аналогичные задачи. Выделить главные.

3. Перечислить недостатки имеющихся решений, их основные принципы, новые предложения.

4. Набросать фантастические, биологические, экономические, молекулярные и другие аналоги.

5. Построить математическую, гидравлическую, механическую и другие модели (модели точнее выражают идею, чем аналоги).

6. Попробовать различные виды материалов, состояния веществ, эффекты, виды энергии: газ, жидкость, твердое тело, гель, пену, пасту и др.;

7. теплоту, магнитную энергию, электрическую энергию, свет, силу удара и т. д.;

8. различные длины волн, поверхностные свойства и т. п.;

9. переходные состояния - замерзание, конденсация, переход через точку Кюри и т. д.;

10. эффекты Джоуля-Томсона, Фарадея и др.

11. Установить варианты, зависимости, возможные связи, логические совпадения.

12. Узнать мнение некоторых совершенно неосведомленных в данном деле людей.

13. Устроить сумбурное групповое обсуждение, выслушивая все рассуждения и каждую идею без критики.

14. Попробовать "собственные" (личные) решения: хитрое, всеобъемлющее, расточительное, сложное.

15. Спать с проблемой, идти на работу, гулять, принимать душ, ехать, пить, есть, играть, играть в теннис – все с ней.

16. Бродить среди стимулирующей обстановки (выставки, технические музеи, магазин для технического творчества), просматривать журналы.

17. Набросать таблицу цен, величин, перемещений, типов материалов и т. д., разных решений проблемы или разных ее частей, искать проблемы в решениях или новые комбинации.

18. Определить идеальное решение, разрабатывать возможные.

19. Видоизменить решение проблемы с точки зрения (скорее или медленнее) размеров, вязкости и т. п.

20. В воображении залезть внутрь механизма.

21. Определить альтернативные проблемы и системы, которые изымают определенное звено из цепи и таким образом создают нечто совершенно иное, уводя в сторону от нужного решения.

22. Чья это проблема? Почему его?

23. Кто придумал это первый? История вопроса. Какие ложные толкования этой проблемы имели место?

24. Кто еще решал эту проблему? Чего он добился?

25. Определить общепринятые граничные условия и причины их установления.

Совершенствование работы организации
методом контрольных вопросов

Метод Контрольных Вопросов ещё называют Сократикой в честь Сократа, владевшего искусством находить истину, задавая наводящие вопросы.

Достоинства Метода Контрольных Вопросов в том, что он методически прост, универсален и очень эффективен, если, конечно, ведут анализ заинтересованные профессионалы неспешно и тщательно. Кроме того, пользованию этим методом можно легко научиться.

Итак, МЕТОДИКА работы методом контрольных вопросов:

1. Четко ставится задача.

2. Профессионалы формируют возможно более полный (и умный!) список контрольных вопросов по выбранной тематике.

3. Менеджер определяет лиц (временную рабочую группу или сам), способ и сроки ответов на эти вопросы. Если надо, дополняет вопросы.

4. При ответах на вопросы проясняется ситуация и решаются поставленные задачи.

На этом, собственно, и заканчивается классический метод контрольных вопросов. Далее следует подготовка к реализации и реализация найденных идей.

Цели предлагаемых ниже вопросов:

• анализ и совершенствование работы Организации,

• дополнительная информация об Организации,

• определение "болевых точек" и скрытых дефектов,

• выявление проблем и задач, которые надо решить, чтобы Организация хорошо работала, (Бывает не трудно сделать, а трудно увидеть причину).

• решение выявленных задач (например, методами ТРИЗ),

• сплочение коллектива (человек влюбляется в то, что он улучшает), обучение сотрудников в процессе работы.

Приведенные ниже контрольные вопросы составлены безотносительно к профилю работы организации и ориентировочно сгруппированы в следующие разделы.

1. Глобальные цели организации.
2. Стратегия реализации целей организации.
3. Структура организации.
4. Управление
5. Состав работников организации.
6. Стиль управления и способности руководителя.
7. Маркетинг.
8. Экономика организации.
9. Экспортный маркетинг.
10. Конкуренты.
11.Общее резюме.
12. Демонстрационные примеры.

1. Цели организации

1.1. Имеется ли МИССИЯ и БИЗНЕС-ИДЕЯ организации, где четко сформулированы Цели?

1.2. Имеется ли Бизнес-план, Бизнес-модель?

1.3. Кто ставит цели в Организации, кто участвует в их постановке?

1.4. Какой должна быть Организация через 5, 10, 20 лет?

2. Стратегия организации

2.1. На каком этапе развития (по Грейнеру) находится Организация?

2.2. Кому нужна Организация? Чьи интересы замыкаются на организацию?

2.3. Знает ли менеджмент, что надо делать, чтобы Организация развивалась?

2.4. Имеет ли менеджмент стратегию развития Организации? Ищет ли он работу под имеющихся людей или он готов изменить структуру Организации в соответствии с новыми задачами? Владеет ли он системным и функциональным подходами.

2.5. Готова ли Организация к кризису? Что должно произойти, чтобы организация развалилась? Есть ли у Организации надежные «тылы»? Готова ли организация к краху своих поставщиков?

2.6. Сильные и слабые стороны Организации. Какие задачи много лет не решаются? Какие элементы Организации отстают в развитии?

2.7. ХОРОШО ЛИ ИЗУЧАЕТСЯ РЫНОК? Талантлив ли менеджер по маркетингу? Активны ли брокеры, профессионален ли товаровед?

2.8. МИНИМАКСНЫЙ АНАЛИЗ: Каковы предельные возможности развития организации в данном регионе (области)? Сколько потенциальных покупателей? Почему покупают так мало? При каком обороте и какой минимальной прибыли организация еще может существовать? Велики ли издержки Организации?

2.9. Что произойдет, если организация перестанет функционировать? Что будет с людьми, менеджментом, имуществом?

2.10. Какие дополнительные задачи может выполнять организация?

2.11. Может быть, надо продавать не только ТОВАР, но и УСЛУГИ (в том числе информационные, посреднические...)? Например, продавать лекарства и оказывать некоторые виды терапии: физио-, анимало-, водо-, психо- и т.д.

2.12. Можно ли уменьшить или использовать "отходы"?

2.13. Где заложены излишние запасы и можно ли их сократить?

2.14. Какой элемент (подразделение) Организации самый "слабый", который всю организацию "тянет вниз"? Как его усилить?

2.15. Какие факторы в работе Организации самые вредные для Организации?

2.16. Кто конкуренты? Что Вы о них знаете? Как их победить?

2.18. Как "обрести" постоянных клиентов?

3. Структура организации

Структура - это совокупность элементов и взаимосвязей между ними. Структура более консервативна нежели цели!

3.1. Сбалансирована ли структура Организации с функциями Организации? Все ли функции Организации выполняются? Хорошо ли они выполняются? Что значит хорошее выполнение функций?

3.2. Выдержит ли имеющаяся структура Организации проверку на функционально – целевое моделирование подразделений?

3.3. Без каких подразделений Организация может работать, без каких не может (эти подразделения главные)?

3.4. Какую организационную структуру можно взять за прототип?

3.5. Сбалансирована ли работа всех подразделений Организации между собой?

4. Управление

Управление - это наука о постановке ЦЕЛЕЙ и достижении РЕЗУЛЬТАТА.

Чем выше уровень управления, тем выше цена ошибок.

4.1. Имеется ли в организации хорошо отработанная организационная структура? (Функции/исполнители). Постоянно ли она совершенствуется? Каких функций и исполнителей недостает? Имеется ли ненужное дублирование?

4.2. Определены ли параметры управления, показатели деятельности подразделений?

4.3. Как децентрализовано управление в Организации? Сколько степеней иерархии?

4.4. Как Вы оцениваете эффективность указаний Вашего руководства?

4.5. Налажены ли вертикальные и горизонтальные связи между подразделениями и между сотрудниками?

4.6. Каждый ли сотрудник четко знает свои обязанности и решает свои задачи?

4.7. Какова процедура планирования?

4.8. Кто ставит задачи сотрудникам, в том числе и ежедневные?

4.9. Четко ли определен уровень ответственности за качество работы каждого сотрудника, в том числе и материальный?

4.10. Сбалансировано ли управление по следующим связям:

• Обязанности - Права

• Власть - Ответственность

• Задачи - Ресурсы

• Разделение обязанностей - Взаимозаменяемость сотрудников

• Поощрение - Наказание

• Централизация - Децентрализация?

4.11. Какие информационные потоки должны действовать в Организации?

4.12. Четко ли отлажены информационные потоки внутри и вне Организации.

4.13. Какие работы и хранение какой информации можно компьютеризировать?

4.14. Нужен ли Организации ИНТЕРНЕТ?

4.15. Не поступает ли поставщикам и потребителям не нужная им информация о делах Организации? Какой нужной информации не поступает?

4.16. Что в Организации оставлено "на самотёк"?

И т.д.

Метод контрольных вопросов (Чек-листы)

Повторение старых ошибок снова и снова - проблема, о которой писал ещё библейский царь Соломон. С тех пор прошло больше двух тысяч лет, но мало что изменилось. Повторение одних и тех же проблем актуальная ситуация в современных организациях не только среди менеджеров, но и среди людей, чья работа сложна и разнообразна, поскольку трудно удержать в голове несколько дел сразу, одновременно выполняя разные задачи. Даже опытные сотрудники время от времени что-нибудь забывают или делают не так.

Прежде чем выявлять причины появления одних и тех же ошибок, нужно выявить типичные ошибки, которые можно разделить на три категории:

• Типичные ошибки действия

• Типичные ошибки бездействия

• Типичные ошибки незнания

Разберём этот список по пунктам.

Ошибки действия происходят, когда человек, искренне пытаясь сделать "как лучше", предпринимает то, чего делать ни в коем случае не должен. Программист "дорабатывает" и без того работающую программу, токарь пробует самостоятельно починить заклинивший станок, пресс-секретарь пытается втиснуть в пресс-релиз всё, что он знает. Другая разновидность ошибок действия, когда работник концентрирует усилия на второстепенных вещах, пренебрегая главными. В результате работа кипит, но результата нет.

Ошибки бездействия происходят, когда человек не делает что-то из того, что необходимо для качественного выполнения его работы. Сборщик не затягивает гайку, медсестра не дезинфицирует место укола, журналист забывает уточнить имена героев статьи и названия организаций. В итоге работа оказывается недоделанной либо сделанной неправильно, некачественно.

Ошибки незнания заключаются в том, что человек не использует сильные и эффективные способы решения задачи и приемы, поскольку не знает или не помнит об их существовании. Во многих творческих видах деятельности, где одна задача может иметь множество разных решений, а также в работе с людьми зачастую существуют профессиональные приёмы-усилители, позволяющие выполнить ту же работу быстрее и/или качественнее. Однако многие специалисты либо не владеют этими приёмами, либо считают их слишком сложными или слишком малоэффективными, либо не знают, что они применимы в данном конкретном случае, и поэтому не пользуются ими.

В отличие от ошибок бездействия, в результате которых работа оказывается недоделанной, ошибки незнания всё ещё позволяют качественно выполнить работу "дедовскими методами". Однако на это уходит слишком много времени, сил или других ресурсов. Поэтому если известен какой-то надёжный способ делать работу быстрее и эффективнее, но Вы или Ваши сотрудники им не пользуются - это, несомненно, типичная для Вашей работы ошибка незнания.

Технология формализации решений

Характеристики

Список файлов книги