Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами (2-е изд., 2004) (1095896), страница 71

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 71)

Другими словами, считается, что работавыполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат;» метод детального контроля, который предусматривает выполнение оценокпромежуточных состояний выполнения работы (например, завершенность детальнойработы на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели работыдостигнуты наполовину). Данный метод более сложный, поскольку требует отменеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессевыполнения. Для этого организации, реализующие проекты разрабатывают своивнутрикорпоративные шкалы для оценки степени выполнения работ.

Как правило, этаинформация является закрытой, так как содержит данные о применяемых в организациитехнологиях выполнения работ и специфичной для каждого конкретного проекта ивыполняющей его организации.Отметим, что точное представление о состоянии выполняемых работ проекта метод«детального контроля» дает только в том случае, если оценки завершенности работ делаютсякорректно. В большинстве же случаев применение метода «0—100» в сочетании сдостаточной степенью детализации задач дает приемлемые результаты.Иногда встречаются несколько модифицированные варианты метода детального контроля:» метод 50/50, в котором имеется возможность учета некоторого промежуточногорезультата для незавершенных работ.

Степень завершенности работы определяется вмомент, когда на работу израсходовано 50% бюджета;» метод по вехам, который применяется для длительных работ. Работа делится на частивехами, каждая из которых подразумевает определенную степень завершенности работы.Используя один из этих методов, менеджер может разработать интегрированную системуконтроля, которая позволяет сосредоточить внимание на степени завершенности работ, а нетолько на временных и объемных параметрах проекта и удовлетворяет критериямобоснования финансирования.Данные, необходимые для контроля основных параметров проекта, представлены в табл.15.2.1.Таблица 15.2.1Критерии для контроля и требуемые данныеКритерий контроляКоличественные данныеВремяПланируемая дата начала/окончанияи стоимостьФактическая дата начала/окончанияОбъем выполнения работ Объемпредстоящих работ Другие фактическиезатраты Другие предстоящие затратыКачествоОрганизацияСодержаниеработыКачественные данныеПроблемы качестваВнешние задержки Проблемывнутренней координацииресурсовИзменения в объеме работТехнические проблемыОбычно количественные показатели собираются на уровне работ или пакетов работ изатем обобщаются для верхних уровней контроля в соответствии со структурой СРР.Поскольку оценки выполнения проекта в целом и отдельных его этапов рассчитываются наосновании данных о выполнении детальных работ, важно на этапе разработки системыконтроля выбрать соответствующие весовые коэффициенты для определения обобщенныхпоказателей.Например, использование в качестве весовых коэффициентов продолжительностей работприводит к тому, что основной вклад в процент выполнения составной (укрупненной)работы будут вносить наиболее длительные дочерние.

Вес работы может устанавливаться всоответствии с ее плановой стоимостью. Как правило, плановая стоимость являетсядостаточно надежным показателем значимости работы. Иногда расходы и объемы работ несвязаны напрямую, например, в случае использования в процессе реализации работ дорогихматериалов и оборудования. Возможно, более удачным в данном случае будет определятьудельные веса работ на основе расходов, связанных только с использованием ресурсов илипланового объема. Это позволяет устранить искажения, которые стоимость основных фондоввносит в анализ расходов, связанных с оплатой ресурсов.15.3.

Измерение прогресса и анализ результатовСобранные данные используются для расчета прогресса выполнения работ проекта попоказателям [1—3]:» время;» стоимость;» качество;» организация проекта;» содержание работ.Вопросы контроля стоимости проекта рассмотрены в гл. 14.Для измерения прогресса могут использоваться различные шкалы в зависимости отспецифики выполняемой работы.Измеримые работы, для которых могут определяться дискретные приращения всоответствии с определенным графиком выполнения, завершение которых приведет кконкретным материальным результатам.Работы влияния, которые нельзя разбить на дискретные запланированные приращения —работы типа поддержки и руководства проектом, лоббирования во властных структурах и т.д.Контроль прогресса в реализации проекта — это сравнение запланированных иреализованных к соответствующему сроку промежуточных или конечных результатов.С момента начала исполнения проекта задача оценки фактических параметров работ исравнения их с запланированными становится основной обязанностью менеджера.

Фиксацияисходного плана необходима для отслеживания процесса его выполнения и выявлениябудущих проблем. Плановые показатели должны быть утверждены соответствующимируководящими органами и документально оформлены до начала работ.Для учета фактических данных и систематического обновления информации о состояниипроекта должна быть принята процедура обновления. Обычно организация одновременновыполняет несколько проектов, находящихся на разных стадиях завершенности. Положениеможет осложниться тем, что менеджеры проектов, ключевые ресурсы или сотрудникинаходятся в разных местах и удалены друг от друга. При создании процедур обновленияпроекта должны учитываться все существенные обстоятельства. Их можно уточнить, отвечаяна вопросы, подобные этим:» какие именно данные необходимо собирать и каким образом?» как часто следует обновлять расписание проекта?» используются местные ресурсы или привозные?» в каких подразделениях проекта (в каких пакетах работ) используются ресурсы?» кто именно в каждом подразделении будет собирать информацию для обновлениярасписания?» кому и когда необходимо представлять последние данные?» какие отчеты необходимы после каждого обновления и что» надо анализировать в первую очередь?Фактическая информация по выполнению работ не оказывает влияния на базовый(директивный) план; по определению, базовый план является основанием для измеренияпрогресса.

Базовый план должен быть неизменным и использоваться для сравнения стекущим состоянием в отчетах.Сроки окончания работ является наиболее очевидными для контроля и анализа. Еслибыли обнаружены задержки в работах критического пути или в достижении ключевых вехпроекта, то, скорее всего, весь проект будет задержан на соответствующий срок.Фактическая информация используется для составления новых графиков, базирующихсяна реальных данных. Для каждой работы оценивается ее состояние (начало, окончание,какова выполненная продолжительность и остающаяся продолжительность), вычисляютсяновые продолжительности для выполняющихся работ.

Эти новые продолжительности,которые могут быть длиннее или короче продолжительности по базовому плану,перемещают все последовательные работы по графику, и это влечет изменение дат работ,которые еще не начаты. Этот процесс обычно приводит к новой дате завершения проекта.После первого же отчета с фактическими данными получаются два графика работ:базовый график и текущий график, включающий влияние последних фактических данных(рис.

15.3.1). Основная работа по определению состояния проекта заключается в сравненииэтих двух планов. На этом рисунке по каждой работе верхняя линия отражает текущийграфик, а нижняя базовый. Справа от линий указаны расхождения в днях по ранним началу иокончанию соответственно.Отметим, что отчет по проценту завершения часто не дает разработчику полезнойинформации по прогрессу в работе — например, как в случае работ, которые достигли 80%завершенности, а затем оставшаяся часть работ выполняется в течение 50% или болееобщего времени их выполнения.

С другой стороны, отчет по выполненнойпродолжительности дает возможность оценить время, затраченное на выполнение работы, ноне рассматривает, сколько дополнительных усилий потребуется для ее завершения. Дляобеспечения полноценной поддержки принятия решений разработчик должен использоватькомплекс методов и набор стандартных отчетов, обеспечивающих его значимойинформацией.Общая продолжительность работы всегда равна сумме уже прошедших рабочихпериодов к данной дате и оценки числа необходимых будущих рабочих периодов.

Это вернодля временных оценок, и та же основа применяется для ресурсных и стоимостных оценок.Использование методов планирования временных параметров проекта позволяет легкопересчитать даты окончания всех работ.Выполнение и потраченное время являются весьма информативными показателями, таккак часто существует значительное несоответствие между количеством времени, котороепроект или работа использовали к текущей дате, и действительными результатами, степеньюзавершенности работы.

Было разработано много различных методик для анализа степенивыполнения работ по отношению к потраченному времени.Рис. 15.3.1. Сравнение базового и текущего графиковПодходы, основанные на объеме фактической реализации, заменяют линейную процедуру(основанную на использовании линейных функций) подсчета сроков завершения работ наанализ степени достижения целей, основанный на сопоставлении затраченного времени ивыполненных при этом объемах работ. Метод начинается с разбиения работ напромежуточные результаты и вехи, которые являются достаточно детальными для того,чтобы иметь четкое и достоверное представление о состоянии выполнения работ. Основныевехи не должны отстоять друг от друга далее, чем на два или три месяца, а пакеты работ,связанные с получением какого-либо результата, не должны быть длиннее несколькихнедель (при необходимости даже измеряться в часах).

Характеристики

Список файлов книги