Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами (2-е изд., 2004) (1095896), страница 26
Текст из файла (страница 26)
2, раздел 2.8, и гл. 13).Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организованаоптимальным образом, и это предъявляет свои требования к организации офиса:» информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное повремени и издержкам его выполнение;» должно быть исключено дублирование бизнес-операций;» менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствамикоммуникаций и, в случае расположения в одной географической точке, локализованы отменеджеров, выполняющих другие функции.Это самые общие требования. В настоящем разделе мы не рассматриваем вопросы оптимизациибизнес-процессов, однако следует отметить, что их структура определяет локализации и структуруофиса.
Поэтому вопросам проектирования бизнес-процессов команды проекта должно быть уделенопервостепенное внимание при проектировании офиса проекта.Последовательность проектирования офиса показана на рис. 6.2.1.Рис. 6.2.1. Схема проектирования офиса проектаВсе шаги должны производиться на основе (с наложением) результатов предыдущих шагов ижелательно с интеграцией в единой базе данных.Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлять сиспользованием специализированных программных средств, например продукта Visio2000.При этом в качестве различных показателей бизнес-операций и бизнес-процессов можнозакладывать необходимые ресурсы и требования к ним.Проектирование помещений и площадей обычно производится в специализированном программномпродукте, например в AutoCAD.
Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера,организационной структуры и бизнес-процессов можно экспортировать чертежи из AutoCAD вVisio2000. Пример единого подхода к формированию пространственной, организационной среды иоптимизации бизнес-процессов приведен на рис. 6.2.2.Рис. 6.2.2. Пространственно-организационная среда офиса проекта (пример фрагмента)На нем представлена схема планировки офиса, размещения компьютеров и средств связи,размещения персонала в соответствии с бизнес-процессами, реализуемыми им.Целесообразно рассматривать организационную структуру команды проекта и реализуемые бизнеспроцессы в рамках управления проектом в комплексе для оптимизации офиса и системного анализатехнических, организационных и экономических решений. Данный подход полезен ввиду того чтосовременные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являютсякомплексными.Система безопасности не только предотвращает несанкционированный доступ в помещения, но спомощью магнитных ключей регламентирует пользование оргтехникой, компьютерами (дляиспользования техники необходимо приложить свой ключ), контролирует использованиеорганизационной техники, позволяет определять местонахождение сотрудников внутри офиса,регламентирует доступ к информации (как бумажной, так и на электронных носителях), контролируетместонахождение мебели, оборудования и других материальных ценностей.Современные компьютеры, средства связи и информационные технологии настолько срослись, чтоследует рассматривать их как единую информационно-телекоммуникационную систему.
По одним итем же каналам связи передаются и телефонные сообщения, и данные. При этом можно обращаться скомпьютера к телефонным станциям и аппаратам (программировать автоматический обзвон, рассылкуфаксов, организацию и проведение совещаний). Существующие телефонные станции могут бытьнастроены так, что сотрудники получат возможность звонить и передавать данные только темсотрудникам, которые с ними непосредственно связаны в ходе выполнения бизнес-процессов.Естественно, одно из важных решений (с точки зрения организации работы офиса) — программноеобеспечение, выбор и внедрение которого должны реализовать работу полноценного электронногоофиса как единой интегральной intranet-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников,организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможнореализовывать программно-аппаратные комплексы, организующие и систематизирующие какэлектронный, так и бумажный документооборот.Электронный офис проекта создается как система, ориентированная в первую очередь на работу синформацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документовавтоматизированными процедурами.Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационноеобеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всехвидов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным ибумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как вэлектронной, так и в бумажной форме.База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знанийкоманды проекта; она формируется как централизованный электронный архив документов(включающий, в том числе, и бумажные оригиналы, и электронные копии оригиналов бумажныхдокументов).
Система управления базой данных документов должна обеспечивать:» централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в системе;» хранение документов в электронном виде в различных форматах;» ведение централизованного каталога документов проекта, обеспечивающего возможность ихпоиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т. д.);» хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а такжеразличных версий документов;» надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документамразличного назначения;» возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки лазерных компакт-дисков.Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включатьследующие ключевые компоненты:» систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функцииуправления единым до кументарным фондом проекта (централизованным архивом);» систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующееадминистрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов,координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной ихобработкой и т.
д.;» набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовкидокументов — текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированныхфункциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие отстандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающейструктурированную информацию);» систему экспорта/импорта документов.Архитектура электронного офиса проекта представлена на рис. 6.2.3.В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офисавыступает система управления полномочиями пользователей, которая:» осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документамразличной степени секретности);» осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.Рекомендации по использованию конкретных программных средств документооборота, а также ихинтеграции в общее программно-информационное обеспечение проекта приведены в гл.
22. В данномразделе рассматриваются аспекты коммуникаций в приложении к проектированию офиса проекта.6.3. Основные принципы организации виртуального офиса проектаВ настоящее время понятие и идеология виртуального офиса проекта приобретает все большеезначение в связи с развитием сети Internet и возрастанием значения программно-информационного икоммуникационного аспекта управления проектами.Рис. 6.2.3.
Архитектура электронного офиса проектаПринципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и практически реализуются в развитыхстранах Запада с середины 90-х гг.В мировой теории и практике управления определение «виртуальный» стало ключевым. Все чащеговорят о виртуальных продажах, банковских операциях, фондах, фабриках и организациях. Впринципе виртуальная инфраструктура обладает теми же возможностями и потенциалом, что итрадиционная организация. Но в то же время виртуальная инфраструктура является принципиальноновой концепцией организационной структуры для интеграции деятельности конца XX — начала XXIв. Понятие виртуального предприятия является естественным развитием понятия компьютерноинтегрированного производства, а в более общем контексте — характерным примером построениякомпьютерно-интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационныхтехнологий.Виртуальноепредприятиеподразумеваетсетевую,компьютерно-опосредованнуюорганизационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различныхместах.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
