Фахрутдинова А.З. - Коммуникации в управлении (1094607), страница 24

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 24)

Столь же актуальна и взаимосвязь информации,заключенной в решении, с подготовительной и, в возможных пределах, споследующей (связанной с реализацией) информацией. Системнаясогласованность информации, содержащейся в решении, по вертикали(но иерархии решений) и по горизонтали (внутри органа и между этапамиинформационной деятельности) является важным условием эффективностиинформационного обеспечения управленческих решений.17Там же.Информация о решении содержится в постановляющей, резолютивнойдирективной части:• перечислятсяопределенныедействия,которыенеобходимоосуществлять в целях улучшения состояния какого-либо управляемогопроцесса, явления, отношения;• выдвигаются требования и положения, нормы и правила, которыенеобходимо при этом соблюдать.С точки зрения информации, заложенной в управленческих решениях, кпоследним предъявляются следующие требования.Прежде всего необходимо, чтобы управленческое решение и вконстатирующей, и в резолютивной частях отличалось полнотойинформации, относящейся как к анализу и оценке, так и к последующемуизменению, развитию рассматриваемого вопроса.;Учитывая сложность управленческих проблем, на практике стремятся отразить в одномрешении лишь их отдельные аспекты, стороны, взаимосвязи.

Так легче готовить и приниматьрешения. Но при этом упускают из виду, что главный смысл информации в управленческомрешении связан с будущим, с его влиянием на управляемые процессы. Для ихпреобразования как раз и нужна полная информация, выраженная в управленческомрешении.В органической связи с полнотой информации выступает требованиеплотности и чистоты записи информации. Имеется в виду количествозаписанной информации на единицу площади письменно выраженногоуправленческого решения (на одну, скажем, машинописную страницутекста). Плотность записи информации предполагает, что в тексте решениясодержатся лишь те сведения, данные, нормы, наметки, планы, указания,требования и т.д., которые имеют непосредственно управленческий смысли прямо относятся к соответствующему вопросу.

Все, что косвеннокасается данного решения, должно оставаться за его рамками. И факты, иих оценку, и способы решения поставленных задач следует выражатьконкретно, точно и лаконичным языком. Нельзя не обратить внимания наважность правильного употребления слов, логичного построенияпредложений, адекватность используемых понятий, терминов, ясность иемкость формулировок, обоснованность и четкость адресных требований.;Надо отметить, что требование плотности и чистоты записи особенно значимо длярезолютивной части управленческих решений.

Здесь нельзя ограничиваться лишь общимипризывами, благими пожеланиями, громкими лозунгами, нотациями для исполнителей и т.п.сентенциями, что, к сожалению, характерно еще для значительного числа управленческихрешений. Резолютивная часть должна отличаться особым качеством содержащейся в нейинформации: конкретные исполнители, объем и содержание подлежащей выполнениюработы, ресурсы, выделяемые под данную работу, сроки (начальные, промежуточные,конечные) исполнения работы, порядок и формы контроля, подведения и оценки итоговпроделанной работы, стимулы за качественное и своевременное (или досрочное) выполнениеработы и т.д.

Одним словом, выраженный в решении механизм перевода управленческойситуации из одного состояния в другое должен быть достаточно ясен и понятен как для тех,кто принимает решения, так и для непосредственных исполнителей этих решений.Очень важно соблюдать требование о внутренней согласованностиинформации в каждом конкретном управленческом решении.Целесообразно, например, чтобы по содержанию, интонациям, акцентам,остроте и т.п. констатирующая и резолютивная (постановляющая) частирешения соответствовали друг другу.Имеет значение и равномерное расположение информационногоматериала, ибо на практике приходится встречаться с решениями, вкоторых констатирующая часть занимает две-три, а то и более страниц, арезолютивная состоит из одного или двух небольших пунктов, илинаоборот.

Лучшему восприятию любого управленческого решенияспособствует выделение в нем посредством курсива, абзацев,подчеркиванияилиинымспособомосновнойинформации,заслуживающей пристального внимания исполнителей.Поскольку решения являются основной формой выражения и закрепленияуправленческой деятельности и постоянно принимаются, дополняя,развивая или отменяя друг друга, то необходимо, чтобы информация,заложенная в каждом решении, имела системный характер, быласодержательно и концептуально связана с предыдущими, ранее изданнымии действующими актами, и с теми, которые предполагается илипланируется принять. Соблюдение требований системности информацииспособствует выработке единого, типового и наиболее эффективногоподхода к разрешению определенных проблем, позволяет на практике,причем в разных условиях, проверять рациональность различныхэлементов управленческой деятельности и отбирать из них лучшие,помогает совершенствованию нормативно-правовой основы управления,дисциплинирует работу управленческих кадров и благоприятствуетсовершенствованию других управленческих явлений.

Системностьинформации, заключенной в управленческих решениях, служит такжеодной из необходимых предпосылок для формирования информационныхсистем на базе современной техники. Системность информации, наконец,экономит усилия, средства и время в управлении.Рассматривая информационные требования к управленческим решениям,нельзя не выделить требование представления содержания решения вчеткой логической форме, в модели действительного разрешенияпоставленного вопроса или проблемы.Плохо, когда в управленческих решениях много отсылочной информации кпрошлому, к другим актам либо к будущему, когда вместо рассмотрения ивыводов по существу даются поручения изучить вопрос, внести вперспективе предложения, разработать необходимые документы,положения и т.д. и т.п.

Из-за этого в подобном решении содержится неспособ перевода того или иного социального явления, процесса,отношения из одного состояния в другое, а лишь определенныйпромежуточный момент в подготовительном этапе, а то и простовидимость какой-то управленческой активности. Возникает иллюзия, чтовроде бы что-то сделано, намечено, предпринято, но на самом деле ничегоне доведено до конца. За такими решениями обычно прячутсягосударственные органы и должностные лица, когда они не хотят, неготовы или не могут принимать необходимые исчерпывающие меры.;Подобное положение с информацией, заложенной в решениях и несущей немалоинформационных «шумов», весьма распространено.

Решения даже государственных органовфедерального уровня по, казалось бы, актуальным вопросам бывают наполнены лишьпоручениями другим органам и должностным лицам разработать мероприятия, принятьмеры, внести предложения, изучить вопрос, подготовить необходимые документы и т.д.Часто такой стереотип повторяется в государственных органах субъектов Федерации и далеевниз.Особую роль в процессе управления играет процесс передачиинформации, заключенной в управленческом решении (поток 3 в схеме нарис 7). Важное значение имеют как быстрота передачи, так и сохранениеаутентичности информации при ее передаче.Быстрота передачи информации прямо связана с рациональностью иэффективностью управления, поскольку замедление, тем болеесущественное, ведет к потере информации, ее застареванию, снижению ееорганизующе-регулирующих возможностей.

Ведь пока информация елееле движется по иерархии управляющей системы, могут коренным образомизмениться условия и факторы, вызвавшие содержание данного решения.Не менее значимо и сохранение аутентичности управленческойинформации. При проходе через многие звенья, особенно в случаяхпринятия решений «во исполнение», информация нередко получает такоетолкование, которое может и отличаться от оригинала. Необходимоуправленческие решения как можно быстрее и «прямее» направлятьнепосредственно исполнителям.Задание 5.2. Опишите содержание потока информации о ресурсном обеспечениирешения о проведении дорожно-строительных работ5.3. Информационные потоки, обеспечивающие обратные связи:понимание, контроль исполнения и оценку эффективностирешенияОпишем теперь обратные информационные связи управленческогоцикла.Информация, обеспечивающая понимание решенияПервая коммуникационная проблема связанакомментированием информации, выраженнойуправленческом решении.с пониманием ив соответствующем;В реальности возникает немало трудностей из-за того, что исполнители порой непонимают или понимают неадекватно смысл соответствующих решений, по-своемуинтерпретируют предъявляемые к ним управленческие требования.

Свои проблемывозникают при переводе управленческих решений на национальные языки, при восприятииих людьми разной религиозной культуры, при их применении в специфических природныхусловиях и т.д. В результате исполнение решения начинает идти в ином направлении илииметь иной аспект, чем предусматривалось. Не всегда комментаторы точно улавливаютсмысл информации в управленческих решениях, особенно если комментарий делаетсялицами, которые не работают в государственном органе, принимавшем решение.Толкование, комментирование управленческого решения призван вести тотгосударственный или муниципальный орган, который его разрабатывал ипринимал.Необходимаорганизацияобратныхинформационныхсвязей,оперативного информационного контроля, позволяющих своевременно идостоверно знать о том, как прошла передача информации, как онасохранилась и понята, как воспринята, усвоена и принята к исполнению.Такое знание создает возможности для повторного разъяснения (принеобходимости), дополнительного комментирования, принятия иных мер,гарантирующих правильное начало реализации решения.Контрольная информация при принятии решенийВажнейшие потоки в управленческом цикле — это потоки контрольнойинформации.Контроль исполнения решений важнейшая функция органов власти.

Егоможно определить как систему методов и форм управленческих действий,обеспечивающих информирование руководства организации о состоянииреализации поставленных задач с целью применения определенныхпрактических мер, вытекающих из анализа и оценки положения дел.Первоначально собирается информация для осуществленияпредварительного контроля, т.е. контроля который проводится до началакакой-либо операции.

Характеристики

Список файлов книги