Разработка механизмов и инструментария проектного менеджмента при создании ракетно-космической техники (1024822), страница 29
Текст из файла (страница 29)
Она призвана дать ответ на вопросы: «Кто, в какой моментвремени и какие работы выполнял, и/или какой достигнут результат?» Толькопри выполнении этих условий документирование является базой длямотивирования сотрудников в виде премий, санкций или других способов.Во-вторых,документациядолжнарешатьзадачупредоставленияинформации о ранее достигнутых результатах с целью ее дальнейшегоиспользования.Накоплениеинформацииэкономитвремяиснижаетвероятность действий в ложном направлении.
На основе накопленной иимеющейся в документации информации могут проводиться сравнительныеисследования и теоретические обобщения.В-третьих,документациявсистемеотчетностирешаетзадачураспространения информации по определенному кругу адресатов. Благодаряинформированиюподразделенийинновационномпроцессе,иотдельныхдостигаетсялиц,участвующихпрозрачностьвотносительновыполняемых работ и полученных результатов.В-четвертых, отчетность является базой для контроля, так как онапоставляет информацию о фактических данных.208Контроллер проекта с помощью инструментария выявления и оценкиотклонений плановых и фактических величин составляет собственный отчет,направленный, в основном, на интерпретацию полученных результатов с точкизрения перспектив реализации инновационного проекта.Предоставление отчетности о выполненной работе должно входить в кругобязанностей исследователей, разработчиков и всех участников проекта.Впрочем, существуют опасения, что произойдет снижение творческойактивности из-за бюрократизации этого процесса.Для построения стандарта отчетности и формирования соответствующихдокументов использовалась разработанная автором морфологическая матрицавариантов, которая может служить методологической базой документооборотапри управлении проектами.
На Рисунке 5.8. представлена морфологическаяматрица вариантов. Для разработки морфологической матрицы вариантов былииспользованы материалы работ [112, 129, 175 186, 201].СодержаниеВременнаяпривязкаРитмыПривязка кцелиТребования кзаполнениюРассылка123456ПараметрыЦель и затратыЕжегодноТолько плановаяТолько результатВнутри и вне ограниченного кругаПолностьюсвободная формаДругиекомбинациивысокаяПо результату без КомбинацияопределенияритмаПлановаяпрогнознаяРисунок 5.8. Морфологическая матрица для выбора вариантов отчетностиинновативностьпроектаСвободныепубликацииЗакрытые иФормуляр длясвободные тексты свободного текстанизкаяТолько внутрипредприятияЗакрытые вопроси ответыЦель и срокиРаз в кварталРаз в месяцТолькодостижение целиПрошлая иплановаяТолько процессТолько прошлаяинформацияРабочий процесси результатВарианты отчетности209210Как видно из матрицы, степень формализации в левой части матрицывыше, чем в правой.
Это характерно для проектов с невысоким уровнеминновативности.Отчетность для проектов с высоким уровнем инновативности должнабыть менее формализована. Для таких проектов можно рекомендоватьструктуры документов, временные привязки, ритмы предоставления отчетностии адресаты, располагающиеся ближе к правой части матрицы.Разработанная матрица позволяет конструировать типологию отчетногодокумента в зависимости от уровня инновативности проекта, а также с учетомтребований по регулярности и открытости.Один из вариантов итогов работы отдела исследований по реализациипроекта выглядит следующим образом:D13 - D23 -D32 - D43 -D54 - D63.То есть, в документе отражается только результат (D13) в привязке кплану по срокам (D23), один раз в квартал (D32), только цели и затраты (D43),отчет в произвольной форме (D54) и со свободной публикацией в прессе (D63).Конечно, возможны модификации документа.По-прежнему дискуссионным остается вопрос о выборе оптимальнойпериодичности (ритмичности), с которой должна предоставляться отчетность оходе реализации инновационного проекта.
Отмечается, что выбор ритмазависит от очень многих факторов: стоимости проекта, уровня рисков,состояния конкуренции, степени новизны, комплексности и т.п. Тем не менее,на основании обобщения результатов исследований, представленных в работах[173, 174, 175, 186, 192], а также фактических данных, полученных наотечественных и зарубежных предприятиях, видно, что наиболее частоиспользуемая периодичность отчетности это:− текущий контроль − 1 раз в месяц;− промежуточные отчеты перед руководством предприятия − 1 раз в тримесяца;− сообщение контроллинга для команды проекта − 1 раз в два месяца.211Конечно, речь идет об усредненных данных.
Когда идет реализациясложных наукоемких проектов, например, создание ракетной техники,практикуется отчетность с переменным интервалом: на начальных и последнихэтапах проекта текущие отчеты предоставлялись 1 раз в две недели. Отчетностьпо фазам конструирования и отработки технологии осуществлялась 1 раз в1,5-2 месяца. Это объясняется тем, что в данном конкретном проекте степеньопределенности была гораздо выше в технической части проекта по сравнениюс оценкой альтернатив изделия и выведением опытных образцов на рынок.Анализ работ и изучение системы документооборота на предприятиях,где реализовывались инновационные проекты [118], показывают, что формыдокументов не имеют жесткой регламентации.Документация, за ведение которой отвечает руководитель проекта, можетбыть классифицирована укрупненно на две части [118]:1. Динамическая часть: краткий отчет; отчет о ходе процесса; анализ тренда по срокам выполнения; отчет о произведенных затратах; анализ соотношения сроки-затраты.2.
Статическая часть: организационная структура и распределение ответственности; структурный план инновационного проекта; план имеющихся мощностей (ресурсов); план-графикилимодифицированныйсетевойспланучетом(классическийособенностейилиреализацииинновационных проектов).ВПМиспользуетсянесколькотиповформуляровдокументовотчетности. В таблице 21 представлен формуляр краткого отчета по проекту.212Таблица 21.Формуляр краткого отчета о состоянии основных параметров проекта [115]Адресат:Дата:Краткий отчетПроект №__Состояние проектаПроект начатВыявленные трудностиВозникшие, но решенные проблемыВозникшие, но не решенные проблемы(Дата начала проекта)(Пункты структурного плана)(Наименование проблемы)(Наименование проблемы)Оценка состояния проекта = заплан.
работы /выполн. работы * 100%СрокиПроект начат(Дата начала проекта)Сроки, которые должны быть сдвинуты,но не лежащие на критическом пути(Сроки по работам)Сроки, лежащие на критическом пути,которые должны быть сдвинуты, но безувеличения общей длительности(Сроки по работам)Сроки, которые должны быть спланированызаново(Сроки по работам)Срок окончания нельзя выдержатьОценка состояния по срокам = (запл.
раб. – оставш. раб.) /запл. раб. * 100%ЗатратыПлан по затратам выдерживаетсяПревышение затрат по отдельным работамв рамках бюджета в целомНесоблюдение запланированных затратОценка состояния по затратам = (запл. затр. – остав. затр.) /запл. затр. * 100%Контроллер:Руководитель проекта:213Таким образом: на основе методологии контроллинга проектов дляобеспечения системы документооборота и соответствующих формуляров вцелях обеспечения информационной поддержки процессов планирования, учетаиконтроляпроектовавторомразработанметодическийподходкформированию стандарта отчетности.
Отличительная особенность подходасостоит в конструировании топологии документа в зависимости от уровняинновативности и фазы проекта, а также с учетом требований регулярности иоткрытости, что позволило разработать морфологическую матрицу вариантов,упрощающую процедуру принятия управленческих решений.Документирование информации о проекте имеет особенное значение сточки зрения демонстрации функциональным подразделениям того факта, чтоконтроллинг проекта не является самоцелью, а решает задачи методической иинструментальной поддержки процесса реализации инновационного проекта.Регулярная и формализованная информация о проекте позволяет [115,116] :− оценивать состояние хода проекта и стимулировать сотрудников кдостижению плановых величин;− сделатьдоступнойдлявсехинформациюовозникающихпроблемах, что позволяет снизить количество ошибок и увеличитьвероятность своевременного решения проблемы;− лучшеиспользоватьзнаниеиопытвсехучастниковинновационного процесса.Использование возможностей современного уровня информационныхтехнологий позволяет более оперативно и в комплексе осуществлять обменданными о ходе реализации инновационного проекта, а также формировать ианализировать архивы.
Это позволяет проводить работы по научномуобобщению полученных фактов, что в конечном итоге способствует болееглубокой разработке теоретических основ планирования и управленияинновационной деятельностью на предприятии.Наряду с перечисленными функциями и задачами, контроллинг должен214оценивать риски инновационного проекта. Речь идет о технических, временныхи финансово-экономических рисках.Принятие решения в условиях риска обычно основывается на одном изследующих критериев:− ожидаемоеприбылизначениезасчетрезультатаосвоенияинновации;новыхрынковнапример,илироствнедренияпринципиально новых технологий;− комбинация ожидаемого значения и дисперсии;− известный предельный уровень;− наиболее вероятное событие в будущем.Для обоснованного принятия решений при реализации многофазныхинновационных проектов в условиях риска, контроллинг предоставляетменеджерампроектааналитическуюинформацию,полученнуюсиспользованием математического аппарата (метод дерева решений, теория игр,теория нечетких множеств и др.).Инновационные проекты в области создания новых продуктов, услуг илитехнологий, как правило, требуют значительных инвестиций.
Если речь идет оновых продуктах, то наиболее крупные суммы инвестиций требуются в моментперехода от опытного образца к серийному выпуску, т.е. на границеинновационной и рутинной деятельности.Как уже отмечалось выше, в работе принимается выдвинутый рядомисследователей тезис о том, что инновационный процесс состоит из рядаинновационныхпроектов.Однакопроектыназавершающихстадияхинновационного процесса в большей степени имеют признаки инвестиционныхпроектов. Отличительные особенности инновационных и инвестиционныхпроектов подробно изложены в работах [67, 68, 166, 196].
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
