Диссертация (971997), страница 57

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 57)

Эмоциональность в деловых письмах является индикатором возникновения помех в деловомобщении, поэтому эффективно усиливает побуждение получателя письма к действию.87DirectionsRead the letter and write down a listof sentences that the addressor used.Arrange these questions in the bestlogical sequence and reconstruct theinitiative letter. You should use emotionally charged words and intensifiers to urge your addressee mend thesituation as soon as possible.ИнструкцияПрочитайте письмо и напишитесписок вопросов, на которые отвечает автор. Расставьте вопросы влогической последовательности ивосстановите письмо-стимул.

Используйте эмоционально окрашенные слова и слова-усилители, чтобы побудить адресата исправитьситуацию как можно скорее.Dear Mr. BrattWe thank you for your letter of 5th Feb. 04 sent along with the sample of cloth forexamination.The report that we have received just today shows that the consignment forwarded toyou was the wrong one full of defective cloth. This mistake has occurred because ofour dispatch department. We are very sorry for this mistake which has caused youboth embarrassment and inconvenience.We have already sent the replacement by passenger train.

This time you are sure toreceive the cloth of the required quality.You are welcome to return the substandard cloth to us and debit our account for theloss caused to you. We once again apologize for the inconvenience caused to you andassure you that such mistakes will be avoided in the future.Yours faithfully,M.

AshrafSales ManagerSample sentences and Claim Letter1) Is the sample of the cloth that I have received of the quality required by the standards?2) Are you sure that the cloth you have sent is the one I have ordered?3) When could I expect the correct cloth?4) How can I get compensation for the loss I’m now facing because of the wrongdelivery?5) Is this common practice in your company to cheat the customers concerning thequality of your cloth?Dear Mr. AshrafToday I have received the silk cloth ordered at your site. To tell the truth, I was embarrassed by what I found on opening the package. In fact, I have expected silk88cloth of different colors to be smooth, but all the pieces appeared to have bumpsand stretches here and there.

The piece of cloth I am sending to you together withthis letter is a showpiece of what I mean.I still have some doubts about the correctness of this delivery and hope that you willfind out what happened to my order. Unfortunately, this wrong delivery has causedgreat inconvenience to my customers who are still wasting their time on waiting forhigh-quality silk to be delivered into my store. Two of them have already refused tobuy it here.Please, send the correct order to me a.s.a.p.Sincerely yours,B. BrattTask 5В письме-жалобе обязательно присутствует негативная эмоциональная окраска.Задача специалиста, отвечающего на письмо-жалобу, состоит в снижении негативного эмоционального фона делового общения до нейтрального. Этому способствует тщательный подбор средств когезии и когерентности, лексическихединиц, а также внутренняя логика делового письма.DirectionsRead the letter in which the author isasking for details.

Write your answerso as to show your understanding ofwhat had happened. Remember touse clichés and opening and closinglines.ИнструкцияПрочитайте письмо, в котором автор запрашивает подробности отекущих событиях. Напишите ответное письмо, излагая свое видение ситуации. Используйте клише,вводную и заключительную части,соответствующие логике изложения.Dear Andrew,Thank you for your letter. You supplied plenty of details, but we still have to clear upsome questions.Could you please remind us how much and for what we have already paid? And forwhat do we have to pay now?We did not quite understand what items you are going to send us. Did you manufacture the leather as we asked you? What time does it take to make all permits after youreceive the money?We gave your contacts to our partners, transportation company, they will contact youto clear up all the questions about documentation, transfer, etc.Sincerely yours,Alex Langley89Task 6На этапе редактирования делового письма особое внимание нужно обращать налогику делового письма.DirectionsThe author of the following letter didnot achieve his goal.

Read the letterand edit it revealing the logical sequence of narrative details and sticking to the means of enforcing the impact on the addressee.ИнструкцияАвтор следующего письма не достиг цели. Прочитайте письмо и отредактируйте его так, чтобы логика повествования была соблюдена.Используйте адекватные ситуациисредства воздействия на получателя.Dear Ms CoolmanOur circular letter informed all our suppliers that we will move from Milano to Turin.The move would involve employing new staff, and they would need time to get usedto our accounts and filing systems.

So, you had not received it, and I am surprised. Aletter was sent to you on June 30, as I find in our post book after checking there. Infact, we warned suppliers that there will be some delay in clearing accounts and replying to correspondence. You will be pleased to hear that we now settled into our newoffices and are having a fully trained staff by the end of next month. Meanwhile, Iwill enclose a cheque for €20,000 on account, and will send a full settlement of yourJune statement within the next few days.Yours sincerely,D.

Giordianino (Sig.)Sample answer (authentic)Dear Ms CoolmanFirst let me apologize for not having cleared our June statement or replying to yourletter of 10 August. However, I am surprised that you did not receive our circularletter informing all our suppliers that we were moving from Milan to Turin. I havechecked our post book, and find that a letter was sent to you on June 30.As you will see from the copy enclosed, we warned suppliers that there might besome delay in clearing accounts and replying to correspondence as the move wouldinvolve employing new staff who needed time to get used to our accounts and filingsystems.You will be pleased to hear that we have now settled into our new offices and willhave a fully trained staff by the end of next month. Meanwhile, I am enclosing acheque for €20,000 on account, and will send a full settlement of your June statement within the next few days.Could you please note our new address for future reference?Yours sincerely,D.

Giordianino (Sig.)90Task 7DirectionsComplete the Claim Letter accordingto the purpose stated in the openinglines and the body of the letter thatcomes after it.ИнструкцияЗакончите письмо в соответствии сцелью, заявленной в его начальнойчасти и зачине повествовательнойчасти текста письма.Dear Mr. Jackson:The roof, which you repaired in March, continues to leak along the south wall of ouroverstock merchandise storage area. Please repair the roof by June 1, 20XX, withoutcharge, as stated in your two-year guarantee.Bill Wagstone, a repairman with your company, has examined the roof and …Sincerely yours,J.

Miller__________________________________________________________________Sample answer (authentic)Dear Mr. JacksonThe roof, which you repaired in March, continues to leak along the south wall ofour overstock merchandise storage area. Please repair the roof by June 1, 20XX,without charge, as stated in your two-year guarantee.Bill Wagstone, a repairman with your company, has examined the roof and informed me that the new seals placed between the roof and the surrounding brickwalls were not properly installed. Mr.

Wagstone has advised me that the roof willcontinue to leak until this problem is corrected.Fortunately, before the last storm, we were able to move the merchandise out of thearea before any damage was done. My company cannot afford the loss of this storage space, however, so all additional repairs must be completed by June l.Please contact me the week of May 25 so that I will know when to expect your roofers.Sincerely yours,J. Miller91Task 8DirectionsRead the initiative letter. Choose oneof the problems that caused the writing of the Claim Letter that youwould prefer and write an Adjustment Letter supplying narrativedescriptive details that make yourintention clear.ИнструкцияПрочитайте инициативное письмо.Выберите из приведенного спискаодну из проблем, повлекших за собой написание жалобы. Напишитеписьмо-урегулирование жалобы,снабдив его описательно-повествовательными деталями в соответствии с вашим намерением.Dear Herr ZeitmanOrder No.

VC 5891We are writing to you with reference to the above order and our letter of 22 May inwhich we asked when we could expect delivery of the 60 items you agreed to supplyon 3 June for an export order. We have tried to contact you by phone, fax, and emailbut no-one in your organization seemed to know anything about this matter.Unless we receive the components within the next five days, our customers will cancel the order and place it elsewhere.

We would like to make it clear that we are holding you to your delivery contract, and if any loss results because of this late deliverywe will take legal action.Yours sincerelyMichael Blackburn1) You had some complications with the delivery of the ordered goods.2) One of your employees couldn‘t cope with the task, and that caused the problemthat lead to serious complications.3) The problem was caused by your addressee‘s incompetence.92Task 9DirectionsWrite the letter written by a Russianspecialist in English. Pay attention tothe differences in the means of cohesion and coherence arising from cultural peculiarities.ИнструкцияНапишите на английском языкеделовое письмо, составленное русским специалистом.

Обратитевнимание на культурообусловленные различия в средствах когезиии когерентности.Уважаемые господа!Мы ссылаемся на недавнюю пробную поставку двух контейнеров, в которойимелась большая недостача продукта.Как вы увидите, фактически выгруженное количество составило 35.000 кг и,следовательно, мы переплатили за 4 560 кг. Поэтому мы будем благодарны, еслибы вычтете сумму переплаты в 1800 долларов из вашей следующей накладной.Мы попросим вас тщательно обсудить вопрос контроля веса с вашим поставщиком, поскольку это не только вопрос потери веса.

Мы несем дополнительныерасходы за фрахт, так как оплачиваем заявленный вес и рассчитываем наши расходы на аренду, ориентируясь на 20 т на контейнер. Это означает, что мы потеряли несколько сотен долларов по фрахту, а также в связи с чрезмерной платойза аренду контейнеров. Вам необходимо срочно принять меры для устранениятаких недовесов.С уважениемПодпись93Module 3. ExpositionPreliminary TaskНа предыдущих занятиях при работе с письмом-урегулированием жалобы мыобращали внимание на то, что повествование в нем используется как вспомогательная форма выражения мысли, так как служит для объяснения причин сложившейся ситуации.В письменном деловом общении объяснение - наиболее частотная форма выражения мыслей. В деловых письмах приходится объяснять:- почему адресату необходимо или выгодно купить именно этот продукт, воспользоваться именно этой услугой (рекламное письмо, письмо-предложениетоваров или услуг) или сотрудничать именно с этой компанией, либо человеком(письмо о приеме на работу, рекомендательное и сопроводительное письма,письмо-представление нового сотрудника, партнѐра и т.д.);- почему автор письма выбрал именно этот товар или услугу (письмо-заказ);- почему адресат должен предоставить определенную информацию авторуписьма (письмо-запрос информации);- причины отказа (письмо-отказ в приеме на работу, отказ от предоставленияуслуг или покупки товаров, отказ от приглашения);- причины недовольства автора письма сложившейся ситуацией (письмонапоминание, требование, жалоба);- причины, приведшие к возникновению ситуации (письмо-урегулирование,письмо-извинение);Объяснение обязательно содержит три основных составляющих: постулат, доказательство его справедливости и подтверждение его справедливости.DirectionsRead the letter and mark on themargin the lines where there are:a) the postulate;b) phrases validating the postulate;c) phrases indicating that the postulate is valid.ИнструкцияПрочитайте письмо и отметьте соответствующими буквами на полях, в каких строках содержатся: а)постулат;б) фразы, доказывающие справедливость постулата;в) фразы, подтверждающие справедливость постулата.94Dear Mr.

Характеристики

Список файлов диссертации