podgotovka_umu_po_dp (859137), страница 7

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 7)

- Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. М., 2002;

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010. Утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010.

- ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

Анализ состояния делопроизводства организации (структурного подразделения) может также иметь следующую схему:

1. Информация об отделе (название, кто возглавляет, кому непосредственно подчиняется, есть ли подразделения (схема), количество работников, распределение трудовых обязанностей между ними, информационные и документные взаимосвязи между подразделениями (организациями). Выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа.

Анализ функций исследуемого структурного подразделения (в том числе, какими нормативными актами руководствуется - имеется ли положение об отделе (если есть – проанализировать, если нет, то «методом опроса работников установлено….»), анализ одной или нескольких должностных инструкций). Анализ организации работы с документами на предприятии или в подразделении подразумевает проверку наличия и правильности составления и оформления основных локальных нормативных актов.

1. Какие документы используются в работе исследуемого структурного подразделения организации (организационно-распределительные, учетные, информационно-справочные (перечислить какие, какие используются бланки, проанализировать внешнее оформление и соответствие требованиям. Примеры используемых документов привести в приложениях).

Пустые (не заполненные) бланки не могут быть представлены в приложениях.

Анализ процессов документирования на предприятии, в подразделении или в деятельности специалиста конкретной сферы подразумевает проверку наличия и правильности составления и оформления документов, сопровождающих работу предприятия, подразделения или специалиста в логической последовательности решаемых задач. Нужно взять одну или несколько задач (в зависимости от сложности и масштаба), решаемых подразделением или специалистом, и рассмотреть документы, сопровождающие решение выбранной для рассмотрения задачи (задач) в логической последовательности, определяемой необходимостью их разработки в конкретный момент. Производится анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям заключается в выявлении отклонения от ГОСТа или от ведомственных Инструкций по делопроизводству.

1. Анализ объема документооборота структурного подразделения (сколько в среднем в год входящих, исходящих, внутренних документов, (из них – из вышестоящих, нижестоящих, иных подразделений или организаций, способы доставки и отправки (почтой, нарочным, посетители и т.д.)). Если такой учет в подразделении не ведется, то информация собирается методом опроса или по анализу актов списания документов и передачи дел в архив. Выявить, проводится ли в организации оценка документооборота систематически, как такой анализ используется.

Анализ входящих и исходящих документов по видам (распорядительные, письма, договоры, требования, и т.д.)

Данные анализа необходимо проиллюстрировать круговыми или иными диаграммами. Целесообразно построить также схемы информационных потоков в организации (в привязке к организационной структуре).

1. Анализ первичной обработки документов в подразделении (соответствует ли инструкциям).

2. Какая оргтехника используется в документационных процедурах подразделения (факс, электронная почта (где находится, кто принимает, как фиксируется и т.д.).

3. Проанализировать регистрацию документов (централизованная, смешанная или в структурном подразделении, отсутствует вовсе). Какие документы не регистрируются. Какие формы регистрации используют (журналы, карточки, электронно). Образцы регистрационных форм представить в приложениях.

4. Как организован контроль за исполнением документов, поручений - если ведется, то кем, есть ли типовые сроки, технология контроля (ручная, электронно). Производится ли анализ контроля, и с какими целями. Имеются ли аналитические справки, какие, сколько. Образцы желательно представить в приложениях.

5. Организация текущего хранения документов (анализ номенклатуры дел, формирования дел (кто ответственный за формирование и хранение дел, соответствуют ли заголовки дел Перечню, где хранятся, как, за какой период. Образцы проиллюстрировать в приложениях.

6. Передача дел в архив (если есть экспертная комиссия (анализируется: приказ, состав, положение, обязанности, протоколы, акты). Кто, когда и куда сдает дела.

7. Включено ли подразделение в работу с обращениями граждан. Особенности работы с обращениями.

8. и т.д.

На основе проведенного анализа во второй главе студент должен сделать выводы о состоянии ДОУ в организации.

Выявленные в ходе исследования недостатки в организации работы с документами могут служить основанием для разработки предложений по совершенствованию работы с документами на предприятии или в подразделении; документационных процессов на предприятии, в подразделении или в деятельности специалиста конкретной сферы; организации документооборота.

3.3.3.3 Рекомендации по написанию 3 главы

В зависимости от выявленных во второй главе недостатков эта глава может содержать, например, описание процесса разработки нормативных документов, с помощью которых служба ДОУ организации (или иное исследуемое подразделение) совершенствует свою работу; разработанные документы должны быть представлены в приложениях.

Выработка рекомендаций в соответствии с темой дипломной работы может идти в нескольких направлениях:

• по совершенствованию работы с документами на предприятии или в подразделении (разработка инструкции по делопроизводству или отдельной ее главы, отсутствующей в действующей инструкции; бланков документов предприятия, положения о службе ДОУ, номенклатуры дел предприятия и т. д.)

• по совершенствованию документационных процессов на предприятии, в подразделении или в деятельности специалиста конкретной сферы (разработка положения о подразделении или должностной инструкции специалиста, положения или регламента определенных бизнес-процессов различных структурных подразделений; альбома форм документов организации, табеля форм документов, типовых (трафаретных) текстов документов, номенклатуры дел подразделения; положения об архиве организации, положения об экспертной комиссии организации, положения о работе с конфиденциальными документами организации и т. д.),

• по совершенствованию документооборота (разработка графика документооборота, оперограммы движения документов организации (входящих, исходящих и внутренних), оптимальной схемы движения документов; корректировка регистрационных форм; внесение предложений по организации контроля за исполнением документов или по автоматизации документооборота, и т. д.).

Наличие перечисленных документов позволит осуществлять документирование деятельности предприятия в соответствии с современными требованиями к организации традиционного делопроизводства. Полные тексты документов, при необходимости, приводятся в приложениях к дипломной работе, а на рисунках показывается существующий в организации порядок оформления.

Вместе с тем студент может предложить использовать современные программные продукты для оптимизации документооборота, выявив преимущества их использования в сравнении с традиционной организацией работы с документами.

Главу завершают выводы.

3.3.4 Заключение

Заключение содержит перечень основных полученных в работе результатов и сделанных выводов, оценку полноты решения поставленных задач. В него могут включаться рекомендации относительно перспектив продолжения данной работы, формы и методы ее дальнейшего изучения, а также конкретные задачи, которые будущим исследователям придется решать в первую очередь.

Заключение не должно носить характер сжатого пересказа всей работы, в нем должны быть изложены итоговые результаты. Эта часть носит форму синтеза накопленной в основной части работы - последовательное, логически стройное изложение полученных итогов и их соотношение с общей целью и конкретными задачами, поставленными и сформулированными во введении.

Заключительная часть предполагает, как правило, также наличие обобщенной итоговой оценки проделанной работы. Студент должен изложить свои взгляды по основным вопросам темы и отметить, насколько удалось выполнить поставленные во введении задачи.

В данном разделе работы не должно быть ссылок, аргументов, полемики. Выводы необходимо делать логичными, стилистически и лексически соответствующими основному тексту исследования.

Пример оформления данной структурной части дипломной работы представлен в приложении И.

3.3.5 Оформление списка использованных источников и литературы

Список использованных источников и литературы содержит наименование работ, источников (цитируемых, рассматриваемых, упоминаемых), которые были непосредственно использованы автором при работе над дипломной работой. В библиографическом описании указываются использованные автором работы, научные публикации, а также другие источники, в том числе, электронные. Ссылки на использованные источники следует указывать по порядковым номерам библиографического описания источника в библиографическом списке(номер источника в квадратных скобках, страницы). Порядковый номер ссылки заключают в квадратные скобки. Нумерация ссылок ведется арабскими цифрами в порядке приведения ссылок в тексте пояснительной записки независимо от деления текста на разделы. Пример: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [13].

Содержание и структуру списка источников и литературы определяет автор работы исходя из цели и задач ее выполнения. Как правило, он включает в себя следующие разделы: Источники (неопубликованные и опубликованные), Литература, Ресурсы Интернета. Список использованных источников должен включать перечень всех источников, которые использовались по выбранной теме дипломной работы, включая Интернет-источники. Внутри разделов и подразделов библиографическое описание располагается в алфавитном порядке. Нумерация описаний — сквозная. Количество использованных источников и литературы в работе, как правило, должно быть не менее 20.

При необходимости в разделах списка источников и литературы возможна систематизация библиографических описаний.

Типичные ошибки:

-литература описывается без учета предъявленных требований;

-список литературы размещен не по алфавиту.

Структура списка состоит из двух частей «ИСТОЧНИКИ» и «ЛИТЕРАТУРА». Источники располагаются в соответствии со значимостью: сначала неопубликованные источники, а затем законодательные и подзаконные акты, нормативные, методические материалы. Они систематизируются внутри каждого вида по хронологии. Архивные источники группируются по названиям архивов с указанием номеров и названий фондов, номеров описей, дел, листов. К неопубликованным источникам также следует отнести организационные и нормативные документы предприятий с указанием их названия, даты утверждения и ссылкой на текущий архив. Документы текущего делопроизводства (приказы, акты, протоколы и др.), тоже являющиеся источниками, как правило, в список не включаются.

Нормативно-правовые акты (систематизированы по юридической значимости, внутри — по хронологии).

1. непубликуемые источники;

2. Всеобщая декларация прав человека;

3. Конституция Российской Федерации;

4. федеральные конституционные законы;

5. федеральные законы;

6. указы и распоряжения Президента РФ;

7. акты Правительства РФ;

8. нормативные акты субъектов РФ;

9. акты министерств и ведомств;

10. решения иных государственных органов и органов местного самоуправления;

11. правовые акты иностранных государств.

Пример:

Конституция Российской Федерации [Текст]: офиц. текст: [принята всенар. голосованием 12 дек. 1993 г.]. - М.: АЙРИС ПРЕСС, 2005. – 62 с.

Российская Федерация. Законы. Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации [Текст]: [федер. закон]: [принят Гос. Думой 22 нояб. 2001 г.: одобр. Советом Федерации 5 дек. 2001г.]. - М.: Юрайт, 2005. - 266 с.

Российская Федерация. Законы. Семейный кодекс Российской Федерации [Текст] : [федер. закон : принят Гос. Думой 8 дек. 1995 г. : по состоянию на 3 янв. 2001 г.]. – СПб. : Victory : Стаун-кантри, 2001. – 94 с.

ГОСТы перечисляются после нормативно-правовых актов по хронологии.

Пример - Отдельно изданный документ

ГОСТ 7.1-2003 СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления [Текст]. - М.: Изд-во стандартов, 2004.- 64 с.

Характеристики

Список файлов книги