Актуальные вопросы планирования рабочего времени персонала на примере ООО Мой Мир (1189885), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

По формам работы затраты времени можно выделить в следующие группы: проведение совещаний, участие в совещаниях и встречах; работа, связанная с выполнением должностных обязанностей; работа с корреспонденцией; индивидуальные беседы с подчиненными; телефонные разговоры и др.

В зависимости от методов выполнения управленческих операций возможна такая классификация: организационно-административные, аналитико-конструктивные и информационно-технические операции.

На заключительном этапе анализа целесообразно определить причины, мешающие рационально использовать рабочее время руководителю. Успешному выполнению этого этапа работ может помочь рабочая таблица "Факторы помех", в которой следует зафиксировать все помехи, внутренние и внешние, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс. К числу этих помех следует отнести телефонные разговоры, не связанные с выполняемой работой, личные контакты в рабочее время, время, потраченное на ожидание, и т. п.

При заполнении таблицы "Факторы помех" следует помнить о том, что фиксированию подлежат не только внешние, но и так называемые внутренние помехи, когда руководитель нарушает ход своего трудового процесса. Эти данные позволят определить вредные привычки и наиболее часто повторяющиеся ошибки того стиля работы, который практикует руководитель.

Перечень наиболее часто встречающихся в практике работы руководителей "расточителей времени" приводится в таблице 3.

Таблица 3 - Факторы помех

В таблице 3 представлены основные факторы помех. Здесь также приведены возможные причины появления потерь рабочего времени и практические меры, направленные на их устранение. Однако следует помнить, что "расточители времени", как правило, у всех одинаковы, а причины и принимаемые решения по их устранению у каждого руководителя могут быть разными [20].

Полученные в результате исследования данные и проведенный анализ должны обеспечить разработку практических предложений по рационализации использования рабочего времени руководителем и устранению основных причин потерь рабочего времени.

Таким образом, для изучения организации управленческого труда применяются различные методы. Ни одному из низ нельзя отдавать предпочтение, однозначно объявлять какой-либо метод «эталонным». Научные результаты, полученные при использовании различных методов, дополняют и друг друга, что позволяет объективно и всесторонне оценивать состояние и степень эффективности организации управленческого труда.

Опросы используются для изучения состояния организации труда, получения укрупненных данных использования рабочего времени, а также для выявления и обобщения мнений и предложений работников о возможных мерах по улучшению организации труда и повышению его эффективности. Они бывают устные и анкетные.

В зависимости от цели изучения затрат рабочего времени различают следующие виды наблюдений: фотография рабочего времени (ФРД), хронометраж; фотохронометраж.

Результаты наблюдений служат для:

- совершенствования организации труда и производства;

- разработки норм и нормативов времени;

- выявления потерь и непроизводительных затрат рабочего времени;

- установления причин невыполнения или значительного перевыполнения норм;

- обобщения передового опыта.

Главной задачей правильного выбора метода изучения затрат времени является определение причины, мешающие рационально использовать рабочее время руководителю. Помехи мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс. К числу этих помех следует отнести телефонные разговоры, не связанные с выполняемой работой, личные контакты в рабочее время, время, потраченное на ожидание, и т. п.

1.3. Методы планирования рабочего времени

Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик. Однако нельзя сказать, что планирование рабочего времени – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных.

Чтобы достигать поставленных целей, важно четко представить бюджет времени и совокупность своих задач, это позволяет перепоручать менее важные дела и уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки 4, с. 168.

Основные проблемы с нехваткой времени заключаются в попытке переделать слишком много дел, направляя силы на несущественные, кажущиеся необходимыми задачи. Существует ряд методов, которые позволяют спланировать время, некоторые из них представлены на рисунке 2.

Метод «слоновой» техники

Метод АВС

Метод Франклина

Метод «Альпы»

Метод Эйзенхауэра

Метод Парето

Дневник времени

Рисунок 2 – Методы планирования рабочего времени

На рисунке 2 изображены наиболее распространенные методы планирования рабочего времени. Далее более подробно остановимся на каждом из них.

1. Метод Парето – «Соотношение 80:20». Метод Парето позволяет ранжировать выполняемые задачи и устанавливать их очередность. В общем виде этот метод гласит, что внутри множества имеются составляющие, которые имеют намного большую значимость, чем это соответствует их удельному весу в группе. Например, 20 % клиентов дают 80 % оборота, 20 % сотрудников организации получают 80 % зарплаты, 20 % компонентов определяют 80 % стоимости выполняемых работ 6, с. 31.

Применительно к планированию времени менеджера компании метод Парето можно сформулировать следующим образом. Можно затратить 80 % отпущенного на проект времени на многочисленные “второстепенные” проблемы и получить при этом всего 20 % итогового результата, а можно выбрать ограниченный круг первоочередных проблем и, затратив на их выполнение всего 20 % времени, получить 80 % итогового результата 3, с. 44.

2. Метод АBC – это механизм установления приоритетов, который позволяет разбивать задачи на категории и планировать время в соответствии с важностью этих задач. Метод АBC, как и метод Парето, показывает, что наиболее важных дел немного, а их доля в общем количестве дел менеджера примерно постоянна.

Согласно этому методу, все дела можно разбить на три группы 23, с. 85:

- Важнейшие задачи. Они составляют примерно 15 % всего количества дел, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %.

- Важные задачи. На них приходится около 20 % общего числа дел, значимость которых также около 20 %.

- Менее важные и несущественные задачи. Они составляют около 65 % всех дел, а значимость их составляет всего лишь около 15 %.

Чтобы применить метод ABC, необходимо составить список задач и сгруппировать их. Задачи категории А руководитель должен выполнять сам; задачи категории B следует частично перепоручить; оставшиеся задачи (С) подлежат обязательному перепоручению. Возможно, от части этих задач следует и вовсе отказаться.

3. Метод «Альпы» один из наиболее распространенных методов планирования рабочего времени, он состоит из 5 стадий:

1) Составление заданий: запись всего того, что должно быть сделано на следующий день. Данный метод отличается от других тем, что здесь используются принятые сокращения, например, такие как, В – визиты, встречи; Т – телефонные разговоры; Д/З – выполнение домашнего задания и другие. Составляя список заданий необходимо распределить их по приоритетности, а также подразделить их на затяжные и непродолжительные.

2) Оценка длительности акций: поставить против каждого задания приблизительное время его выполнения.

3) Резервирование времени про запас: при составлении плана дня необходимо придерживаться основного правила планирования времени: 60 % - запланировать, 40 % - оставить в качестве резерва. Стандартный рабочий день длиться 8 часов, тогда 60% - это 5 часов, именно в пределах этого времени вы должны планировать все дела. Оставшиеся 40 % или 3 часа , должны оставаться в резрве для неожиданных дел.

4) Принятие решений по приоритетам: в случае, если 60% времени не хватает для выполнения всех поставленных задач, в этом случае следует пересмотреть задания, возможно часть из них поручить другим сотрудникам, либо изменить способ выполнения.

5) Контроль и перенос несделанного: проанализировать и перенести несделанные задачи на следующий день.

Метод “Альпы” имеет ряд преимуществ. Благодаря четкому представлению о предстоящих задачах дня он способствует лучшему настрою на рабочий день, улучшению самоконтроля сотрудников, а так же данный метод помогает в преодолении забывчивости, способствует концентрации на существенном и достижение целей дня.

1. Метод Франклина. Система управления рабочим временем по методу Франклина «направлена вперёд» – она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те – на ещё более мелкие подзадачи 29, с. 68. Более наглядно систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, представленной на рисунке 3, а процесс её применения – как процесс строительства этой пирамиды.

Рисунок 3 – Пирамида планирования Франклина

Работники, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы – как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

5. Метод Эйзенхауэра. Предложенная американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задачи отдать предпочтение 21, с. 84-85. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются 4 возможности их оценки выполнения представленные на рисунке 4 17, с. 63:

Рисунок 4 – Матрица приоритетов по методу Эйзенхауэра

Таким образом, изучив матрицу приоритетов по методу Эйзенхауэра следует отметить, что за срочные\важные дела всегда следует приниматься немедленно и самому их выполнять, срочные\менее важные следует делегировать, так как здесь существует целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Менее срочные\важные задачи надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Может быть стоит перепроверить важность, установить сроки, и частично поручить кому-то. И наконец, менее срочные\менее важные дела это те задачи от выполнения которых следует воздержаться: иначе перегрузки не избежать.

Если последовательно распределять свои дела по категориям в соответствии с методом Эйэенхауэра, можно значительно повысить свою продуктивность.

6. Дневник времени – является важнейшим рабочим средством планирования рабочего времени. Это и календарь-памятка и записная книжка. Дневник является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля 28, с. 49-52.

Характеристики

Список файлов ВКР