Актуальные вопросы планирования рабочего времени персонала на примере ООО Мой Мир (1189885), страница 10

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 10)

4. Если приоритетные задачи из категорий «1-День» достаточно трудоемки – необходимо забюджетировать время на их выполнение. Чтобы отличить бюджетируемую задачу от жестко запланированной, можно присвоить ей зеленую категорию. Встреча автоматически выделится зеленым цветом.

5. В ходе рабочего дня при проявлении новых задач вносить их в категорию «День», при необходимости присваивая им высокий приоритет и бюджетируя время на них. Нужно следить, чтобы количество запланированного и забюджетированного времени не превышало 60% рабочего дня.

6. Выполненные задачи отметить как завершенные. Полезно иметь возможность увидеть список всех выполненных задач. Это может пригодиться как для самоанализа, так и для отчетности. Также необходимо упорядочить этот список по времени – сгруппировать все выполненные задачи по дням, в которые они были завершены.

Работая с программой Outlook 2007 есть возможность увидеть список всех выполненных задач. Это может пригодиться как для самоанализа, так и для отчетности.

Еще одним преимуществом может стать автоматическая обработка электронной почты:

- отсев нежелательной почты;

- автоматическая сортировка новостных рассылок, сообщений с интернет-форумов отдельную почту;

- автоматическая сортировка писем «к сведению» в отдельную папку.

В Outlook есть специальный раздел для учета значимых дел – «Дневник». Здесь можно фиксировать реальные затраты времени, разделив предварительно все задачи на 3 категории:

- тяжелые, сложные, энергоемкие проекты;

- самые важные и сложные направления постоянной работы;

- поглотители времени.

Раздел «Дневник» позволяет фиксировать затраты времени, причем автоматически считать их с помощью встроенного секундомера. Затем эти данные можно копировать в Excel и анализировать. Получившиеся данные о средней длительности задач можно использовать при планировании и бюджетировании времени.

Для материализации идей в Outlook предусмотрен специальный раздел – «Заметки». У заметок нет срока исполнения, даты начала и других сложных параметров – только текст, категория и цвет. С помощью раздела «Заметки» можно организовать так называемую творческую картотеку. Ее назначение – фиксировать в определенном порядке все относящиеся к определенной проблеме мысли, а также всю полезную информацию, которая может натолкнуть на мысли.

Исходя из вышеизложенных недостатков по планированию рабочего времени сотрудником исследуемой организации и преимуществ предложенных методов оптимизации планирования рабочего времени необходимо составить проект рабочего плана на неделю. Предлагаемый план рабочей недели должен быть конкретным и наглядным. Для определения затрат времени на определенные функции были использованы нормативы, приведенные в справочном пособии «Организация труда кадровиков». [28, с. 19-25]

Наряду с разделением задач рекомендуется определять приоритетность согласно правилам Дуайта Эйзенхауэра. Данное правило лучше всего использовать для «гибких» и бюджетируемых задач, так как жесткие встречи уже зафиксированы в план с точным временем исполнения и приоритетность в данном вопросе не играет роли. Алгоритм деления задач представлен на рисунке 8.

ЗАДАЧИ

Много-

дневыные события

«Гибкие»

задачи

Регулярные жесткие встречи

Жесткие встречи

Бюджети-руемые задачи

менее срочные / менее важные

(группа 4)

менее срочные / важные

(группа 3)

срочные / менее важные

(группа 2)

Срочные / важные

(Группа 1)

Рисунок 8 - Алгоритм деления задач

Задачи группы 1 должны быть решены в самую первую очередь. Задачи группы 2 могут быть делегированы другим исполнителям с контролем сроков исполнения. За исполнение задач группы 3 сотрудник отвечает сам. Задачи группы 4 желательно сделать, но можно перенести на другой срок.

Наряду с этим планом необходимо учитывать такие затраты, как время на обслуживание рабочего места, подготовительно-заключительное время. Они не будут включены ни в один из выделенных групп. Данные затраты времени будут включены в 40% времени, которые не предусматриваются планом.

Таблица 10 - Планирование рабочего времени по правилам Эйзенхауэра

Исходя из данной таблиц, можно сделать вывод о том, что в плане работника преобладают задачи группы 3, то есть менее срочные, но важные дела. Наименьшее число задач приходится на группу 4, то есть менее срочным и менее важным. Это может свидетельствовать о том, что план составлен правильно.

Также в предложенном плане рабочего времени персонала были использованы стадии метода Альпы. Так, был составлен полный перечень работ с учетом их приоритетности, установлена продол­жительность каждой из на­меченных работ и общий бюджет времени, было составлено резервирование вре­мени с учетом соотношения 60:40.

Наряду с рекомендуемыми методами планирования можно использовать метод АБВ, который является хорошим дополнением для определения приоритетности по принципу Эйзенхауэра.

Группа А составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, замеченных руководите­лем к выполнению. Значи­мость их в достижении по­ставленных целей состав­ляет, в свою очередь, 65%.

Таким образом, в эту груп­пу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия.

Согласно системе АБВ группу задач А, принося­щих наибольший итоговый результат, рекомендуется решать сотруднику само­му и в первоочередном по­рядке.

Следующий этап - зада­чи группы Б. Решение их также обеспечивает суще­ственную часть общего ре­зультата. Особенность задач группы Б состоит в том, что рано или поздно они могут перейти в состав за­дач группы А, и тогда ре­шать их приходится в крат­чайшие сроки.

Основными доводами в пользу использования предложенных методов могут служить:

1. Лучший настрой на каждый предстоящий рабочий день;

2. Четкое представление о задачах дня;

3. Преодоление забывчивости;

4. Концентрация на наиболее существенном;

5. Достижение целей дня;

6. Выделение более важных и менее важных дел;

7. Сокращение помех и нежелательных перерывов;

8. Ощущение успеха в конце рабочего дня;

9. Повышение удовлетворенности и мотивации;

10. Рост личных результатов;

11. Выигрыш во времени за счет методической организации труда.

Использование Microsoft Outlook может повысить производительность труда персонала не только за счет рационализации планирования времени, но и способствовать сокращению затрат времени на выполнение вспомогательных функций, таких как поиск нужной информации по контактам, сортировка входящей электронной почты, анализ выполненных функций, хронометраж выполнения задач. Для этого все функции данной программы четко распределены на конкретные разделы, такие как Календарь, Задачи, Контакты, Почта, Дневник, Заметки, Пользовательские поля и формы.

1. Расчет социально-экономической эффективности проекта

После внедрения предлагаемых мероприятий по совершенствованию планирования рабочего времени в ООО «Мой Мир» коэффициенты, характеризующие степень рациональности использования рабочего времени должны измениться таким образом.

1. Коэффициент экстенсивности рассчитывается по формуле

К_Э = (Ф - П) / Ф = 1 – П / Ф , (10)

где П – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе;

Ф – фонд рабочего времени (мин).

Рассчитаем коэффициент по дням:

К_Э = 1 – = 1- 0,042 = 0,958

Степень экстенсивного использования рабочего времени отражает использование фонда рабочего времени и степень рациональности его использования с точки зрения занятости работника различными видами работ, т.е оценивается структура затрат рабочего времени.

Данный коэффициент в идеале должен стремиться к 1. При фотографии рабочего времени сотрудника до внедрения мероприятий данный коэффициент был равен 0,892. Следовательно, прирост составил 0,066, что характеризует более рациональное использование сотрудником рабочего времени. изменения произошли за счет снижения затрат на нерегламентированные перерывы.

1. Коэффициент потерь в связи с нарушением трудовой дисциплины рассчитывается по формуле

Кнтд = Тнтд / Тобщ, (11)

Характеристики

Список файлов ВКР