Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента (1997) (1142165), страница 63
Текст из файла (страница 63)
8-13.СИСТЕМЫ СБОРА ПРЕДЛОЖЕНИЙ. Системы сбора предложений разработаны с целью облегченияпоступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи,касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем —снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмымогут анонимно подавать свои предложения.
К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо частоотсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьипредложения пошли организации на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование ирасполагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникампонять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме того, у работников есть шанс получитьденежное вознаграждение.Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частнуютелефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы оназначениях и продвижениях в должности. Иногда на -линии работают менеджеры, тут же отвечающие назадаваемые вопросы.
Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный),либо печатаются в информационном бюллетене фирмы. В примере 6.5. описана программа обменаинформацией, использованная фирмой «Леви Страусе».Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовыхработников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.
Еще один подходоснован на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираютсядля обсуждения предложений по усовершенствованиям, а также возможных или существующих проблем,отражающихся на их работе. Подробнее концепция кружков качества рассмотрена в связи с управлениемоперациями (гл. 20).ПРИМЕР 6.5.Как фирма «Леви Страусс» поддерживает контактыОдин из лидеров в области своевременного обнаружения и устранения корпоративных проблем — этокомпания «Леви Страусс» из Сан-Франциско, многие годы отличающаяся повышенной восприимчивостью кнуждам своих работников. В июле 1982 г.
этот гигант швейной промышленности начал в своей главнойконторе развертывать программы «Говори свободно» для 1700 своих работников. По аналогии с тем, чтоделают банки, «Говори свободно» — это программа конфиденциальной двусторонней письменной связи.Координатор программы Кэти Тигардин сказала, что подобная инициатива компании объясняется тем, что«руководство ощутило реальную потребность соприкоснуться с мнениями и установками работников»,особенно в связи с последними увольнениями.Программа первоначально охватывала три категории работников — служащих компании, специалистовпо модной одежде из джинсовой ткани и агентов-посредников или примерно треть всего кадрового состава.Пробная программа оказалась успешной, и ее распространили на всех 1700 работников главной конторы.Тигардин сообщила, что в настоящее время программа получила статус официальной и может бытьраспространена на 60 производственных и сбытовых предприятий фирмы в США.
По ее словам в рамкахпрограммы приходит в среднем 9 писем в месяц. Обычно эти послания посвящены политике компании иновому комплексу «Левис Плаза».Тигардин говорит, что работники выражают удивление, почему в комплексе отсутствует редколлегияцентрального бюллетеня фирмы, почему нельзя изменить часы работы гимнастического зала компании, почемунет стоянки для автомобилей работников или почему компания не может перейти к политике ограничениякурения в общественных местах.На письменный ответ соответствующим чиновникам отводится 10 дней. «Я в самом деле пораженаоткровенностью ответов», — говорит Тигардин и добавляет, что иногда она бывает вынуждена обращаться кчиновнику, написавшему ответ, с просьбой сделать его более позитивным.Она подчеркивает, что программа «Говори свободно» не заменяет прямой связи с заведующимиподразделениями.
Правда, когда работник задает вопрос, который относится не только к какому-токонкретному отделу, но заслуживает внимания руководства компании в силу широты интересов автора,программа не может помочь», — говорит она.Тигардин закончила учебное заведение, готовящее средний медицинский персонал, и сейчас учится вКалифорнийском университете в Беркли, чтобы по окончании получить удостоверение специалиста поуправлению кадрами. Прежде чем два года назад поступить на работу в фирму «Леви Страусс», она занималаськадрами в отделении Федерального Резервного фонда в Сан-Франциско.«Я не вижу в этом ничего страшного, — отвечает она на вопрос, не угнетают ли ее приходящие к нейжалобы. — Напротив, прямой ответ на поставленный в письме вопрос поднимает дух.
Ныне создан механизмрассмотрения жалоб.»Источник: San Francisco Chronicle, February 7, 1983,р. 49.ИНФОРМАЦИОННЫЕ БЮЛЛЕТЕНИ, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупныеорганизации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всехработников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводууправления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг,которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответыруководства на вопросы рядовых сотрудников.Технология видеозаписи дала в руки организаций еще одно средство формирования информационныхканалов.
Использование видеозаписей фирмой «Интернэшнл Пейпер» рассмотрено в примере 6.4. Английскаяфирма «Бритиш Петролеум» раз в квартал выпускает видеогазету под названием «Трубопровод». Эта газетаосвещает главные события в жизни компании, действующей во многих странах мира, ее рассылают всемфилиалам и на суда танкерного флота. Видеоленты компания использует даже для того, чтобы ознакомитьсвоих работников с предпринимаемой реорганизацией.Фирма «Ай Би Эм» также использует видеоленты. Обычно они сопровождают печатные материалы. Водной из видеопрограмм финансовый директор разъясняет финансовые достижения своего отделения запрошедший год. Лента дополнена годовым отчетом, опубликованным в информационном бюллетене фирмы.Печатный материал представляет возможность оценить данные по существу, а видеолента позволяетработникам фирмы составить собственное суждение о стиле и особенностях руководителей, возглавляющихкомпанию.СОВРЕМЕННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ.
Последние достижения в областиинформационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях.Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители,вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможностьнаправлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционнонеиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта — эффективное средство связимежду людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах.Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколькосообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения.
В ходевидеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждаютвсевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.Резюме1. Осуществление коммуникаций — это связующий процесс, необходимый для любого важногоуправленческого действия.2.
Коммуникация — это обмен информацией между людьми.3. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, междуподразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую сподчиненными, будь то индивиды или группы. Существуют также слухи — как неформальная информационнаясистема.4. Основными элементами коммуникационного процесса являются отправитель, сообщение, канал иполучатель.5. Этапы процесса — разработка идеи, кодирование и выбор канала, передача и расшифровка.6.
Обратная связь, т.е. реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданнаяинформация, помогает преодолеть шум.7. Шум в информационной системе — это то, что искажает смысл вследствие языковых различий, различий в восприятии, атакже физических взаимодействий.8. Различия в восприятии распространенной преградой на пути обмена информацией, поскольку людиреагируют только на то, что воспринимают. Если у них разные системы ценностей и предпочтений, они, скореевсего, будут воспринимать и интерпретировать информацию по-разному.9. Семантические расхождения, т.е. несовпадение способов использования слов и их значений, являютсяраспространенной помехой в информационных обменах с использованием слов как символов.10. Невербальные сигналы могут затруднять коммуникацию, если они вступают в противоречие созначением слов.11.
Плохая обратная связь и неумение слушать мешают эффективному обмену информацией.12. Руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи до того, каксообщать их, учитывая возможные различия — семантики и восприятия, — представляя значение языка поз,жестов и интонаций, используя эмпатию и поощряя формирование обратной связи.13.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
