Применение ИПИ-технологий в задачах обеспечения качества и конкурентоспособности продукции (1044306), страница 12
Текст из файла (страница 12)
Структура документации СМК и функции управления еюРекомендуется описывать структуру документации системы менеджмента качества какиерархическую. Такая структура способствует распределению, поддержанию в рабочем состоянии и усвоению документации. Проработка уровней и взаимосвязей зависит от особенностей условий, сопутствующих деятельности организации.Документация системы менеджмента качества обычно включает:a) политику и цели в области качества;b) руководство по качеству;c) документированные процедуры;d) рабочие инструкции;e) формы;f) планы по качествуg) технические условия;h) действующую документацию;i) записи.Необходимо подчеркнуть, что в соответствии с п.
4.2 стандарта ISO 9001:2000"Требования к документации", документы могут быть в любой форме или на любом типеносителя и что в п. 3.7.2 стандарта ISO 9000:2000 для определения "документ" даны следующиепримеры:бумага;магнитный носитель;электронный или оптический компьютерный диск;45фотография;типовая форма.Документирование на электронных носителях имеет следующие преимущества:a) постоянный доступ уполномоченного персонала к актуализированнойинформации;b) доступ и внесение изменений легко обеспечиваются и контролируются;c) распространение и контроль могут осуществляться при первой необходимости путемраспечатки копий;d) доступ к документации отдаленных подразделений;e) простота и эффективность аннулирования устаревших документов.Все документы, используемые в СМК, должны находиться под управлением в соответствии с п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2000 или применительно к особым случаям регистрации данных, в соответствии с п.
4.2.4.Управление документами системы менеджмента качества должно предусматривать:а) проверку документов на адекватность до их выпуска;б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление ихрассылкой;ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов иприменение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либоцелей.Управление записями включает идентификацию, хранение, защиту, восстановление,определение сроков сохранения и изъятия записей. Они должны оставаться четкими, легкоидентифицируемыми и восстанавливаемыми.3.3.1.3.
Управление процессамиПонятие системы менеджмента качества основывается на базовых принципах, сформулированных в ГОСТ Р ИСО 9000 - 2001. Один из этих принципов относится к процессномуподходу и формулируется следующим образом: «Процессный подход: желаемый результатдостигается более эффективно, если управление деятельностью и необходимыми ресурсамиосуществляется как процессом».Стандарт ГОСТ Р ИСО 9000 – 2001 (п. 3.4.1) определяет "Процесс" как: "Совокупностьвзаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.Примечание 1: входами к процессу обычно являются выходы других процессов.Примечание 2: Процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются вуправляемых условиях с целью добавления ценности."В стандарте ГОСТ Р ИСО 9001 – 2001 указывается, что этот стандарт «направлен наприменение «процессного подхода» при разработке, внедрении и улучшении результативностисистемы менеджмента качества с целью повышения удовлетворенности потребителей путемвыполнения их требований.Для успешного функционирования организация должна определить и осуществлятьменеджмент многочисленных взаимосвязанных видов деятельности.
Деятельность,использующая ресурсы и управляемая с целью преобразования входов в выходы, можетрассматриваться как процесс. Часто выход одного процесса образует непосредственно входследующего.Применение в организации системы процессов наряду с их идентификацией ивзаимодействием, а также менеджмент процессов могут считаться «процессным подходом».46Преимущество процессного подхода состоит в непрерывности управления, которое онобеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы, а также при их комбинации ивзаимодействии.При применении в системе менеджмента качества такой подход подчеркивает важность:а) понимания и выполнения требований;б) необходимости рассмотрения процессов с точки зрения добавленной ценности;в) достижения результатов выполнения процессов и их результативности;г) постоянного улучшения процессов, основанного на объективном измерении.»Заметим, что содержание входов и выходов может быть материальным и нематериальным.
В качестве примеров содержания входов и выходов можно назвать:оборудование, материалы, компоненты, энергию, информационные и финансовые ресурсы идругие. Для выполнения работ, предусмотренных процессом, необходимо распределитьсоответствующие ресурсы. Система измерений может быть использована для сбораинформации, а данные - для анализа того, как выполняется процесс и каковы характеристикипроцесса.В подразделе 4.1 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 – 2001 указано, что «организация должна:а) определять процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение во всей организации;б) определять последовательность и взаимодействие этих процессов;в) определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности какпри осуществлении, так и при управлении этими процессами;г) обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержки этих процессов и их мониторинга;д) осуществлять мониторинг, измерение и анализ этих процессов;е) принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов.Организация должна осуществлять менеджмент этих процессов в соответствии стребованиями настоящего стандарта.Если организация решает передать сторонним организациям выполнение какого-либопроцесса, влияющего на соответствие продукции требованиям, она должна обеспечивать сосвоей стороны контроль за таким процессом.
Управление им должно быть определено всистеме менеджмента качества.Примечание - В процессы, необходимые для системы менеджмента качества, следуетвключать процессы управленческой деятельности руководства, обеспечения ресурсами,процессы жизненного цикла продукции и измерения».Для удовлетворения указанным выше требованиям каждая организация должна дать ответы на ряд вопросов, например:a)Идентифицировать процессы, необходимые для СМК и их применение во всейорганизации:- Какие процессы необходимы для СМК?- Кто является потребителями каждого процесса (внутренние и/или внешниепотребители)?- Каковы требования этих потребителей?- Кто является "владельцем" процесса?- Передаются ли какие-либо из этих процессов сторонним организациям?- Каково содержание входов и выходов каждого процесса?b)Определить последовательность и взаимодействие этих процессов:- Какова общая рабочая сеть процессов организации?- Как целесообразно описать это? (Картой процессов или схемой потоков?)- Каковы интерфейсы между процессами?- Какое документирование желательно использовать?47c)Определить критерии и методы, необходимые для того, чтобы обеспечитьэффективность как функционирования, так и контроля этих процессов:- Каковы характерные особенности желательных и нежелательных результатовпроцессов?- Каковы критерии для осуществления контроля, измерений и анализа?- Каким образом включать эти характеристики в планирование СМК и процессы повыпуску продукции?- Каковы экономические результаты (стоимость, время, потери и т.д.)?- Какие методы подходят для сбора данных?d)Обеспечить наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержанияфункционирования и контроля этих процессов:- Какие ресурсы необходимы для каждого процесса?- Каковы каналы связи?- Каким образом можно получать внешнюю и внутреннюю информацию о процессе?- Каким образом можно получать обратную связь?- Какие данные необходимо собирать?- Какие документированные сведения необходимо сохранять?e)Измерить, проконтролировать и проанализировать эти процессы:- Каким образом можно контролировать выполнение процессов (эффективностьпроцессов, удовлетворенность потребителя)?- Какие измерения необходимы?- Каким наилучшим образом можно проанализировать собранную информацию (в т.ч.статистическими методами)?- Что может сказать результат такого анализа?f)Выполнить действия, необходимые для достижения запланированныхрезультатов и постоянного улучшения этих процессов:- Каким образом можно улучшить процесс?- Какие корректирующие и/или предупреждающие действия необходимы?- Были ли корректирующие/предупреждающие действия выполнены?- Являются ли они эффективными?Перечисленные вопросы являются лишь примерами и их не следует рассматривать какединственный способ формировать СМК, соответствующую требованиям.Если будет признано необходимым документировать процессы, то для этого может бытьиспользован ряд различных методов, таких как: графические представления, письменныеинструкции, чек-листы, схемы потоков, наглядные средства или электронные презентации.Взаимодействие между процессами организации часто может быть комплексным,создавая рабочую сеть из взаимозависимых процессов.
Входы и выходы этих процессов частомогут зависеть как от внешних, так и от внутренних потребителей. Потребители играютважную роль в определении требований, используемых в качестве входов. Выход процессаоценки, в качестве обратной связи по удовлетворенности или неудовлетворенностипотребителя, является входом, необходимым для процесса постоянного улучшения СМК.3.3.1.4. Рекомендации по использованию компьютерных технологий для управлениядокументацией СМККомпьютерные технологии позволяют эффективно поддерживать широкий спектрфункций управления документацией СМК, в том числе:- планирование разработки документов;- планирование доработки документов;- разработка документов;- утверждения документов;- доведения информации о документах до соответствующего персонала;- доведения самих документов до соответствующего персонала;48- внесения изменений в документы;- доведение информации об изменениях до соответствующего персонала;- абонентный учет выдачи бумажных копий;- архивирование документов.При этом возможности использования компьютерных технологий для управлениядокументацией СМК существенно различаются в зависимости от вида рассматриваемыхдокументов СМК и стадий жизненного цикла этих документов.Ниже все документы СМК мы условно разделим на три группы.
К первой отнесем вседокументы СМК имеющие характер внутренних нормативных документов предприятия –политику в области качества, руководство по качеству, документированные процедуры,рабочие инструкции и т.п. Ко второй группе отнесем записи по качеству, а к третьей группеотнесем документы, содержащие информацию об изделии, например, конструкторскотехнологическую документацию.Управление документами третьей группы – это, по существу, управление данными обизделии. Вопросы использования компьютерных технологий для решения возникающих приэтом задач рассматривались в предыдущих разделах настоящих Рекомендаций. Нижерассматривается проблема использования компьютерных технологий применительно кдокументам первых двух групп.Начнем с внутренних нормативных документов СМК.
В принципе, для информационнойподдержки разработки внутренних нормативных документов подходят любые программныесредства поддержки коллективной работы с документами, начиная с некоторых электронныхархивов документации и заканчивая системами электронного документооборота.Из средств, реализующих технологии компьютерного сопровождения жизненного цикла,для решения рассматриваемой проблемы наиболее подходят PDM-системы, которые позволяютодновременно решать задачи ведения электронного архива документов и задачи электронноготехнического документооборота.Рассмотрим подробнее вопросы использования PDM-систем для информационнойподдержки управления документацией СМК. Существуют две стадии жизненного цикла этойгруппы документов, на которых возможности использования компьютерных технологийсущественно различаются:- стадия разработки документации и/или внесения в нее изменений;- стадия применения документации в повседневной деятельности.На стадии разработки документации и/или внесения в нее изменений возможныразличные способы использования PDM-систем для организации деятельности специалистов,участвующих в работе над документами.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
