Системы экологического менеджмента для практиков (1006427), страница 37

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 37)

Для этого в качестве первого этапа необходимо подготовить списки исполь'зующихся и требуемых типов документов (по отделам / функциям). Затем следу'ет разработать общие требования к документам разного типа, включающие:• форму ведения документа (электронную или бумажную);• требования к содержанию и оформлению;• требования по подготовке и утверждению, ответственность за подготовку иактуальность;• требования по выпуску и доступности контролируемых копий, распростра'нении документов;• требования по пересмотру (события, требующие пересмотра, периодичностьи порядок пересмотра);• методы идентификации и используемые обозначения.Для обеспечения контроля документов может быть создан регистр (предпочти'тельно, электронный), в который бы вносилась информация о документах, вклю'148Глава 6чая номера, данные об утверждении / источнике, ответственность и срок пере'смотра, связанные документы, список рассылки / местонахождения контролиру'емых копий.

Регистр может совмещаться с электронной базой документации,если она содержит контролируемые копии документации.При создании системы управления документацией следует соблюдать следую'щие положения:• До утверждения документа ответственные специалисты должны убедиться вясности, точности и адекватности информации, соблюдении требований вотношении содержания и структуры. Предполагаемые пользователи должныиметь возможность оценить применимость документа и дать комментариина него; они должны быть осведомлены о разработке и об утверждении со'ответствующего документа.• Документы должны утверждаться руководителем, ответственным за его вне'дрение. Каждая копия документа должна содержать свидетельство такогоутверждения.• Распространение документов должно обеспечивать доступность актуальныхверсий документов всем сотрудникам, которым необходима содержащаяся вних информация, и изъятие устаревших версий контролируемых докумен'тов.

Этому может способствовать присвоение индивидуального номера ко'пиям.• Для документов, которые могут быть предоставлены внешним сторонам (на'пример, экологической политика) следует определить способы поддержанияактуальных копий (если это признается важным) или указывать на то, чтокопия не контролируется.• Должен быть обеспечен процесс пересмотра документации при измененииусловий, к которым они привязаны (например, процессов), а также перио'дического пересмотра для учета других изменений. При внесении измененийи дополнений документ должен пройти ту же процедуру согласования, что ипри его разработке.• Для журналов / регистров должны быть определены формы, процедура иответственность за заполнение.По мере введения процедур контроля документации, специалисты и руководи'тели всех уровней должны быть ознакомлены с требованиями в отношении об'ращения с документацией (в частности, использования актуальных копий конт'ролируемых документов, процедур получения документов и т.п.).

Ответственныеза разработку и поддержание актуальности документов должны быть также озна'комлены с соответствующими требованиями. Естественно, все вышеизложенноеотносится не только к документам СЭМ, но и ко всем связанным документам, ав идеале — ко всем документам организации.Связанные элементы• 6.3.6• 6.3.9• 6.3.10• 6.3.13Управление операциямиСистема документации СЭМВзаимодействие и обмен информациейМониторингСистема экологического менеджмента: разработка, внедрение и развитие149Критерии выполнения этапа• Наличие объективных свидетельств внедрения и поддержания процедур(ы)разработки, утверждения, обозначения, распространения и хранения доку'ментов, а также удаления устаревших редакций.• Наличие объективных свидетельств использования персоналом организацииактуальных копий документов, и знания им процедур получения и передачидокументов.6.3.9Система документации СЭМ4.4.4 Документация системы экологического менеджментаОрганизация должна сформировать и поддерживать информацию в бумаж'ном или электронном виде дляa) описания ключевых элементов системы менеджмента и их взаимодей'ствия;b) предоставления указания на связанную документацию.ISO 14001:19964.4.4 ДокументацияДокументация системы экологического менеджмента должна включать:a) экологическую политику, цели и задачи;b) описание области охвата системы экологического менеджмента;с) описание основных элементов системы экологического менеджмента иих взаимодействия, а также ссылки на связанные документы;c) документы, включая записи, предусмотренные требованиями настоящегоМеждународного стандарта; иd) документы, включая записи, определенные организацией как необходимыедля обеспечения результативного планирования, деятельности и контроляпроцессов, связанных с ее значимыми экологическими аспектами.ISO/FDIS 14001:2004Внедрение СЭМ нередко воспринимается на первом этапе негативно именнопотому, что СЭМ требует оформления многих процедур, написания политики,создания многих других документов.

Однако это не «бюрократизация» деятель'ности. Документальное оформление СЭМ, ее принципов, планов, требований ирезультатов, является одним из тех факторов, которые обеспечивают ее эффек'тивность. Документация СЭМ• способствует последовательному и однозначному пониманию принципов,ответственности и требований, целей и процедур в рамках СЭМ;• обеспечивает возможность анализа результативности организации (в частно'сти, результативности менеджмента) и ее подтверждения;• облегчает изменения, в том числе, пересмотр и последовательное улучше'ние, распространение подходов и обучение персонала;150Глава 6• способствует стабильности процессов, а также унификации подходов управ'ления в крупных компаниях.Но ни стандарты СЭМ, ни практика не требуют документального оформлениявсех процессов или данных, существующих в рамках СЭМ.

Минимально необхо'димая степень документирования системы определяется требованиями стандар'та. Помимо этого, естественно, количество, характер и форма документов опре'деляются практической необходимостью. В частности, нет необходимости доку'ментировать процедуры, оформление которых не требуется стандартом, если влюбом случае обучение и практика организации обеспечивают единообразное ихпонимание и выполнение. Естественно, стандарты не предписывают также фор'му или способ хранения документации. Вообще же, при подготовке документовСЭМ следует стремиться к краткости, четкой структуре, понятности документов.В целом, документация СЭМ достаточно разноплановая; обычно выделяютчетыре уровня документации по уровням пользователей:• Руководство по СЭМ,• процедуры СЭМ,• рабочие процедуры и инструкции,• регистры, журналы и отчеты.На самом деле, документация СЭМ не ограничивается этими категориями, ина практике их выделение не нужно.

Помимо указанных, к документации СЭМотносятся экологическая политика, цели и задачи, программа СЭМ, описаниеответственности и полномочий, материалы и программы обучения, и т.д. Хотячасть перечисленной информации и имеет смысл включать в Руководство поСЭМ, в целом указанные категории документации совершенно независимы. Неследует забывать и о документации, не создаваемой специально при разработкеСЭМ, но, тем не менее, имеющей непосредственное к ней отношение. К такимдокументам относятся, например, планы развития, бюджеты, внутренние пред'писания, приказы, договоры, нормативные акты, входящие и исходящие доку'менты, методики и т.п.Естественно, что при таком объеме и разностороннем характере документациинет смысла в объединении ее в один том — «Руководство по СЭМ».

Такой доку'мент должен содержать лишь описание области охвата, структуры, элементов ипорядка функционирования СЭМ, распределения ответственности, а также ссыл'ки на ключевые связанные документы или разделы регистра документации. Ос'тальные документы создаются или поддерживаются независимо.Руководство по СЭМ можно строить на основе описания выполнения требо'ваний соответствующих разделов стандарта СЭМ и взаимодействия между эле'ментами; можно, наоборот, опираться на описание разработанной структурыСЭМ. Впрочем, органы по сертификации достаточно часто предъявляют соб'ственные требования к содержанию Руководства по СЭМ, поэтому имеет смыслзаранее убедиться в выполнении таких требований.Для демонстрации внедрения и результативности СЭМ внешним сторонам (вт.ч. органам по сертификации) организация должна поддерживать записи обэкологической результативности деятельности организации (см. раздел 6.3.14).Система экологического менеджмента: разработка, внедрение и развитие151ЗаписьДокумент, излагающий достигнутые результаты или предоставляющий сви'детельства осуществленной деятельности.ISO 9000:20004.5.3 ЗаписиОрганизация должна установить и поддерживать процедуры для идентифи'кации, ведения и удаления экологических записей.

Характеристики

Список файлов книги