Фахрутдинова А.З. - Коммуникации в управлении, страница 11

Кроме того, реальное поведение привыполнении распоряжений будет оказывать обратное воздействие на нормыповедения в группе, нормы организационного поведения в целом и наповедение отправителя. Отправитель, получая информацию о выполнениираспоряжения, должен скорректировать свои дальнейшие директивы ивзаимодействия.Функцию установления обратной связи выполняет информационный поток«снизу-вверх». Его содержание составляет отчетно-контрольная,инициативно-инноваторская информация и информация собственнообратной связи, включающая в себя сведения и восприятия распоряжений,степени их выполнения, оценку деятельности руководства в целом.Информационный поток «снизу-вверх» обычно менее интенсивен, чем потокраспоряжений и инструкций, идущих сверху. Это связано, с одной стороны,c тем, что он иногда сознательно ограничивается руководством с цельюизбежания информационных перегрузок, а, с другой — с традиционноменьшей активностью подчиненных по сравнению с вышестоящимисотрудниками.

Одной из важнейших задач управления этим потокомявляется организация и интенсификация постоянной обратной связи,введение ее в регламентированное русло. Что касается отчетнойинформации, то основная трудность ее получения связана с искажениямипри передаче по уровням иерархии. На каждом уровне происходиткорректировка «в свою пользу», после чего отчет значительной степенитеряет свою объективность.Важнейшее значение приобретает сейчас управление горизонтальнымикоммуникациями. Это связано, как с безусловной значимостьгоризонтальных, в значительной степени, неформальных взаимодействий влюбых типах организаций, так и с тенденцией преобразованиясуществующих организаций в духе сокращения уровней иерархии иперехода к «горизонтальной» структуре. Эмпирические исследованияпоказывают, что до 70% объема внутренних коммуникаций носитгоризонтальный характер.; Задание 2.1. Перечислите коммуникационные потоки, выполняющие функцию обратнойсвязи в Вашей организации.2.2.

Формальные коммуникации в органе власти: построение ирегуляцияУправление формальными коммуникациями в организации имеет дваосновных аспекта:1.2.Построение коммуникационных и информационных потоков,Регуляция коммуникационных и информационных потоков.Построение информационных потоков осуществляется для типичных,заранее заданных задач и функций организации,Построение коммуникационных потоков совпадает и происходитсовместно с проектированием организационной структуры.Назначение формальных коммуникаций — линий связи, по Ч.Барнарду —регламентировать и нормировать труд персонала.Основа формальных коммуникаций — регламенты.Регламенты фиксируют правила и нормы формальных коммуникацийПод регламентом мы будем понимать совокупность правил, положений,определяющих порядок работы государственных органов, учреждений,организаций, предприятий.

Применительно к государственномууправлению, необходимо говорить о проектирвании порядка регламентацииуправленческого труда, т.е. об «оргпроектировании».[Под оргпроектированием понимается процесс разработки и внедренияпроектов рационализации управленческого труда на базе требований НОТ ивозможностей современной организационной и вычислительной техники сцелью повышения эффективности работы аппарата управления (КибановА.Я., Мамед-Заде Г.А., Родкина Т.А. Управление персоналам.Регламентация труда.

М., 2000)].Регламентирование в управлении проявляется в двух аспектах:••в статике,в динамике.Регламентирование в статике определяет:••••статус звеньев системы управления или самой системы,цели и задачи каждого звена,место в системе управления,взаимосвязи с другими звеньями,Уставы, положения о производственно-хозяйственных системах и оструктурных подразделениях, должностные инструкции, в основномстатичны.Регламентирование в динамике позволяет определить использованиерабочего времени или протекание процессов управления во времени.Регламенты выполнения отдельных функций, процедур в процессеуправления, распорядок рабочего дня руководителей, специалистов ислужащих, работа подразделений аппарата управления, регламентсовещаний — динамичны.Регламентация управленческой деятельности требует определениясовокупности регламентирующей документации. Состав регламентовуправленческого труда персонала может быть представлен в таблице 1.Таблица 2Состав регламентов управленческого труда в организацияхЭлементысистемыуправленияФункцииФункцияФункцияВиды регламентовОсновное содержание регламентовСхема функциональныхвзаимосвязей подразделенийаппарата управленияФункциональная матрицаразделения труда вподразделениях аппаратауправленияКоэффициент централизациифункций управления (Кцф)Устанавливает степень участия подразделенияорганизации в выполнении управленческих функцийУстанавливает степень участия отдельных исполнителейвнутри подразделения организации в выполненииуправленческих функцийХарактеризует распределение работ по выполнениюфункций между уровнями управления:Кцф = Т (Ч) гу / Т (Ч) гу + Т (Ч) ц, где:Т(Ч)гу — трудоемкость (численность) работ пофункциям, выполняемыми работниками главногоуправления;ФункцииКоэффициент специализациифункций управленияТ(Ч) ц — трудоемкость (численность) работ по функциямна уровне отделовХарактеризует распределение работ по выполнениюфункций между разными подразделениями на одномуровне управления:Ксф = Т(Ч)с / Т(Ч)о, где:Т(Ч)с — трудоемкость (численность) работ по функциям,выполняемым в специализированном подразделении;ОргстркуктураТиповые структуры аппаратауправленияОргструктураОргструктураНормативы численностиуправленческого персоналаНормы управляемостиПроцессыСводная карта процедурПроцессыСтруктура трудоемкостипроцедурПроцессыОперограмма процессаПроцессыОрганограмма процессаПроцессыДокументограммаПроцессыпроцессаКоэффициент нормированияпроцессов управления (Пн)Т(Ч) — трудоемкость (численность) общего объема работпо функциямОпределяют состав и количество подразделений аппаратауправления, их взаимосвязь и подчиненность для каждойгруппы организацииКоличественное значение различных категорийработников управленияРациональное число работников, закрепленных за однимработником сферы управленияОпределяет полный перечень процедур по функциям(подфункциям) управленияОпределяет трудоемкость выполнения процедур пофункциям или операций по процедурам в зависимости отзаданной степени детализацииУстанавливает последовательность выполнения операцийпо заданной процедуре с указанием конкретныхисполнителейУстанавливает распределение полномочий междуорганами управления в процессе выполненияопределенной функции (процедуры)Устанавливает маршрут прохождения определенногодокумента через звенья управления с указанием сроков ихарактера выполняемой работыОпределяет уровень нормируемости управленческихработ:Пн = Пнт / Ппос, где:Пнт — трудоемкость нормируемых управленческихработ, чел/час;ПроцессыКоэффициент регламентациипроцессов управленияПот — общая трудоемкость управленческих работ,чел/часОпределяет уровень регламентации управленческихпроцессов:Прег = Прп / Поп, где:ИнформацияСхема информационных потоковИнформацияСхема документооборота всистеме управленияИнформацияКоэффициент прямоточностидокументопотока (Кпд)Прп — трудоемкость регламентированных процедур, Поп— общая трудоемкость процедурУстанавливает рациональные связи между источниками иприемниками информации и пути ее циркулированияУстанавливает перечень входящих и выходящихдокументов, источник поступления и адресат,периодичность составления документов для отдельныхподразделений системы управленияОпределяет рациональность маршрута движениядокументов:Кпд = Дк / Дф, где:Дк — кратчайший путь движения документаопределенного вида,Дф — фактический путь движения документовИнформацияКоэффициент эффективногоиспользования информации (Кэ)Кэ = Нри / Нвх, где:Нри — количество документов, используемых привыполнении управленческих работ,ИнформацияКоэффициент стандартизацииуправленческой документацииНвх — количество входящих документовКс = Нст / Ноб, где:Нст — количество стандартизированных видовдокументов;КадрыШтатное расписаниеКадрыНормыКвалификационный справочникдолжностей руководителей,специалистов и служащихГОСТы, ОСТы, СТПНормыУстав организацииНормыПоложение об организацииНормыПоложение о структурныхподразделенияхНормыДолжностные инструкцииНормыРаспорядок дня руководителяили специалистаНоб — общее количество документовСодержит перечень структурных подразделений аппаратауправления, наименование и количество должностей вних, размеры должностных окладовСодержит основные квалификационные требования кзнаниям, образованию и стажу работы управленческогопотенциалаУстанавливают единые нормы, правила, требования куправленческой деятельностиОпределяет состав, структуру, компетенцию, порядокдеятельности конкретной организацииУстанавливает основные права, обязанности, формы,порядок деятельности и ответственности организации иего должностных лицУстанавливает основные права, обязанности, формы,порядок деятельности, ответственность и структуруподразделенияСодержит характеристику состава и содержания работотдельного работника, его права и ответственностьУстанавливает примерный распорядок рабочего дняДля анализа и проектирования информационных потоков предполагаетсяизучение маршрутов движения и обмена информацией в исследуемомобъекте.

В зависимости от цели анализа возможно исследование движения:• отдельных документов (маршрутная схема движения документов),• комплекса документов, сопровождающих выполнение основныхуправленческих процессов (документограмма процесса, оперограмма иорганиграмма),• всех документов организации — отдельного подразделения (схемадокуменооборота),• укрупненной схемы движения (обмена) информацией объекта (схемаинформационных потоков).Таблица 3Маршрутная схема движения входящего документаСекретарьруководителядепартаментаРеферентруководителяРуководительдепартаментаУУЗаместительруководителядепартаментаНачальникотделаСпециалистотделаСРУОВ каждом прямоугольнике, обозначающем документ, с помощью условныхзнаков обозначаются операции, выполняемые в данном структурномподразделении. Принятые в схеме символы имеют следующие значения:О — отвечает за выполнение данной функции, обобщает результаты,организует выполнение работы,П — представляет предложение, информацию, необходимую длявыполнения данной функции,С — согласовывает подготовленный документ,Р — принимает решение (утверждает, подписывает документ).Если анализируется состав работ по какой-либо функции и указываетсямаршрут документов по этой функции, то такой процесс фиксируется вдокументограмме.!Схема документооборота устанавливает перечень входящих и выходящих,источник поступления и адресат, периодичность составления для отдельныхподразделений или для всех системы управления организацией.Количественные показатели оценки системы документооборота ворганизации:••Коэффициент прямоточности документопотока,Коэффициент эффективности использования информации.Схема информационных потоков имеет своей целью оценкурациональности его организации и разработку рекомендации по егосовершенствованию.