Фахрутдинова А.З. - Коммуникации в управлении, страница 12

Схема информационных потоков устанавливаетрациональные связи между источниками и приемниками информации и путиее циркулирования.Одновременно с выявлением комплекса задач по информационномуобеспечению деятельности организации возникает проблема установленияметодов формирования, обработки и передачи информации, т.е. технологиивыполнения управленческих работ по регламентации.Цель анализа технологии управленческих работ — поиск резервовсокращения трудоемкости процессов путем их рационализации иавтоматизации.

Для реализации данной цели необходим следующий анализ:• содержания труда по видам работ и категориям персонала,• затрат рабочего времени и трудоемкости выполнения отдельных видовработ,• технического обеспечения управленческих процессов,• программного обеспечения управленческих процессов,• коммуникационных взаимосвязей управленческих процессов.Анализ содержания функций управления начинается с формированияперечня функций объекта в соответствие с регламентирующимидокументами.

Затем функции детализируются до уровня процедур иопераций. В результате заполняется таблица (смотри таблицу 6).Таблица 4Состав функций объекта по операциям и исполнителямВиды функцийпо регламентамСоставпроцедур(операций) пофункциям3Фактическивыполняемыефункции12Основныедокументы4Исполнители5Следующий этап — построение оперограмм, Оперограмма устанавливаетпоследовательность операций по заданной процедуре с указаниемконкретных исполнителей, трудоемкости и используемых техническихсредств (таблица 4).Таблица 5Оперограмма процедуры «Подготовка и оформление распорядительной документации»(фрагмент)ПереченьоперацийИсполнителиИ1Получениезадания наИ2Трудоемкость(чел/час)И4И4Использованныетехнические средстваподготовкупроектаприказаФормированиесодержанияисоставлениепректаприказа0,1_14,4_Оперограмма отдельных операций позволяет определить:••••дублируемые операции,наиболее трудоемкие операции,усложненные маршруты,рациональное использование технических средств.Анализ процессов управления с помощью оперограмм позволяетразработать мероприятия по рационализации процессов управления спомощью современных технических средств8.Регуляция коммуникационных потоков в органах власти и организациякоммуникаций для решения текущих задачСистема коммуникаций, построенная для выполнения типичныхфункций, не может обеспечить решение всех задач управления.Необходимо не только построение единой системы связи, определенной изакрепленной в описанных регламентах, но и регуляциякоммуникационных потоков в связи с решением новых нестандартныхзадач или изменением ситуации.

К способам регуляции коммуникацийможно отнести следующие:1. Сбор оперативной информации для решения нестандартной задачи. Вотличие от алгоритма создания единой информационной системы сбороперативной информации предполагает ее непосредственноеиспользование. Вместе с тем важно не потерять эту «дополнительную»информацию и предусмотреть возможность ее включения и хранения всистеме памяти организации. С учетом этих поправок процесс сбораоперативной информации можно представить как последовательностьследующих этапов:1. Анализ и детализация проблемы.2.

Определение потребности в информации (содержание, объем,параметры) в соответствие с управленческой задачей.В данном разделе использованы и обобщены материалы учебника Кибанов А.Я., Мамед-Заде Г.А., РодкинаТ.А. Управление персоналам. Регламентация труда. М., 2000.83. Постановка задач информационного поиска.4. Сбор документированной информации из централизованнойинформационной системы организации и из внешних источников.5. Сбор оперативной информации о состоянии объекта управления иокружающей среде.6. Получение прогнозной информации (способ получения — собственнаяпрогнозная деятельность, заказы прогнозов специалистам, использованиесуществующих прогнозных данных).7.

Анализ и систематизация информации.8. Использование информации или предоставление ЛПР для решенияуправленческой задачи.9. Преобразование информации в форму, удобную для хранения ивключения в централизованную информационную систему организацииили подразделения.2. Построение системы взаимодействий для решения текущих задач.Очень часто имеющиеся регламенты, в частности должностныеинструкции и положения об отделах не обеспечивают организациювзаимодействий для решения текущих задач. Руководитель образует длярешения таких задач временные рабочие группы.

Сеть показывает, какимобразом, члены коллектива взаимодействуют друг с другом. Можновыделить четыре типа коммуникационных сетей:«Круг»«Сильно связанный граф«Штурвал«Цепь»Рис. 6 Схемы временных рабочих групп1. «Круг» — каждый член связан с двумя другими, рядомрасположенными. Так тип сетей наиболее эффективен для решениятворческих, исследовательских задач.2. «Штурвал» — руководитель, занимающий центральное положение,имеет связь с каждым членом группы, в то время как другие имеют связьтолько с руководителем. В основе этой коммуникационной сети —принцип единоначалия.

Эта система наиболее эффективна для решениязадач стандартных в короткий срок, а также для принятия и выполнениярешений в чрезвычайных ситуациях. Распространена в жестких,иерархических структурах (армия, МЧС, частично — органыгосударственной власти)3. «Сильно связанный граф» — сеть эффективна для решения какстандартных, но сложных задач, так и для нестандартных, но требующихцентрализованного руководства.4. «Цепь» — коммуникация по этой сети происходит очень медленно, попринципу «испорченного телефона», в сети затруднена обратная связь.Сеть применяется либо в ситуациях невозможности иногопространственного размещение членов команды, либо при необходимостисогласования точек зрения.3.

Регуляция вертикальных коммуникационных потоков сверху-вниз иснизу-вверх. Движение формальной информации сверху-вниз в основномтесно связано с формальной системой властных полномочий, определеннойоргструктурой и зафиксированной в соответствующей документации —штатном расписании, положении об отделах, должностныхинструкциях.

Для регуляции передачи информации могут бытьприменены:• стандартные формы передачи информации,• дополнительная детализация каналов рассылки информации, адресатоврассылки, допуска к информации,• введение дополнительных «сторожей информации» — лицсортирующих и распределяющих входящую информацию,• детализация требований периодической отчетности (ежедневные,еженедельные, ежемесячные и пр.

отчеты),• выбор принципа распространения информации: «доведение информациидо каждого служащего» или «выборочная передача»,• усиление «обратной связи» — дополнительный сбор контрольнойинформации, уточнение и проверка отчетной информации.5. Борьба с искажениями передаваемой информации, преодолениекоммуникационных барьеров. Искажения информации возможны врезультате существования следующих барьеров:•••••••••••языковой барьер,барьер предвзятого отношения,барьер специализации,барьер несовпадения сфер компетенции,барьер различия статусов,барьер культурных различий,барьер, связанный с недостатками технической связи,барьер, связанный с недостаточностью делового общения,барьер, связанный с избыточностью информации,барьер «самозащиты инициатора информации»,барьер «преднамеренного ограничения гласности».Борьба с искажениями состоит:• в фиксации искажения с помощью обратной связи,• в определении причин искажений— выявлении типовкоммуникационных барьеров, препятствующих эффективнойкоммуникации,• в устранении, насколько это возможно, основных барьеров6.

Регуляция горизонтальных формальных коммуникаций. Регуляцияформальных коммуникаций внутри группы осуществляется черезраспределение временных обязанностей в пределах компетенции идолжностных полномочий служащих. Методы регуляции аналогичныметодам формирования временных рабочих групп и технологииделегирования полномочий. Другим аспектов этого направлениякоммуникативной деятельности является регулирование формальныхотношений между подразделениями.

Классические подходы к решениюэтой проблемы зафиксированы в рассмотренных методах «мостикаФайоля», «соединительной оси Ликкерта» и пр. При созданиидополнительных связей между подразделениями необходимо:• выявление потребности в дополнительных коммуникациях илификсация уже существующих неформальных коммуникаций,• определение времени действия дополнительной связи,• определение назначение дополнительных коммуникаций иответственных лиц,• оповещение всех заинтересованных лиц о новой информационной связи7.Организация согласования решений.

Коммуникационная система должнаобеспечивать возможность для консультирования и согласования решений:организовать экспертизу, обеспечить соответствие законодательству,координацию с действиями других организаций, информироватьучастников процесса о сути предложения.

Стандартной процедуройсогласования является правила подписи. «Правила подписи» содержаться вформе распорядительной документации.; Они могут быть зафиксированы, например, в оперограмме процедуры подготовки иоформления распорядительного документа.

Однако ситуация зачастую требуетдополнительного согласования. Оно может проходить в форме совещаний, экспертиз,переговоров. Существует практика создания подразделений экспертной оценки. Существуетнесколько принципов согласования. Первый предполагает внесения поправок в документ дотех пор, пока не будет выработана версия, с которой согласны все. Этот метод дает каждомуучастнику право свободного вето в отношении рассматриваемого предложения и можетпородить бесконечные отсрочки. Кроме того, длительные переговоры могут привести квыработки пустого документа.В случае, если решение должно быть принято быстро, целесообразно:• передать предложение для одновременного анализа всеми участникамипроцесса согласования,• установить предельный срок принятия решения,• передача участниками согласования своих предложений руководителюдля окончательного решения.; Когда решение требует согласования нескольких точек зрения, оказываетсянеобходимым, чтобы все участвующие в подготовке решения были собраны вместе длянепосредственного обсуждения на совещаниях.

Когда желательно формализоватьпроцедуру совещаний и в серии совещаний участвует одна и та же группа людей, наопределенный срок может быть создан комитет. Важное преимущество совещаний икомитетов состоит в том, что все участники могут прямо и непосредственно общаться друг сдругом. Это создает максимальную возможность для свободного обмена информацией иидеями. Комитеты работают успешно в том случае, когда они становятся средствомформализации неформальной системы коммуникации, системы, которая уже в значительнойстепени действовала.Помимо обеспечения свободного обмена мнениями и, следовательно,принятия более проработанных решений, совещания и комитетывыполняют другие важные коммуникативные функции:• они способствуют глубокому пониманию выработанных решенийучастниками совещаний и комитетов,• повышают чувство сопричастности к процессу выработки решений имотивируют участников для дальнейшего принятия решений,• обеспечивают согласие с новыми программами и организационнымиизменениями,• обеспечивают взаимосвязь программ различных уровней и направлений,9.