тема 1. теория проектного управления (1175294), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

Роль в проекте - единица организационной структуры команды проекта, характеризующаяся ответственностью, полномочиями, выполняемыми функциями.

Свод знаний

Руководитель проекта должен принимать во внимание интересы всех сторон, которые могут прямо или косвенно воздействовать на проект, а также сторон, интересы которых могут быть затронуты проектом.

В связи этим руководитель проекта должен выявить все заинтересованные стороны, идентифицировать характер их заинтересованности в проекте, и выстроить их в порядке важности для проекта. Что же касается непосредственных участников проекта, то руководитель проекта должен также определить их роли, функции, полномочия, обязанности и области ответственности, а также разработать и утвердить правила (регламент) взаимодействия с каждым из участников.

Для упрощения задачи идентификации заинтересованных сторон их можно укрупнено систематизировать по следующим признакам:

® Стороны, связанные с проектом и/или с его конечными результатами имущественными или финансовыми интересами;

• Стороны, привлеченные к осуществлению проекта на условиях контракта;

• Стороны, являющиеся будущими потенциальными потребителями конечной продукции (услуг) проекта, а также, вовлекаемые в производство этой продукции (услуг);

® Стороны, от решений (разрешений и/или согласований) которых зависит осуществление проекта;

• Стороны, испытывающие дополнительную нагрузку (экологическую, транспортную и др.), или, наоборот, ее снижение от осуществления проекта и его результатов.

Определение полного перечня участников проекта может представлять собой достаточно сложную задачу. Участники проекта, их роли, функции, обязанности и полномочия в каждом конкретном случае различны и могут меняться по ходу выполнения проекта.

Состав участников проекта, их роли, функции, полномочия, обязанности и области ответственности могут зависеть:

• от типа, вида, масштаба и сложности проекта;

• от стадии управления проектом;

• от фазы жизненного цикла проекта.

Основными (ключевыми) участниками проекта, как правило, являются:

Заказчик — юридическое или физическое лицо, в интересах которого выполняется проект, будущий владелец продукта проекта. Заказчик определяет основные требования к проекту, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств. Заказчик заключает контракты с основными исполнителями и поставщиками и несет ответственность по этим контрактам, управляет процессом взаимодействия между всеми участниками проекта или делегирует эту функцию другой стороне, например, Исполнителю. Заказчик несет ответственность за проект в целом перед обществом и законом и т.п.

Исполнитель — как правило, юридическое лицо, осуществляющее проект (отдельные фазы жизненного цикла проекта) в соответствии с контрактом, заключенным с Заказчиком. Несет ответственность за выполнение работ и достижение запланированных результатов. Исполнителя в некоторых отраслях, например в строительстве, принято называть «подрядчик» или «контрактор». При осуществлении большинства проектов исполнитель заключает договора с компаниями (организациями) для выполнения отдельных видов работ или услуг в проекте. В этом случае он осуществляет функции генерального подрядчика (генподрядчика) или генерального контрактора (генконтрактора). Если исполнитель вступает в договорные отношения с подрядчиком или контрактором более высокого уровня и несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом, то его называют «субподрядчик» или «субконтрактор» соответственно.

Куратор (спонсор) — конкретное лицо или структурное подразделение Заказчика или Исполнителя, которое обеспечивает финансовые, материальные и человеческие ресурсы, необходимые для осуществления проекта.

Руководитель проекта (управляющий проектом, менеджер проекта) — физическое лицо, которому делегируются полномочия по руководству всеми работами по осуществлению проекта: планированию, контролю и координации работ всех участников проекта. Он является лицом, ответственным за осуществление проекта и достижение целей проекта.

Команда проекта — совокупность физических и юридических лиц и их групп, объединенных целевым образом для осуществления проекта. Создается на период осуществления проекта. Главная задача команды проекта — выполнение всех работ, необходимых для достижения целей проекта.

Команда управления проектом — члены команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом, в том числе представители некоторых участников проекта и технический персонал. В небольших проектах эта команда может включать в себя практически всех членов команды проекта. Главная задача команды управления проектом — осуществление функций управления проектом для эффективного достижения целей проекта.

Возможными участниками проекта могут быть:

Инициатор — сторона, являющаяся автором главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложений по осуществлению проекта. В качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта, но деловая инициатива по осуществлению проекта, в конечном счете, должна исходить от владельца проекта или бенефициарного заказчика.

Инвестор — юридическое или физическое лицо, вкладывающее собственные, заемные или иные привлеченные средства в проект, например, посредством кредитов. Цель инвестора — максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации проекта. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.

Проектировщик — юридическое лицо, выполняющее по контракту проектно­изыскательские работы в рамках проекта. Вступает в договорные отношения с генконтрактором проекта или непосредственно с заказчиком.

Поставщики — субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе — материалы, оборудование, транспортные средства и др.

Лицензоры или Лицензирующие организации — организации, выдающие лицензии на право владения земельным участком, ведение торгов, выполнение определенных видов работ и услуг и т.п.

Органы власти и регулирующие органы — государственные, местные органы власти, осуществляющие фискальные, надзорные и разрешительные функции в отношении различных работ в составе проекта. Основная задача регулирующих органов состоит в контроле соблюдения экологических, социальных и других общественных и государственных требований, связанные с реализацией проекта.

Владелец земельного участка — юридическое или физическое лицо, являющееся владельцем участка земли, вовлеченного в проект.

Производитель конечной продукции проекта осуществляет эксплуатацию созданных основных фондов и производит конечную продукцию.

Потребители конечной продукции — юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями конечной продукции, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.

Общественность — организованное или стихийно возникшее сообщество отдельных людей и организаций, чьи интересы проект затрагивает по ходу реализации или своими будущим результатами.

Выявление и идентификация всех заинтересованных сторон проекта и их интересов, четкое определение функциональных ролей и полномочий каждого участника является важным элементом компетентности руководителя проекта, увеличивающим шансы на успешность проекта и жизнеспособность его результатов.

Все заинтересованные стороны могут оказывать влияние на проект прямо либо косвенно. Такие свойства участников проекта, как: характер и степень возможного влияния на проект, уровень организационной зрелости в области УГ1, наличие опыта в управлении проектами, действующая в заинтересованных компаниях система регламентов и правил, направления и масштабы их развития — все они имеют значение для осуществления проекта, и должны находиться в поле зрения руководителя проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Руководитель проекта должен стараться не выпускать из поля зрения заинтересованные стороны и людей, представляющих эти стороны. Это особенно важно, когда к участию в проекте присоединяется новая сторона, либо когда происходит смена представителя заинтересованной стороны. В этом случае руководителю проекта следует рассмотреть возможные последствия произошедших изменений и обеспечить новую сторону или лицо всесторонней информацией о проекте.

Возможные шаги процесса

1. Выявите основные (ключевые) заинтересованные стороны проекта, определите и ранжируйте их интересы; трансформируйте ожидания в требования; выявите зоны потенциальных конфликтов и найдите способы их разрешения. Сообщите заинтересованным сторонам, какие из их требований будут выполнены, какие нет.

2. Разработайте стратегию работы с заинтересованными сторонами и соответствующую концепцию управления. Распределите обязанности между заинтересованными сторонами; определите руководящие роли в проекте и назначьте на эти роли представителей заинтересованных сторон; обеспечьте руководящие роли правами, необходимыми и достаточными для исполнения соответствующих обязанностей.

3. Включите интересы и ожидания заинтересованных сторон в план управления проектом, отразите их в исходных требованиях проекта, внесите в круг решаемых им задач, конечных продуктов, учтите в графике работ и при определении стоимости.

4. Определите и проанализируйте риски проекта, учтите возможности и угрозы со стороны заинтересованных сторон. Распределите риски между руководящими ролями проекта, определите пути разрешения конфликтов между командой проекта и заинтересованными сторонами.

5. Постройте систему взаимоотношений между руководящими ролями в проекте, обеспечивающую эффективное сотрудничество между заинтересованными сторонами; разработайте контракт или устав проекта, формализующий правила и порядок взаимодействий. Удостоверьтесь в том, что заинтересованные стороны удовлетворены ходом проекта. Контролируйте выполнение плана управления заинтересованными сторонами.

6. При изменении состава заинтересованных сторон в течение жизненного цикла проекта повторяйте первые пять шагов.

7. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для изучения

• Внутренние и внешние связи

• Стратегия осуществления коммуникаций с заинтересованными сторонами

• Интересы участников и их удовлетворение

® План управления заинтересованными сторонами

• Управление ожиданиями участников

® Место проекта в программе, портфеле и в компании

® Контекст (окружение) проекта

Критерии оценки компетентности по сертификационным уровням

Уровень А. Кандидат успешно определил участников, их функции и обязанности, осуществил управление участниками в программе или портфеле проектов организации или одного из её подразделений.

Уровень В. Кандидат успешно определил участников, их функции и

обязанности в сложном проекте.

Уровень С. Кандидат успешно определил участников, их функции и

обязанности, в проекте ограниченной сложности.

Уровень D. Кандидат обладает знаниями, необходимыми для определения участников проекта, их функций и обязанностей.

Основные связи

1. Требования, цели и стратегия проекта, 7. Критерии успешности проекта, 14. Организационная структура проекта, 15. Руководство и лидерство, 16. Вовлеченность и мотивация, 18. Уверенность и убедительность, 20. Открытость, 21. Творческий подход, 22. Ориентированность на результат, 26. Конфликты и кризисы, 27. Надежность, 28. Понимание ценностей, 35. Проектно-ориентированное управление, 42. Управление предметной областью проекта, 44. Управление стоимостью и финансированием проекта, 45. Управление качеством в проекте, 46. Управление рисками и возможностями проекта, 48. Управление коммуникациями в проекте, 49. Управление закупками и контрактами в проекте, 50. Управление изменениями в проекте.

1. Постоянная (родительская) организация

Ключевое определение

Постоянная (родительская) организация — компания (предприятие или организация), которая инициировала проект, и в интересах которой он осуществляется.

Свод знаний

Постоянная организация имеет долгосрочные стратегические цели и не прекращает свое существование с завершением проекта. Она продолжает свою деятельность с большей эффективностью благодаря достигнутым результатам проектов. Жизненный цикл организаций, действующих на рынке, связан со спросом на предлагаемые ими продукты и услуги и может продолжаться десятилетиями. Проектно­ориентированные организации выполняют проекты, программы и портфели проектов для того, чтобы осуществлять изменения в компании, способствующие эффективному ведению основного бизнеса. Проекты реализуются организациями с целью решения возникающих проблем, развития компании и адаптации ее деятельности к изменениям окружающей среды.

Временная организационная структура проекта и/или программы зависит от постоянной организационной структуры родительской организации. Проекты не могут адекватно выполняться без ресурсов, предоставляемых отделами родительской организации, а конечная продукция и результаты проекта, в свою очередь, используются постоянной организацией или оказывают влияние на ее работу. В процессе деятельности персонал обеих структур — постоянной и временной — может находиться в тесном контакте и при этом решать разные задачи. Поэтому чрезвычайно важно достичь полного баланса между проектом и родительской организацией и преодолеть любое сопротивление сотрудников подразделений родительской организации.

Порядок, установленный в постоянной организации (производственные задачи, иерархия, уровни полномочий, обязанности, организационная структура и принятие решений) оказывают влияние на осуществления проекта и, наоборот, проектно- ориентированное управление оказывает влияние на управление всей организацией.

Для инициации проекта важно знать, как функционирует родительская организация, как осуществляется контроль, и какие риски могут быть для проекта. Следовательно, чтобы создать хорошие условия для получения успешных результатов проекта, необходимо знать правила, принципы и особенности формирования и исполнения управленческих решений в постоянной организации и понимать вклад проекта в её деятельность.

Офис управления проектами часто входит в состав постоянной организации, а сотрудники постоянной организации часто являются членами команд проектов.

Руководитель проекта может не являться сотрудником постоянной организации, но должен находиться в непрерывной связи с ней и понимать, как она взаимодействует с проектом по таким важным аспектам, как:

• рабочие задания, полномочия, ответственность;

• структура родительской организации;

• процедуры и порядок принятия решений.

Чем большим опытом работы в соответствующей прикладной области обладает руководитель проекта, тем успешнее он будет осуществлять управление проектом в интересах родительской организации.

Характеристики

Список файлов лекций