Диссертация (1152223), страница 82
Текст из файла (страница 82)
Согласованная СЗ поступает документоведу для подготовки проекта приказа и его оформления — подписания у курирующего проректора. Только на этом этапе процесса появляется бумажный документ — приказ. Оформленный бумажный приказ отправляется в канцелярию, туда же СУБП направляет его электронную копию. В канцелярии обекопии приказа размещаются в соответствующие хранилища: бумажная — в папку приказов, аэлектронная размещается в системе электронного документооборота МЭСИ. Оповещение о выходе приказа направляется автору СЗ для внесения информации о движении контингента вличные дела студентов.
Кроме того, информация о движении контингента автоматически заносится в учётную информационную систему «Электронный деканат».Весь ход процесса контролируется СУБП, которая выставляет задания исполнителям всоответствии со схемой процесса, оповещает их об этом по электронной почте и контролируетвыполнение задачи. Кроме того, СУБП предоставляет возможности активного и пассивногомониторинга процесса со стороны заинтересованных лиц — высылает оповещения о ходеоформления СЗ её автору, позволяет в любой момент просмотреть отчёт по выполнению процесса, в котором указываются выполненные и выполняющиеся в настоящий момент с указанием ответственных сотрудников, а также предстоящие задачи процесса.На основании логической модели бизнес-процесса была разработана архитектура исполняемой модели, показанная на рисунке 6.8. Особенностью реализации бизнес-процесса в СУБПявляется взаимодействие участников через Web, что позволяет пользователям из удалённыхфилиалов входить в систему без необходимости установки на локальных компьютерах дополнительного ПО.
Рисунок 6.9 показывает принцип взаимодействия СУБП с удалёнными пользователями.326Поступилидокументы подвижениюконтингентаИсполнитель СЗв филиалеОформлениеСЗДиректорфилиалаИсполнитель СЗв филиалеПереправкадокументов вголовной ВУЗ(эл. почта)Менеджер отделапо работе сфилиаламиФормальнаяпроверка СЗ ипакетадокументовДокументоведотдела по работес филиаламиСогласующиелицаКанцелярияПодготовкапроектаприказаСканы СЗ идокументовоснованийПроект приказаСогласованиеприказаИзданиеприказаПриказИздан приказпо движениюконтингентаDVРисунок 6.7 - Модель процесса документального сопровождения до внедрения СУБПИсточник: составлено автором.Поступилидокументы подвижениюконтингентаИсполнитель СЗв филиалеСоздание СЗ спакетомдокументовДиректорфилиалаПодписание СЗ(ЭЦП)Менеджер отделапо работе сфилиаламиФормальнаяпроверка СЗ ипакетадокументовСогласующиелицаСогласованиеСЗ/приказаДокументоведотдела по работес филиаламиПодготовкапроектаприказаКанцелярияИзданиеприказаСканыдокументовоснованийСУБППроект приказас подписямиПриказDVVВнесениеданных в эДеканатДвижениеконтингентаотражено в эДеканатеСтуд.
отделкадровЭ-ДеканатОформлениевыписок вЛичные деластудентовПриказотражен вличных делахстудентаРисунок 6.8 - Модель процесса документального сопровождения после внедрения СУБПИсточник: составлено автором.327Рисунок 6.9 - Принципы взаимодействия СУБП с удалёнными пользователямиИсточник: составлено автором.Маршруты согласованияДля отдельных видов приказов существуют различные маршруты согласования. Задачаопределения согласующих по каждому виду (маршрута согласования) передана в функционалразрабатываемой системы.
С целью выделения имеющихся маршрутов для удобного и быстрого заложения в систему, был проведён анализ полученных шаблонов служебных записок и приказов и выделены маршруты согласования. Для выявления маршрутов использовалась таблицаExcel в которой выделены маршруты согласования по служебным запискам, исходящим из Филиалов и по запросам, которые формируются в Головном вузе, показанная в таблице 6.3.Таблица 6.3 - Шаблон таблицы маршрутов согласования (Филиалы)Виды СЗСоздание ПодтверждениеСЗСЗ (От кого)СЗ:КомуПроверкаСЗСогласованиеПриказаПодтверждениеПриказаФИЛИАЛГОЛОВНОЙ ВУЗДаДаДаДаДаДаДаДаДаДаИсточник: составлено автором.В данном шаблоне в столбце «Виды СЗ» указываются все виды полученных СлужебныхПриказ о зачисленииПриказ о переводеДаДаЗаписок и Приказов.
Далее таблица разделяется на две части: Филиал и Головной ВУЗ. Перваячасть показывает маршрут прохождения приказа (Служебной Записки, запроса) на территориифилиала. Вторая часть в головном ВУЗе — на этапе согласования внутри центрального подразделения. Далее, на участке «Филиал» указывается в столбце инициатор выпуска приказа (столбец таблицы «Создание СЗ»), и Проверяющий Служебную Записку в филиале перед отправкойв Головной ВУЗ (столбец «Подтверждение СЗ (От кого))». Фактически для Головного ВУЗа отправителем Служебной записки на выпуск приказа является Подтверждающий (обычно Директор филиала).
Так же в части таблицы маршрутов согласования «Филиал» указывается столбецс адресатом (поле было добавлено для агрегирования в таблице максимального количества информации о согласовании из полученных документов).Во второй части таблицы «Головной ВУЗ» указываются проверяющие на территории центрального подразделения, далее участники подпроцесса «Согласование» и должность подтвер-328ждающего запрос перед началом подготовки проекта приказа.На пересечении видов СЗ и должностей в ячейке ставился символ «+» в случае, если данное лицо принимает участие в процессе подготовки либо согласования приказа. Результатомпроведённой работы стала таблица маршрутов согласования.Исполняемая модель процессаСоздание системы управления бизнес-процессами электронного ВУЗа осуществлялось набазе Oracle BPM Suite.
Ядром СУБП ЭВ является исполняемая модель, которая была создана вOracle BPM Studio. Данная модель включает в себя следующие аспекты функционирования бизнес-процессов, входящих в состав СУБП ЭВ:Диаграммы процессов, описывающие логику исполнения процессов;Модель данных предметной области;Организационная модель;Интеграционная модель.Модель бизнес-процесса в нотации BPMNМодель бизнес-процесса «Управление контингентом» включает в себя следующие диаграммы процессов:Магистральный процесс «Выпуск приказа», показанный на рисунке 6.10.Процесс «Согласование показанный на рисунке 6.11.Процесс потоков экранных форм «Создание СЗ», показанный на рисунке 6.12.Ниже приведено подробное описание каждой диаграммы процессов.
Все схемы выпол-нены в Среде Разработки (Development Kit) Oracle BPM Studio. Для моделирования процессовбыла использована нотация BPMN.Рисунок 6.10 - Схема процесса «Выпуск приказа» в нотации BPMNИсточник: составлено автором.329Рисунок 6.11 - Схема подпроцесса «Согласование» в нотации BPMNИсточник: составлено автором.Рисунок 6.12 - Поток экранных форм Создание СЗ»Источник: составлено автором.Модель данных процессаРазработка модели данных по проекту проходила в несколько этапов:Анализ полученных шаблонов Служебных Записок и Приказов в формате MSWord.Выделение атрибутного состава документов по типам, группировка и поиск наиболее по-пулярных реквизитов.Анализ полученных результатов (выявление и устранение вопросов, связанных с атрибут-ным составом документов)Выделение атрибутов, относящихся к табличной части (Студенты).Группировка атрибутов, проектирование комплексных типов данных, выделение инфор-мационных объектов.Разработка XML-схемы данных предметной области.Импортирование полученной схемы данных в среду Oracle BPM с помощью специальноразработанного программного обеспечения для трансформации кода XSD в XCDL.Подключение атрибутов данных к полям Форм, заведение служебных объектов и атрибу-тов данных, не связанных с семантикой процесса.330Анализ полученных шаблонов Служебных Записок и Приказов в формате MicrosoftWordНа данном этапе были проанализированы полученные документы, изучен атрибутный состав, устранены возникшие вопросы в ходе проведения опросов экспертов предметной области.Данный этап являлся частью этапа обследования целевого объекта.Выделение атрибутного состава документов по типам, группировка реквизитовДанный этап включал в себя подготовку таблицы Excel, в которой были указаны по однойлинии все виды Приказов, а по другой — выделенный атрибутный состав.
На пересеченииналичие данного атрибута в соответствующем типе приказа обозначалось символом «+» и специальным цветом ячейки. Данный подход позволил систематизировать выделенный атрибутный состав каждого документа и устранить неточности, как показано в таблице 6.4Таблица 6.4 - Шаблон таблицы для выделения атрибутного состава документов.Типы приказов:Тип 1Тип 2Тип 3Тип 4Тип 5Тип 6Атрибуты----+-Атрибут 1+-++--Атрибут 2-+--+-Атрибут 3-++-+-Атрибут 4+--+--Источник: составлено автором.В верхней строке шаблона таблицы указываются все рассмотренные типы документов. Влевом столбце — выделенный атрибутный состав всех документов.
Далее все ячейки таблицына пересечении были заполнены символом «–», затем были просмотрены все типы документови для атрибутов, имеющихся в данном типе, ячейки были заполнены символом «+» и обозначены цветом. Результатом данного этапа стала таблица, содержащая в себе всенайденные атрибуты по всем типам Приказов.Для данной таблицы применены следующие обозначения ячеек:+— атрибут есть в данном типе приказа-— атрибута нет в данном типе приказа+— для данного атрибута есть вопросы для уточненияО направлении на включенное обучениеО направлении для участия в культурно-массовом меОб отчислении потерявших связь с УниверситетомОб отчислении не приступивших к занятиямОб отчислении за грубое нарушениеОб отчислении в связи со смертьюОб отчислении по собственному желаниюОб отчислении за нарушение финансовых условий доОб отчислении за нарушение сроков выхода из акадеОб отчислении за академическую неуспеваемостьОб отчислении в связи с призывом на военную службОб отчислении в связи с переводомТипы приказов:О восстановленииТаблица 6.4 - Атрибутный состав документов (фрагмент)О переводе из филиала в головной ВУЗ, филиалО переводе на следующий курсО переводе на другую форму обученияО зачислении на курс отличный от первогоО восстановлении после включенного обученияО восстановлении после академ.отпускаО возвращении со стажировки331Атрибуты+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + +- - - - - - + - - - - - - - - - - - - Дата исполнения (зачисл, отчисл, восст)+ + + + + + + + + + + + + + + + + + - стипендия_размер- - - - - - - - - - - - - - - - - - - надбавка старостам- - - - - - - - - - - - - - - - - - - стипендия_с (дата)- - - - - - - - - - - - - - - - - - - стипендия_по (дата)- - + - - - - - - - - - - - - - - - - Причина выплаты социальной стипендии- - - - - - - - - - - - - - - - - - - Перевод в (ВУЗ/Филиал)- - - - - - - - + - - - - - - - - - - Академ_отпуск_с (дата)- - - - - - - - - - - + - - - - - - - Академ_отпуск_по (дата)- - - - - - - - - - - + - - - - - - - Включенное обучение/направить в: дата_с- - - + - - - - - - - - - - - - - - + +Включенное обучение/направить в: дата_по- - - + - - - - - - - - - - - - - - + +Включенное обучение/направить в: организация- - - + - - - - - - - - - - - - - - + +Руководитель практики/курсовой- - - - - - - - - - - - - - - - - - - Государстывенный контракт №- - - - - - - - - - - - - - - - - - + Государстывенный контракт дата- - - - - - - - - - - - - - - - - - + Пункт Правил (нарушение)- - - - - - - - - - - - - - - - - - - Дисциплина (для пересдачи/для утверждения темы курсовой)- - - - - - - - - - - - - - - - - - - № приказа (для отмены/изменений)- - - - - - - - - - - - - - - - - - - Дата приказа (для отмены/изменений)- - - - - - - - - - - - - - - - - - - Наименование приказа (для отмены/изменений)- - - - - - - - - - - - - - - - - - - Тема курсовой- - - - - - - - - - - - - - - - - - - Кафедра- - - - - - - - - - - - - - - - - - - Приложение ВСГ- - - - - - - - - - - - - - - - - - - ГАК №- - - - - - - - - - - - - - - - - - - ГАК дата- - - - - - - - - - - - - - - - - - - Последипломный отпуск с- - - - - - - - - - - - - - - - - - - Последипломный отпуск по- - - - - - - - - - - - - - - - - - - ФИО+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + +Гражданство+ + + - + + + + + + + + + + + - + + - История зачисления: номер и дата приказа+ + + - - + - + + + + + + + + - + + - История зачисления: форма обучения+ + + - - + - + + + + + + + + - + + - Источник:составлено автором.История зачисления: бюджет/внебюджет+ + + - - + - + + + + + + + + + + + - Высш/сред проф образ.- - - - - - - - + + + + + + + + + - - институтДля успешного и правильного выделения- - - -комплексных- + + + +типов+ + данных+ + + и+ информационных+ + + - +специальность- - - - - + + + + + + + + + + + + + - +объектовнаправление возникла необходимость вынести- - на- таблицу- - + атрибутного+ + + + + состава+ + + информацию+ + + + - о- том,курс- - - - - + + + + - + - + - + + + - - +какиеатрибуты хранятся в таблице студентов,игруппа- - - - а- какие+ + —+ +в заголовочной+ + + + + + части+ + приказов- + +начало обучения- - - - - + + - - - - - - - - - - - - встречаютсяв документе один раз.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
