Диссертация (1152223), страница 80
Текст из файла (страница 80)
Весь этот процесс, от приёма на обучение и до окончания выпускныхмероприятий, сопровождает поток документов о движении студенческого контингента, чтопредъявляет особые требования к документационному сопровождению этого процесса.Рисунок 6.3 - Типовая структура процесса образовательная деятельностьИсточник: составлено автором по материалам [319]316Документационное сопровождение движения студенческого контингента является чрезвычайно важной задачей. Процесс включает выполнение следующих функций:Обеспечение учёта движения студенческого контингента: зачисление, перевод на следую-щий курс, перевод на другие специальности (включительно и на другие департаменты), академический отпуск, приостановление действия статуса студента, исключение; составление годовых статистических отчётов по студенческому контингенту.Формирование личных дел студентов из документов, представленных при зачислении,заявлений, других документов личного характера и ведение их учёта, выдача документов обобразовании при отчислении студентов.Координация деятельности всех филиалов и подразделений института, вовлечённых впроцесс.Список подразделений МЭСИ, принимающих участие в процессе учёта движения студенческого контингента показывает таблица 6.1.Таблица 6.1 - Подразделения, участвующие в процессеПодразделениеАттестационная комиссияДирекции учебных институтовКомиссия по учёту бюджетного контингентаОрганизационное управлениеОтдел по работе с филиалами и представительствамиПланово-экономический отделПриёмная комиссияПроректор по организации и управлению учебным процессомЦентрализованная бухгалтерияИсточник: составлено автором.Система управления процессами ВУЗаЭлектронный ВУЗ определяется, как единый образовательный комплекс, реализующийобразовательные программы с использованием электронных технологий.
Распределённый ВУЗ(университет), это учреждение, имеющее разветвлённую структуру, где центральный офис, атакже его филиалы, представительства и пункты доступа к образовательным ресурсам, связанны единой корпоративной сетью, так что они реализуют образовательные программы на основеединой информационной образовательной среды (включающей реальное и виртуальное пространство), с использованием единых: электронных учебных ресурсов, контента, профессорскопреподавательского состава, имеют общее администрирование и развиваются как мультидисциплинарный инновационный центр образования, науки и культуры.317Такая виртуальная сущность электронного ВУЗа может быть обеспечена за счёт переносабизнес-процессов и системы управления ими в единую информационно-коммуникационнуюсреду (ИКС), обеспечивающую максимально быстрое и эффективное взаимодействие междувсеми участниками процесса, как в синхронном (он-лайн), так и асинхронном (офф-лайн) режиме, независимо от их местонахождения.
Основой для построения такой среды являются современные информационно-коммуникационные технологии (ИКТ).Под системой управления бизнес-процессами здесь понимается комплекс организационных, методологических и технологических средств для реализации процессного подхода куправлению в организации, т.е. такого подхода, при котором основным объектом управленияявляется система бизнес-процессов. В случае с электронным ВУЗом такой комплекс долженбыть реализован в рамках единой ИКС.Организация бизнес-процессов в информационно-коммуникационной среде электронного ВУЗаОсобенностью организации бизнес-процессов в электронной среде является минимизациянеавтоматизированных работ и взаимодействий, осуществляемых вне ИКС.
При таком подходеможно выделить два вида средств автоматизации, показанные на рисунке 6.4:функциональные, позволяющие наладить выполнение отдельных работ в единой ИКС(Электронный деканат, Система электронного документооборота, Система управленияобучением (LMS));процессные, которые позволяют связать отдельные работы в цепочки и управлять этимицепочками (система управления бизнес-процессами).Система управления бизнес-процессами электронного ВУЗаУправлениеобучениемЭлектронный деканатЭлектронный архивЭлектронныйдокументооборотИнформационно-коммуникационная среда ВУЗаРисунок 6.4 - СУБП в ИКС электронного ВУЗаИсточник: составлено автором.Основным средством автоматизации функций по организации и управлению учебнымпроцессом является система «Электронный деканат», как показано на рисунке 6.5.
В даннойсистеме реализованы следующие функции:приём документов от абитуриентов;проведение конкурсного отбора абитуриентов;зачисление абитуриентов в число студентов;318учёт движения контингента;формирование академических и языковых групп;разработка и утверждение учебных планов;формирование документов по семестровой и итоговой аттестации;формирование необходимой отчётности.Электронный деканат задействован в следующих процессах образовательной деятельности:обучение по программам ВПО (по очной, очно-заочной, заочной формам обучения и поформе обучения экстернат);обучение по программам дополнительного профессионального образования;обучение по программам MBA и магистратуры;обучение по программам после ВУЗовского образования;обучение по программам СПО;обучение по программам ВПО (с сокращённым сроком обучения).По вышеперечисленным процессам в Электронном деканате ведётся учёт движения кон-тингента, причём для каждого из процессов существует отдельное место учёта студенческогоконтингента:по программам ВПО с полным сроком обучения места обучения — ИКТ, ИЭиФ, ИПиГО,ИМ;по программам дополнительного профессионального образования — ИДПО;по программам MBA и магистратуры — ИМП;по программам после ВУЗовского образования — разделение по кафедрам, на которыхобучаются аспиранты;по программам СПО — колледж;по программам ВПО с сокращённым сроком обучения — ИНО.Рисунок 6.5 - Архитектура электронного деканатаИсточник: составлено автором.319Обоснование выбора бизнес-процесса ВУЗа для реализации в прототипе СУБП ЭВПри построении СУБП ЭВ необходимо, прежде всего, соотнести виды процессов и средства их автоматизации.
Выбор средств автоматизации зависит от степени формализованноститого или иного процесса. Для хорошо формализованных процессов наиболее эффективно применение средств, позволяющих задать модель процесса и организовать оперативный контрольего выполнения в соответствии с заданной моделью так, как это делается в современных системах СУБП.
Для менее формализуемых процессов, где нет чётко заданного состава и последовательности работ для различных экземпляров процесса, более применимы системы кейс менеджмента, портальные средства коллективной работы и управления знаниями.Процессы документационного сопровождения движения контингента имеют чётко заданную логику и последовательность действий.
Они крайне критичны для ВУЗа, в связи с необходимостью соответствовать требованиям федерального закона №125-ФЗ от 22.08.1996 г. «Овысшем и после ВУЗовском профессиональном образовании» с изменениями» и постановлениеправительства РФ № 264 от 05.04.2001 г. «Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении)Российской Федерации».В данной работе предполагается построить прототип СУБП с помощью средств BPM. Поэтому при выборе процесса для реализации в качестве прототипа СУБП ЭВ, следует ориентироваться, с одной стороны, на важность процесса для ВУЗа, а с другой стороны, на возможность его формализации в СУБП.Проанализировав несколько возможных для реализации в рамках прототипа процессов,представленных в таблице 6.2, был выбран бизнес-процесс документационного сопровождениядвижения студенческого контингента электронного ВУЗа.
Этот выбор был обусловлен следующими факторами:на процесс документооборота ВУЗа накладываются жёсткие требования со стороны Зако-нодательства, что делает его критичным с точки зрения управления,данный процесс охватывает территориально распределённые структурные подразделенияВУЗа, что позволяет наиболее точно позиционировать его, как процесс электронного ВУЗа,процесс обладает высокой ценностью и важностью для ВУЗа, поскольку он помогает от-слеживать историю студента на протяжении всего периода обучения;процесс обеспечивает управление контингентом через систему приказов;процесс хорошо формализован, в его рамках создаются приложения и выписки к приказамо движении студенческого контингента;выбранный процесс относится к категории обеспечивающих, но он является критичным320для нормальной работы основных институтских процессов.Таблица 6.2 - Список процессов образовательной деятельности№процессаНаименование процессаВозможный инструментарий автоматизацииПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ И РАЗВИТИЯ3.1.3.2.Стратегическое управление деятельностью Университета (менедж- Бизнес-аналитикамент)Управление качествомБизнес-аналитикаОСНОВНЫЕ ПРОЦЕССЫОбразовательная деятельность4.1.Разработка учебных программ4.2.Приём на обучениеПланирование и контроль учебного4.3.процесса4.4.Выпускные мероприятияуправление задачами, кейс-менеджментчастично СУБПчастично СУБПчастично СУБПОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ПРОЦЕССЫ5.3.Управление персоналомСУБПУчебное и методическое обеспече- см.
Разработка уч. Планов и программниеМаркетинговая деятельностьуправление задачами, кейс-менеджмент5.4.Работа с выпускникамиуправление задачами, кейс-менеджмент5.5.Вне учебная работауправление задачами, кейс-менеджмент5.6.Управление знаниямиуправление задачами, кейс-менеджмент5.7.Управление документациейСУБП5.1.5.2.5.8.5.9.5.10.5.11.5.12.5.13.5.14.5.15.5.16.Приём в Университет на программысм.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
