Диссертация (1152223), страница 81
Текст из файла (страница 81)
Приём на обучениеСПО и ВПОМеждународное сотрудничествоуправление задачами, кейс-менеджментМатериально-техническое обеспеСУБПчениеТранспортное обслуживаниеСУБП возможенИнженерно-техническое обслужи- СУБП возможенваниеИнформационное обслуживание иСУБПобеспечениеЮридическое обеспечениеСУБП возможенЛицензирование и аттестация деяуправление проектамительности УниверситетаОказание типографских услугСУБП возможенИсточник: составлено автором.3216.2Выбор бизнес-процесса для разработки пилотной зоны системы управления бизнеспроцессамиДля реализации пилотного проекта выбран процесс «документального сопровождениядвижения студенческого контингента». Выбор данного процесса обоснован следующим:требуется непосредственный контакт с лицами, принимающими решения — согласую-щими и прочими, что задерживает выполнение процесса,требуется оформление и поддержание бумажных служебных записок, что требует допол-нительных трудозатрат и инфраструктуры,существующая реализация процесса обладает ограничениями — возникают задержки впроцессе, связанные с отсутствием нужного исполнителя, например, менеджера, на имя которого направляется скан-копия служебной записки и пакет документов,невозможно отследить ход выполнения процесса и перемещение документов, из-за чегоневозможно определить обрабатывается ли та или иная служебная записка и на каком этапеоформления она находитсяСформулированы основные требования к информационной системе управления бизнеспроцессами электронного ВУЗа.
Она должна реализовывать:строго регламентировать работу каждого участника процесса;обеспечивать контроль выполнения каждой операции процесса;обеспечивать интеграцию и согласование действий руководителей и специалистов для до-стижения запланированных результатов,фокусировать усилия всех подразделений и работников на результативности и эффектив-ности деятельности, достижения общих целей;обеспечивать «прозрачность» процессов для собственного руководства;гарантировать хранение электронных копий документов, сопровождающих процессы;обеспечивать своевременный контроль и отчётность по процессу;предоставлять возможность быстро вносить изменения в систему, не прибегая к помощиразработчика.иметь более низкие производственные затраты и более короткие сроки организации про-изводственных циклов;улучшать качество и предсказуемость результатов работы;позволять оценивать работу участников на основе соблюдения нормативов и показателей,собираемых в ходе исполнения процессов;обеспечивать совместная работа сотрудников в различных часовых поясах;322Для того, чтобы осуществить процессное управление в электронном ВУЗе необходимоиметь возможность:построить модель бизнес-процессаработать в точности с модельюзадать метрики для анализа эффективности процессаконтролировать метрики в реальном временицеленаправленно быстро вносить изменения в процесс, чтобы соответствовать поставлен-ным задачамПеречисленные требования являются достаточно специфическими.
Как было отмечено,главной проблемой в существующем процессе является отсутствие должного контроля исполнения, его не может покрыть функционал учётных систем, так как они предназначены для целей хранения, учёта и анализа информации. Для обеспечения контроля исполнения требуется,чтобы система не просто выполняла набор функций, а связывала функции различных сотрудников в единый процесс, являясь надстройкой над информационными системами компании.Для реализации перечисленных выше требований необходимо использовать специализированный класс информационных систем, обеспечивающих управление потоком исполнения работ.Реинжиниринг процесса документационного сопровождения движения студенческогоконтингентаПроцессы бумажного документооборота не может быть перенесены в электронную формубез существенного реинжиниринга и переосмысления.
Был проведён следующий реинжиниринг бизнес-процесса документационного сопровождения движения студенческого контингента:–Унифицированы формы документов — служебной записки на осуществление перемещениястуденческого контингента. Была проведена работа по анализу более 40 шаблонов служебныхзаписок и приказов в формате MS Word. Это позволило выделить реквизитный состав документов, сгруппировать и обобщить схожие по смыслу атрибуты. В результате проделанной работыбыла создана таксономия предметной области и разработана XML-схема данных, которая, в томчисле, включала комплексные структуры. Данная XML-схема была импортирована в среду OracleBPM с помощью специально разработанного программного обеспечения для трансформации кода XSD во внутренний формат BPM.
Это позволило создать единую информационную модель иразработать унифицированную экранную форму для всех типов служебных записок и приказов.В результате унификации формы служебной записки удалось отказаться от частных форматовдокументов и перейти к обобщённой унифицированной форме. Это не только упрощает техническую реализацию СУБП, но также делает работу конечных пользователей интуитивно понятной,323что в свою очередь сокращает требования по подготовке пользователей к работе с системой.–Унифицирован маршрут движения служебной записки.
Анализ различных маршрутовдвижения документов позволил заменить частные маршруты на обобщённый (генерализованный), который покрывает все частные сценарии взаимодействия, причём отличия в их исполнении инкапсулированы на нижних уровнях модели бизнес-процесса.В результате работ по созданию прототипа СУБП была получена исполняемая модельпроцесса документационного обеспечения, в состав которой вошли:Шаблон бизнес-процесса в нотации BPMN. Процесс был декомпозирован на три подпро-цесса: «Создание служебной записки», «Согласование» и «Выпуск приказа»;Модель данных предметной области;Унифицированные экранные формы;Ролевая модель;СУБП, выставляет задания исполнителям в соответствии со схемой процесса, оповещаетих о поступлении заданий по электронной почте и контролирует выполнение задачи. Кроме того, СУБП предоставляет возможность активного и пассивного мониторинга процесса со стороны заинтересованных лиц — высылает оповещения о ходе оформления СЗ её автору, позволяет в любой момент просмотреть отчёт по выполнению процесса, в котором указываются выполненные и выполняющиеся в настоящий момент экземпляры, с указанием ответственных сотрудников, а также предстоящие задачи процесса.Была проведена валидация модели процесса, при этом были выявлены замечания пользователей их пожелания и предложения.
Все замечания по работе СУБП были учтены и устранены к началу окончательного тестирования. Предложения по улучшению были оценены с точкизрения их целесообразности и технической реализуемости. Отобранные предложения реализованы в рамках опытного прототипа.Результаты окончательного тестирования продемонстрировали, что опытный прототипсоответствует требованиям пользователей и отражает реальные способы выполнения работучастниками процесса. В ходе тестирования с участием удалённых пользователей Тверскогофилиала был осуществлён полный прогон нескольких экземпляров бизнес-процесса, проведенаполная процедура согласования служебной записки.
По результатам тестирования выработанарекомендация по проведению работ по созданию опытно-конструкторского образца СУБП ЭВ.6.3Разработка прототипа системы управления бизнес-процессами электронного вузаРисунок 6.6 изображает модель процесса документационного сопровождения движениястуденческого контингента «как есть».324ОформлениеСЗСогласованиеСЗОформлениеприказаЕсли в БД нетинформации постуденту, данныезаносятсявручную.СтатусстудентаЭлектронныйдеканатДанные о студентахЭлектронныйавтоматическидеканатзагружаются изсправочника при наличиисоответствующейинформации.К Служебной Запискеприкрепляются вложения(например, сканыдокументов).• Контроль временивыполнения.• Разграничение зонответственности.• Возможностьпараллельногосогласования.• Переназначениеисполнителей.Скан образприказаХранилищедокументовРисунок 6.6 - Схема движения служебной запискиИсточник: составлено автором.Первоначально процесс был основан на ручной технологии.
Бумажные документы, необходимые для выпуска приказа, подготавливаются в филиале, а затем сканируются и отправляются в головной ВУЗ по электронной почте. Здесь документы проверяются, согласуются, готовится и выпускается приказ.Такая технология имеет ряд недостатков:возникают задержки в процессе, связанные с отсутствием нужного исполнителя — напри-мер, менеджера, на имя которого направляется скан-копия служебной записки и пакет документов,невозможно отследить ход выполнения процесса и перемещение документов, из-за чегоневозможно определить обрабатывается ли та или иная служебная записка и на каком этапеоформления она находится.требуется непосредственный контакт с лицами, принимающими решения — согласую-щими и прочими, что задерживает выполнение процесса,требуется оформление и поддержание бумажных служебных записок, что требует допол-нительных трудозатрат и инфраструктуры,Реинжиниринг процесса документационного сопровождения движения студенческогоконтингентаРисунок 6.7 изображает модель процесса «Как есть», которая обладает недостатками, поэтому она была подвергнута реинжинирингу.
Новая организация процесса, показанная на рисунке 6.8, основанная на единой ИКС на базе СУБП Oracle BPM Suite, предусматривает отказот использования бумажной служебной записки, а подтверждение полномочий на выполнениетех или иных действий в процессе достигается за счёт авторизации в ИКС и применения электронной цифровой подписи (ЭЦП).325Теперь служебная записка (СЗ) создаётся непосредственно в СУБП в виде формализованной экранной формы. При этом определяется тип СЗ и соответствующий ей реквизитный состав и список согласующих лиц. Все необходимые документы-основания движения студенческого контингента прикладываются к СЗ в той же экранной форме. Созданная СЗ должна бытьподписана ЭЦП Директором филиала, в котором произошло движение контингента. Затемоформленная СЗ попадает в головной ВУЗ к менеджеру филиала, который проводит формальный контроль правильности оформления СЗ. Далее СУБП отправляет СЗ на согласование, согласно списку согласующих.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
