Организация внутреннего контроля дистанционного образовательного процесса, страница 13

Далее законкретныминаправлениямипроверкизакрепляютсясоответствующиеспециалисты подразделения, а также решаются организационные вопросы.76В ходе проверочных мероприятий необходимо использовать заранееразработанный комплекс процедур внутреннего контроля. Данные процедурыдолжны быть разработаны с учетом требуемой информации, которую контролердолжен получить в результате контрольных мероприятий.Кроме того, указанный комплекс процедур заранее согласовывается сруководством ВУЗа и структурного подразделения.Задача контролера в ходе проверки состоит в получении достаточныхобъемов информации, необходимой для последующих обоснованных выводов последующим направлениям:•общая характеристика дистанционного обучения;•компетентность и уровень необходимых знаний и навыков для работыв дистанционном образовательном процессе у профессорско-преподавательскогосостава и сотрудников структурного подразделения;•уровень представления и наполненности учебных материалов длястудентов;•техническое оснащение, его достаточность для дистанционногообразовательного процесса в структурном подразделении;•качествоорганизациидокументооборотавструктурномподразделении, курирующем ДО;•достаточность и оптимальность форм взаимодействия ключевыхучастников дистанционного образовательного процесса.Результаты проверки фиксируются и подвергаются всестороннему анализу.После сбора и накопления информации о состоянии проверяемогоструктурного подразделения рабочей группой проводится анализ и обобщениерезультатов проверки с целью выявления фактических несоответствий ивыработки рекомендаций по их устранению.Выявленныевходепроверкинесоответствиярегистрируютсявсоответствующих документах (протоколах), которые заверяются старшимконтролером и представителем проверяемого структурного подразделения.77В случае несогласия представителя подразделения с результатами проверкиданное несоответствие обсуждается на итоговом совещании.В случае выявления критического несоответствия руководитель группыконтролеров оперативно доводит соответствующую информацию до сведенияруководителя подразделения и ВУЗа с тем, чтобы оперативно инициироватьсрочные корректирующие меры.Позавершениювнутреннейпроверкиструктурногоподразделения,осуществляющего дистанционное обучение в ВУЗе, до подготовки отчетности орезультатах проверки проводится итоговое совещание, основной задачейкоторого является разъяснение и обсуждение предназначенных для отчетарезультатов проверки.По всем обнаруженным несоответствиям в ходе совещания даютсянеобходимые пояснения с тем, чтобы обеспечить ясность у руководителейподразделениясущностинесоответствий,ихважностиивлияниянаэффективность дистанционного образовательного процесса.Также в ходе совещания выясняется, случайный или систематическийхарактер имеют выявленные несоответствия, рассматриваются рекомендации посовершенствованию системы качества и разработке дальнейших мер.Ответственность за составление отчета, его точность и полноту несетглавный контролер.

Отчет должен иметь заранее разработанную и утвержденнуюформу.В отчете необходимо реализовать следующие элементы: ФИО контролераи/или группы контролеров; вид проверки (потоковая или неплановая); даты ипериод проверки; краткий план проверки (отделы или объекты проверки);результаты проверки; заключение группы контролеров; рекомендации порезультатампроверки;подписистаршегоконтролераируководителя(представителя) структурного подразделения; лист разногласий.С целью предупреждения ошибок и несогласованности проект отчетапредварительно анализируется руководством проверяемого подразделения.78В разделе «Выводы» производится оценка способности проверяемогоструктурного подразделения обеспечивать реализацию общих целей ВУЗа вобразовательномпроцессе,соответствиядеятельностиперсоналаквалификационным требованиям, эффективности корректирующих мер порезультатам предыдущих проверок, а также требуемые сроки устранениявыявленных проблем.В разделе «Рекомендации» отчета проверки указываются:а) сроки исправления выявленных недостатков;б) рекомендации относительно характера корректирующих мер;в) рекомендации по совершенствованию образовательного процесса в целоми отдельных его частей (зависит от результатов проверки).После формирования отчета главный контролер проверки производитоценку каждого контролера группы.

Качество работы и компетентностьруководителя группы проверки оценивается руководством ВУЗа.Полученная информация в дальнейшем используется для улучшенияподбора контролеров, повышения уровня их подготовки, а также для выявлениянедостатков в деятельности контролеров.Для учета текущей информации используется внутренний документ регистр «Журнал учета внутренних проверок и принятых по их результатам мер».Послезаключительногоэтапавнутреннейпроверкиструктурногоподразделения проводится анализ отчета с целью исправления недочетов припроведениикомплексапроцедурвнутреннегоконтролядистанционногообразовательного процесса.Копииутвержденногоотчетанаправляютсявподразделение,гдепроизводилась проверка, и в подразделения, для которых имеются рекомендации.Руководитель подразделения проводит работу, направленную на выявлениепричин каждого несоответствия, подготовке плана корректирующих и (или)предупреждающих мероприятий, контролю его выполнения и информированиюслужбы качества ВУЗа.79Служба качества ВУЗа, получив информацию о проведенной работе,проверяет соответствие отчета о проведенной работе с фактически выполненнойработой в подразделении, проводит оценку эффективности корректирующихмероприятий.Порезультатамработыслужбыкачестваоформляетсясоответствующий акт.Информация о результатах внутренней проверки включается в повестку дняежемесячных совещаний по качеству, используется для анализа и принятияруководством ВУЗа соответствующих решений.Руководитель службы качества доводит до руководства ВУЗа результатыанализа, которые также используются при разработке текущих и перспективныхпланов, программ по повышению качества образовательных услуг в ВУЗе.Таким образом, можно сделать вывод о том, что вопросы регламентациивнутреннего контроля в дистанционном образовательном процессе являютсяважнымифакторами,напрямуюсвязаннымисповышениемкачествапредставляемого образования на каждом ее этапе и на повышение качестваработы структурного подразделения.Данный регламент необходимо неукоснительно соблюдать внутреннимиконтролерами,руководствомВУЗаируководителямиструктурныхподразделений, а также сотрудниками проверяемого подразделения.2.3 Организация внутреннего контроля дистанционного образовательногопроцесса в филиалах ВУЗаКрупные ВУЗы, организующие и реализующие на практике дистанционныйобразовательный процесс, как правило, имеют в своей структуре филиалы,которые осуществляют набор и организуют обучение студентов непосредственнов регионе, где находится филиал, т.е.

на местах. Студенты, обучающиеся вфилиалах, как правило, составляют большую часть аудитории студентов80структурного подразделения, осуществляющего обучение по дистанционнойформе.В связи с этим, по нашему мнению, процесс обучения в филиалах должентакжепроходитьпроцедурувнутреннегоконтролядистанционногообразовательного процесса, т.к. является ключевым звеном в организацииобучения и посредником между студентом и куратором курса.Вспомогательную функцию куратора курса структурного подразделения ДОпоорганизациидистанционногообразовательногопроцессавфилиалахвыполняет сотрудник филиала, т.е.

представитель. В функционал представителяфилиала входят следующие основные задачи:•организацияприемнойкомиссии(агитацияабитуриентов,организация и проведение вступительных испытаний, заключение договоров,формирование личных дел);•организация дистанционного образовательного процесса (помощьстудентам, выполнение функций по организации и проведению вебинаров);•документация (прием заявлений от студентов, формирования отчетовпо оплате за обучение и иных затребованных документов);•иные функции, возлагаемые на представителя по распоряжениюруководителя.Анализ существующей практики организации образовательного процессапоказал, что кроме представителя, который организует работу со студентами икуратором структурного подразделения ДО, в филиале должны находитьсясотрудники,отвечающиезатехническуюоснащенностьдистанционногообразовательного процесса.Представитель должен взаимодействовать с куратором, который находитсяв структурном подразделении ДО, и совместно выполнять функции поорганизацииобучениястудентов,используядляэтогосовременныеинформационные и коммуникационных технологии (электронная почта, skype ит.д.).

В связи с тем, что организация дистанционного образовательного процессадля студентов филиалов напрямую зависит от деятельности сотрудников филиала,81проведение внутреннего контроля в филиале является обязательным для системыдистанционного обучения в целом.При организации проведения внутреннего контроля дистанционногообразовательноговзаимодействияпроцессаотделанеобходимовнутреннегочеткоконтролясобозначитьруководствоммеханизмВУЗаиструктурными подразделениями, ответственных за работу филиалов, как правило,в ВУЗах это Управления регионального развития и структурное подразделение,осуществляющее дистанционное обучение, схема взаимодействия представленана рисунке 6.Источник: составлено автором.Рисунок 6 – Схема взаимодействия Отдела внутреннего контроля ВУЗа соструктурными подразделениями при организации внутреннего контроляАнализ показал, что проведение внутреннего контроля дистанционногообразовательного процесса в филиалах можно разделить на основные этапы:а) Квалификационные требования:1.