тема 1. теория проектного управления (1175294), страница 20

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 20)

Уровень А. Кандидат успешно осуществлял планирование программ и/или портфелей проектов организации или её отделений

Уровень В. Кандидат успешно осуществлял планирование сложного проекта и его фаз.

Уровень С. Кандидат успешно осуществлял планирование проекта ограниченной сложности и его фаз.

Уровень D. Кандидат обладает знаниями, необходимыми для планирования проекта и его фаз, и может применить их на практике.

Основные связи

6. Требования, цели и стратегия проекта, 7. Критерии успешности проекта. 8. Структуры проекта, 9. Фазы и жизненный цикл проекта, 10. Окружение проекта и деловая активность организации, 11. Заинтересованные стороны проекта, 31. Информация и документы, 36. Внедрение проектного управления, 37. Инициация проекта, 39. Организация и контроль выполнения проекта, 40. Анализ и регулирование выполнения проекта, 41. Закрытие проекта, 42. Управление предметной областью проекта, 43. Управление проектом по временным параметрам, 44. Управление стоимостью и финансами проекта, 45. Управление качеством в проекте, 46. Управление рисками и возможностями проекта, 47. Управление человеческими ресурсами в проекте, 49. Управление закупками и контрактами в проекте, 50. Управление изменениями в проекте.

39. Организация и контроль выполнения проекта

Ключевое определение

Организация и контроль выполнения проекта — стадия процесса управления проектом, на которой осуществляется организация выполнения включенных в план проекта работ и контроль их выполнения с помощью соответствующих систем учета и отчетности.

Свод знаний

На этой стадии процесса управления совмещены задачи организации выполнения работ, их контроля и составления отчетности о ходе выполнения проекта.

Организация выполнения проекта включает следующие основные процессы:

• Распределение функциональных обязанностей и ответственности участников проекта в соответствии с планом управления проектом;

® Развертывание и введение в действие системы управления проектом (по всем принятым в проекте функциональным областям), включая систему учета фактических показателей хода выполнения работ проекта;

® Поиск и отбор кандидатов, заключение контрактов с исполнителями и поставщиками;

® Обучение членов команды проекта, организация и совершенствование работы команды;

® Выдача плановых заданий и организация выполнения запланированных работ;

• Организация информационной поддержки выполнения проекта (распределение информации, информирование заинтересованных сторон, составление и распространение отчетов, ведение архивов и т.д.).

Деятельность по организации выполнения проекта основывается на результатах стадий инициации (концепция управления проектом) и планирования (сводный план проекта). Важнейшими при организации выполнения являются также элементы поведенческой компетентности руководителя и ключевых членов команды управления проектом.

Контроль предназначен для измерения и фиксации на текущий момент показателей выполнения работ, в соответствии с выданными заданиями, и фактического прогресса проекта. Функция контроля в проекте реализуется командой управления проектом с помощью введенной в действие системы контроля.

Контроль прогресса и выполнения работ проекта осуществляется по всем функциональным областям проекта и включает следующие основные процессы:

® Контроль сроков выполнения (расписания) работ проекта;

® Учет объемов выполненных работ и расхода ресурсов;

• Контроль и учет затрат выполнения работ в соответствии с бюджетом проекта;

® Контроль качества в проекте;

• Контроль выполнения мер по снижению рисков;

® Контроль функционирования системы коммуникаций;

® Контроль выполнения контрактов проекта;

• Контроль изменений в проекте;

® Контроль прочих параметров.

На основании проведенного контроля составляется отчетная документация о ходе выполнения проекта, предназначенная для предоставления заинтересованным сторонам в соответствии с их потребностями в информации, и для проведения последующего анализа, прогнозирования и регулирования хода выполнения работ.

Периодичность контроля и составления отчетности определяется руководителем проекта с учетом потребности заинтересованных сторон.

Как правило, сводный отчет о ходе выполнения проекта составляется на основе интеграции учетных данных за отчетный период, и может включать частные отчеты о фактических сроках выполнении работ проекта, об объемах выполненных работ и расходах ресурсов, о фактических затратах в проекте, о качестве в проекте, о выполненных мерах по снижению рисков, о коммуникациях, о выполнении контрактов в проекте и т.д.

Отчеты должны быть по возможности наглядными и подготавливаться с определенной периодичностью, зависящей от продолжительности проекта, текущей фазы жизненного цикла проекта, уровня неопределенности и рисков в проекте, интенсивности выполнения работ, требований заинтересованных сторон и др.

Система отчетности проекта должна обеспечивать:

• сопоставимость отчетных и плановых данных;

® наглядность предоставления фактических данных;

• простоту и удобство составления отчетов.

Возможные шаги процесса

1. Определите требования заинтересованных сторон к организации выполнения работ, комплексной системе контроля, учета, и отчетности в проекте.

2. Определите цели и задачи по организации выполнения работ, контролю, учету и отчетности в проекте, разработки перечня и форм отчетов.

3. Сформируйте команду проекта, распределите обязанности и ответственность участников проекта в соответствии с планом управления проектом.

4. Выдайте плановые задания и организуйте выполнение работ в соответствии с утвержденными планами.

5. Своевременно и оперативно решайте возникающие проблемы, реализуйте необходимые изменения в заданиях, планах, бюджете и/или других функциональных областях проекта.

6. Создайте и введите в действие эффективную систему учета и отчетности проекта.

7. Своевременно и в соответствии с установленными требованиями формируйте и предоставляйте учетную и отчетную информацию.

8. Отчитывайтесь перед заинтересованными сторонами о состоянии проекта.

9. Принимайте участие в рассмотрении отчетов на официальных совещаниях.

10. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для изучения

® Организация выполнения работ в проекте

® Критерии контроля и виды отчетности

о Методы оптимизации контроля и учета

• Визуализация отчетности

• Динамика прогресса, отклонений и критические ситуации в отчетах

® Методы контроля выполнения работ

® Объекты контроля в проекте

® Эффективная система отчетности

® Документация контроля и учета

® Мониторинг состояния проекта

Критерии оценки компетентности по уровням

Уровень А. Кандидат успешно осуществил организацию выполнения и контроль работ важных программ и/или портфелей организации или её отделения.

Уровень В. Кандидат успешно осуществил организацию выполнения и

контроль работ сложного проекта.

Уровень С. Кандидат успешно осуществил организацию выполнения и

контроль работ проекта ограниченной сложности.

Уровень D. Кандидат обладает знаниями, необходимыми для организации выполнения и контроля работ проекта, и может применить их на практике.

Основные связи

8. Структуры проекта, 9. Фазы и жизненный цикл проекта, 11. Заинтересованные стороны проекта, 15. Руководство и лидерство, 21. Творческий подход, 22. Ориентированность на результат, 30. Разрешение проблем, 31. Информация и документы, 36. Внедрение проектного управления, 37. Инициация проекта, 38. Планирование проекта, 40. Анализ и регулирование выполнения проекта, 41. Закрытие проекта, 42. Управление предметной областью проекта, 43. Управление проектом по временным параметрам, 44. Управление стоимостью и финансами проекта, 45. Управление качеством в проекте, 46. Управление рисками и возможностями проекта, 47. Управление человеческими ресурсами в проекте, 48. Управление коммуникациями в проекте, 49. Управление закупками и контрактами в проекте.

1. Анализ и регулирование выполнения проекта

Ключевое определение

Анализ и регулирование выполнения проекта — стадия процесса управления проектом, на которой осуществляется: сравнение фактического выполнения с запланированным, анализ отклонений, прогноз их влияния на конечные результаты, оценка возможных корректирующих действий и принятие решений по необходимым корректирующим действиям и изменениям.

Свод знаний

Анализ и регулирование хода выполнения работ проекта основаны на выходных документах стадии организации и контроля выполнения работ (различных видов учетной и отчетной документации) и выходных документах стадии планирования, функциональных обязанностях и элементах поведенческой компетентности руководителя и ключевых членов команды управления проектом. Основная задача этой стадии — принятие мер по внесению в случае необходимости соответствующих изменений.

Анализ и регулирование хода выполнения работ проекта включает следующие основные процессы:

• Определение степени выполнения проекта по времени, стоимости, финансам, качеству и другим базовым показателям;

• Анализ текущего состояния проекта, выявление и анализ отклонений фактических данных относительно плановых и базовых показателей;

э Анализ причин, вызывающих отклонения в проекте;

э Определение и анализ негативных факторов, влияющих на выполнение работ;

® Прогнозирование состояния проекта на основе фактических данных о выполнении;

• Сбор, анализ и обработка запросов на изменения в проекте;

• Определение и выбор необходимых корректирующих воздействий;

® Анализ последствий рекомендуемых корректирующих воздействий для ликвидации нежелательных отклонений от базового уровня показателей проекта;

® Прогнозирование хода выполнения работ проекта, с учетом рекомендуемых корректив;

• Согласование и получение разрешения на внесение необходимых изменений в планы работ проекта;

® Документирование изменений, доведение этой информации до участников проекта, в соответствии с их ответственностью и компетентностью.

Результаты стадии анализа и регулирования являются входной информацией для стадии планирования, на которой осуществляется в случае необходимости перепланирование оставшейся невыполненной части проекта с учетом складывающейся обстановки внутри и вокруг проекта, и для стадии закрытия.

Возможные шаги процесса

1. Определите требования заинтересованных сторон к анализу и регулированию выполнения работ в проекте.

2. Определите цели и задачи анализа и регулирования выполнения работ в проекте.

3. Сформируйте в команде управления проектом группу анализа и корректировки планов, распределите обязанности и ответственность между ними в соответствии с планом управления проектом.

4. Выдайте задания и организуйте выполнение работ по анализу и регулированию в проекте в соответствии с утвержденными планами.

5. По данным наблюдений, учета и отчетности с установленной периодичностью проводите оценку состояния проекта и результатов деятельности в проекте по базовым показателям.

6. Определите и согласуйте с ключевыми участниками и пользователями возможные корректировки планов (в том числе критерии оценки качества планов, требования, ограничения и допущения, состав и формы документов).

7. Определите степень выполнения проекта по базовым показателям, установите отклонения от плана, анализируйте их причины и негативные факторы, влияющие на выполнение работ, прогнозируйте конечное состояние проекта.

8. Разработайте различные альтернативы дальнейшего осуществления проекта с целью выбора компромиссного решения.

9. Определите и сформируйте рекомендации по необходимым корректирующим воздействиям, проанализируйте их последствия, путем прогнозирования хода выполнения работ проекта, с учетом рекомендуемых корректив.

10. Принимайте участие в официальных совещаниях, посвященных рассмотрению данных анализа и принятию решений по регулированию проекта.

11. Разработайте и утвердите корректирующие воздействия в рамках своей компетенции.

12. Анализируйте последствия принятых решений.

13. Документируйте принятые изменения, доводите информацию до участников проекта в соответствии с их ответственностью и компетентностью.

14. Своевременно отчитывайтесь перед заинтересованными сторонами о ходе и результатах анализа и регулирования выполнения проекта.

15. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для изучения

• Методы оптимизации анализа и регулирования хода выполнения работ

• Мониторинг текущего состояния прогресса проекта

• Анализ и регулирование выполнения работ в проекте

• Методы и инструменты анализа и регулирования выполнения работ в проекте

• Задачи и методы анализа отклонений от базовых показателей проекта

• Методы прогноза состояния и тенденций выполнения проекта

• Методы освоенного объема и анализ состояния проекта

• Непредвиденные обстоятельства и решение проблем

• Корректирующие воздействия

Критерии оценки компетентности по уровням

Уровень А. Кандидат удачно осуществил анализ и регулирование выполнения работ важных программ и/или портфелей организации или её отделения.

Уровень В. Кандидат удачно осуществил анализ и регулирование выполнения работ сложного комплексного проекта.

Уровень С. Кандидат удачно осуществил анализ и регулирование выполнения работ проекта ограниченной сложности.

Уровень D. Кандидат обладает знаниями, необходимыми для анализа и регулирования выполнения работ проекта, и может применить их на практике.

Основные связи

6. Требования, цели и стратегия проекта, 7. Критерии успешности проекта, 8. Структуры проекта, 9. Фазы и жизненный цикл проекта, 11. Заинтересованные стороны проекта, 15. Руководство и лидерство. 21. Творческий подход, 22. Ориентированность на результат, 30. Разрешение проблем, 31. Информация и документы, 36. Внедрение проектного управления, 38. Планирование проекта, 39. Организация и контроль выполнения проекта, 41. Закрытие проекта, 42. Управление предметной областью проекта, 43. Управление проектом по временным параметрам, 44. Управление стоимостью и финансами проекта, 45. Управление качеством в проекте, 46. Управление рисками и возможностями проекта, 47. Управление человеческими ресурсами в проекте, 48. Управление коммуникациями в проекте, 49. Управление закупками и контрактами в проекте, 50. Управление изменениями в проекте.

1. Закрытие проекта

Ключевое определение

Характеристики

Список файлов лекций