тема 1. теория проектного управления (1175294), страница 15

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 15)

Свод знаний

При осуществлении проекта могут возникать проблемные ситуации, для выхода из которых необходимо находить адекватные решения. Распределение заданий и разрешение проблем составляет самую большую часть работы руководителя при осуществлении проекта. Большинство возникающих проблем чаще всего затрагивают сроки, стоимость, качество, риски и параметры конечного продукта проекта, либо появляются на стыке всех этих факторов.

Технология решения проблем определяется набором последовательных систематических процедур, начиная с определения проблемы и заканчивая принятием решения относительно тех действий, которые необходимо предпринять. Возможными вариантами решения проблемы могут быть сокращение объемов работ по проекту или изменение параметров конечного продукта проекта, увеличение сроков выполнения проекта, увеличение бюджета или предоставление дополнительных ресурсов.

В случае возникновения трудностей на пути разрешения проблемы их можно преодолеть с помощью переговоров с соответствующей заинтересованной стороной с целью убедить её найти решение, а также путем использования методов «кризисного управления», рекомендуемых для преодоления конфликтов. Руководитель проекта должен стараться разрешать проблемы самостоятельно, но при необходимости (когда решение проблемы находится вне рамок его компетенции) должен передавать решение на более высокие уровни управления (эскалировать проблемы).

Стандартная последовательность разрешения проблемы в проекте содержит следующие шаги:

» Начальный анализ проблемы;

• Анализ ситуации, определение целей;

• Синтез, генерирование и анализ возможных решений;

• Принятие окончательного решения;

• Начало реализации принятого решения.

Для каждого из этапов могут использоваться различные методы. Для этих целей применяют обычные процедуры, которые систематически используются для выявления или идентификации проблемы и её первопричин. Хороших результатов достигают с помощью методов выработки творческих групповых идей и решений по преодолению проблемы, например, метода «мозговой штурм», метода «свободный поиск», метода «мыслящие шляпы» и др. Все эти методы используются с целью оценки идей и выбора предпочтительного варианта последующих действий. Однако, прежде чем принять решение и предпринять те или иные действия, следует проконсультироваться с заинтересованными в проекте сторонами и получить их одобрение.

Для разрешения проблем в проекте часто применяются общие фундаментальные методы, которые используются в различных сферах профессиональной деятельности, например:

• Переход от общего к частному (и наоборот);

• Разработка и оценка альтернативных вариантов;

• Системный анализ;

• Творческий подход;

’ Макетирование;

• Стоимостный анализ;

• Анализ общей выгоды.

Для разрешения проблем проекта может рассматриваться большое количество процессов и процедур. Эффективное (с низкими затратами и за короткое время) и правильное разрешение возникшей конкретной проблемы является важным вкладом в успех всего проекта в целом.

Команда проекта может использовать разрешение проблем в учебных целях как тренировочные упражнения. Успешное разрешение проблем способствует единению команды.

Возможные шаги процесса

1. Включите процедуры выявления проблем в план проекта.

2. Определите, в каких ситуациях необходимо разрешение проблем.

3. Проанализируйте проблему и найдите её основную причину.

4. Творчески подходите к поиску путей решения проблемы.

5. Оцените все предложенные идеи и сделайте выбор предпочтительного варианта. На соответствующих этапах процесса привлекайте к работе заинтересованные стороны.

6. Реализуйте принятое решение и опишите, в чем состоит его эффективность. В случае необходимости внесите поправки.

7. Контролируйте ход исполнения принятого решения, проведите анализ результатов.

8. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для изучения

• Выявление и оценка альтернативных вариантов разрешения проблем.

• Переход от общего к частному (и наоборот). Системное мышление.

• Анализ всех выгод.

® Стоимостный анализ.

Критерии оценки компетентности по уровням

Уровень А. Кандидат успешно осуществил управление разрешением проблем в рамках важных программ и/или портфелей организации или её структурного подразделения.

Уровень В. Кандидат успешно осуществил управление разрешением проблем в рамках сложного проекта.

Уровень С. Кандидат успешно осуществил управление разрешением проблем в рамках проекта ограниченной сложности.

Уровень D. Кандидат обладает знаниями для управления разрешением проблем, и может применить их на практике.

Основные связи

6. Требования, цели и стратегия проекта, 8. Структуры проекта, 10. Окружение проекта и деловая активность организации, 13. Команды проекта, 19. Снятие напряженности, 20. Открытость, 21. Творческий подход, 22. Ориентированность на результат, 23. Эффективность, 24. Согласование, 26. Конфликты и кризисы, 28. Понимание ценностей, 35. Проектно-ориентированное управление, 45. Управление качеством в проекте, 46. Управление рисками и возможностями проекта, 49. Управление закупками и контрактами в проекте, 50. Управление изменениями в проекте.

1. Информация и документы

Ключевое определение

Информация проекта — собранные, обработанные и распределенные данные проекта.

Документы проекта — бумажные и электронные носители информации, содержащие сведения о проекте и ходе его осуществления.

Информационные технологии в проекте — совокупность процессов, используемых в проекте для сбора, передачи, переработки, моделирования, документирования, хранения, отображения и доведения до пользователей информации.

Свод знаний

Эффективность управления проектами в значительной степени определяется качеством и оперативностью принимаемых решений, что предъявляет высокие требования к процессам сбора, передачи, переработки, моделирования, документирования, хранения, отображения информации и доведения ее до участников проекта. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме.

Документы содержат информацию и знания, полученные в ходе реализации проекта, к ним относятся: спецификации продукта, проектно-сметная документация, а также все управленческие документы, созданные в ходе проекта.

Управление документами должно регламентироваться определенными правилами, определяющими, какую информацию должны содержать документы, какого типа и вида (бумажный или электронный) должны быть документы, в каком формате информация должна быть представлена в документах. Регламентируются также процессы формирования, распределения, систематизации, архивирования, определения прав доступа и критериев установления степени конфиденциальности, восстановления и уничтожения документов. Это обеспечивается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом.

Информационные технологии предполагают применение специальных методов и средств, обеспечивающих адекватную и эффективную обработку информации. Информационные технологии в проекте должны также обеспечивать документирование информации для использования, как в данном проекте, так и в будущих проектах. В организации (компании), как правило, имеются сотрудники (подразделения), поддерживающие данный процесс в соответствии с ее политикой и стандартами управления документами.

Руководитель проекта, программы или портфеля проектов должен обеспечить взаимодействие с существующей в компании системой управления документами. Реализация проекта должна соответствовать политике компании и всем законодательным требованиям, касающимся документации и информации.

Возможные шаги процесса управления информацией

1. Спланируйте информационную систему управления для проекта, программы или портфеля проектов.

2. Обеспечьте соответствие стандартам организации и всем законодательным требованиям, касающимся информации.

3. Внедрите информационную систему управления проектом.

4. Контролируйте использование информационной системы управления проектом.

5. Осуществляйте аудит использования информационной системы управления проектом.

6. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Возможные шаги процесса управления документацией

1. Разработайте план управления документацией.

2. Обеспечьте соответствие политикам организации и всем законодательным требованиям, касающимся документации.

3. Классифицируйте документы.

4. Выпускайте необходимые документы.

5. Храните документацию, в бумажном и/или электронном виде.

6. Контролируйте обновления и создавайте новые версии документов.

7. Архивируйте документы.

8. Задокументируйте усвоенные уроки и используйте их в будущих проектах.

Темы для изучения

• Конфиденциальность

• Дизайн и формат документов

• Определение и модификация документов

• Систематизация и архивирование

® Передача заказчику

© Информационные базы данных

• Информационная структура и план управления информацией

® Законодательные требования

® Безопасность

Критерии оценки компетентности по уровням

Уровень А. Кандидат успешно руководил управлением информацией и документацией на важных программах и/или портфелях проектов организации или подразделения организации.

Уровень В. Кандидат имеет опыт успешного управления информацией или документацией сложного проекта.

Уровень С. Кандидат имеет опыт успешного управления информацией или документацией проекта ограниченной сложности.

Уровень D. Кандидат обладает знаниями по управлению информацией и документацией проекта и может применять их на практике.

Основные связи

12. Постоянная (родительская) организация, 17. Самоконтроль, 24. Согласование, 27. Надежность, 29. Этика, 33. Правовое обеспечение проектной деятельности, 35. Проектно-ориентированное управление, 36. Внедрение проектного управления, 37. Инициация проекта, 39. Организация и контроль выполнения проекта, 41. Закрытие проекта, 42. Управление предметной областью проекта, 45. Управление качеством в проекте, 48. Управление коммуникациями в проекте, 50. Управление изменениями в проекте.

1. Стандарты

Ключевые определения

Стандарт в широком смысле слова — образец, эталон, модель, принимаемый за основу для сопоставления с ним других подобных объектов. Стандарт как нормативно­технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Стандарт может быть разработан как на материальные предметы (продукцию, эталоны, образцы веществ), так и на нормы, правила, требования различного характера.

Стандарт управления проектами организации — совокупность документов, объясняющих или предписывающих, как, в какой последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессах управления проектами.

Свод знаний

Для успешной и эффективной работы руководителя и всей команды проекта должны быть созданы определенные условия, позволяющие в полной мере реализовать их возможности. Одним из таких условий является наличие корпоративных норм и культуры управления проектами, закрепленной в форме стандарта.

Задача стандарта состоит в том, чтобы:

• Определить предмет управления проектами, роли участников проектов, общий язык и терминологию.

• Способствовать развитию и оценке практики управления проектами, выделению, оценке и развитию различных групп профессионалов в области управления проектов.

• Быть основой для квалификации и сертификации практик управления проектами и отдельных профессионалов.

Стандартизация в управлении проектами может распространяться на два вида элементов:

• Объекты (проекты и организации) — элементы, описываемые в виде глоссариев, процессов и методов;

• Субъекты (люди) — элементы, описываемые в форме требований к квалификации.

Современные стандарты в области управления проектами представлены на трех уровнях — международном, национальном и корпоративном.

Международные стандарты

Среди международных стандартов следует отметить стандарты профессиональных организаций в области управления проектами, а также стандарты ISO {International Organization for Standardization).

К первой группе относятся, например квалификационные стандарты Международной Ассоциации Управления Проектами (IPMA):

• IPMA Competence Baseline (ICB 3.0) - требования к компетентности

специалистов по управлению проектами в виде взаимосвязанных контекстуальных, поведенческих и технических элементов знаний в области управления проектами;

• IPMA Organizational Competence Baseline (ОСВ) - требования к компетентности организации в управлении проектами.

Ко второй группе международных стандартов относится, например:

“ ISO 21500:2012 Guidance on project management — руководство по управлению проектами;

■ ISO/TQ 10006:2003 Quality management — Guidelines to quality in project management - руководство по менеджменту качества в управлении проектами;

Характеристики

Список файлов лекций