тема 1. теория проектного управления (1175294), страница 24

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 24)

Формирование команды проекта:

о Прием на работу и назначение на роли;

о Определение прав, обязанностей и должностных (ролевых) инструкций;

о Организация работы в команде;

о Определение условий оплаты;

о Обучение и/или повышение квалификации членов команды проекта; о Планирование служебной карьеры в проекте;

• Контроль деятельности персонала в проекте:

Оценка исполнения персоналом работ проекта;

Формирование отчетов об исполнении работ проекта.

1. Анализ и регулирование деятельности персонала в проекте

• Анализ результатов оценки деятельности команды проекта;

• Внесение изменений (при необходимости) в персональный, численный и квалификационный состав команды проекта;

• Регулирование оплаты, льгот и поощрений;

• Регулирование конфликтов в команде проекта;

• Поддержание психологического климата в команде проекта;

• Реорганизация команды в соответствии с прогрессом проекта;

• Рассмотрение и утверждение решений о совершенствовании работы команды проекта.

1. Закрытие управления персоналом в проекте

• Общий анализ и оценка деятельности команды;

• Формирование заключительного отчета о деятельности команды;

• Разрешение конфликтов в команде проекта;

• Проведение окончательных расчетов по оплате труда;

• Формирование архива;

• Анализ и документирование усвоенных уроков;

• Расформирование команды проекта.

Возможные шаги процесса

1. Рассчитайте требуемые трудовые ресурсы с учетом таких характеристик, как наличие необходимых знаний, опыта, навыков, правильного поведения. Определите для каждого дату начала работы, время, в течение которого сотрудник будет задействован в проекте на протяжении его реализации.

2. Проведите поиск нужных кадров и/или остановите выбор на тех людях и командах, которые прошли предварительный отбор.

3. Разъясните каждому члену команды проекта, что ожидается получить именно от него, и проведите оценку его личных обстоятельств, целей, интересов для последующей мотивации.

4. Управляйте запланированными и фактическими результатами деятельности каждого сотрудника и всей команды. В случае любых отклонений от плана проводите проверки, давайте объяснения и предпринимайте корректирующие воздействия. Кадровая служба компании должна быть в состоянии обеспечить потребности и даже опережать их.

5. Ведите мониторинг изменений личных обстоятельств и мотивации членов команды.

6. Поддерживайте регулярные контакты с ответственными сотрудниками кадровой службы и руководителями структурных подразделений, в которых числятся члены команды, обсуждайте с ними результаты деятельности персонала проекта, их личные вопросы и возможности дальнейшего развития каждого.

7. При закрытии проекта оформите освобождение каждого члена команды от выполняемых им в проекте функций и перевод в структурное подразделение компании, при этом должным образом отметьте вклад каждого в работу по проекту.

8. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для изучения

• Техника оценки работы персонала

• Выгоды персонала проектов

• Профессиональный рост

• Планирование ресурсов проекта

• Системы материального поощрения по результатам работы

• Модель распределения ролей в команде

• Натаскивание, кураторство, обучение без отрыва от производства

® Трудовое законодательство

Критерии оценки компетентности по сертификационным уровням

Уровень А.

Кандидат имеет опыт управления персоналом программы и/или

портфеля одной из организаций или её отделения.

Уровень В. проектах. Уровень С. проекте. УровеньD.

Кандидат имеет опыт управления персоналом в сложных Кандидат имеет опыт управления персоналом в несложном Кандидат обладает знаниями, необходимыми для управления

персоналом в проекте и может применять их на практике.

Основные связи

12. Постоянная (родительская) организация, 13. Команды проекта, 14. Организационная структура проекта, 15. Руководство и лидерство, 16. Вовлеченность и мотивация, 19. Снятие напряженности, 24. Согласование, 28. Понимание ценностей, 29. Этика, 33. Правовое обеспечение проектной деятельности, 36. Внедрение проектного управления, 43. Управление проектом по временным параметрам, 44. Управление стоимостью и финансированием проекта.

1. Управление коммуникациями в проекте

Ключевое определение

Коммуникации проекта — это эффективный обмен информацией между участниками проекта.

Управление коммуникациями проекта — раздел управления проектами, включающий задачи и процедуры, необходимые для обеспечения информационных потребностей участников проекта.

Свод знаний

Эффективные коммуникации являются важными факторами успеха проекта, программы или портфеля, так как обеспечивают взаимодействие сторон с помощью достоверной, объективной и своевременной информации. Коммуникации могут быть: устные или письменные, текстовые или графические, формальные или неформальные. Коммуникации происходят во время бесед, встреч, совещаний, семинаров и конференций и т.д.

План управления коммуникациями разрабатывается руководством проекта, программы или портфеля.

Документ, содержащий перечень ответов на вопросы «кто? кому? какую? когда? как?» может стать полезным инструментом, обеспечивающим эффективную коммуникацию.

Говоря о коммуникации, важно помнить о конфиденциальности. Если конфиденциальная информация будет по ошибке передана третьей стороне, для которой это сообщение не предназначено, то это может оказать неблагоприятный результат на деятельность организации (потеря производственных секретов, информации о рынках, интеллектуальной собственности).

Важнейшим средством коммуникаций в проекте были и остаются проектные совещания.

Управление совещаниями включает в себя подготовку к совещанию, его проведение, составление отчета и последующие мероприятия, проистекающие из решений совещания.

Управление коммуникациями включает задачи и процедуры, необходимые для организации сбора и распределения достоверной информации, связанной с осуществлением проекта.

Требования к коммуникациям определяются информационными потребностями участников проекта. При этом требуется определить качественные и количественные характеристики информации, необходимой и достаточной для успешного осуществления проекта.

Для выявления необходимой информации требуется идентифицировать ее источники, способы и возможности передачи, и провести анализ значимости этой информации.

Процесс управления коммуникациями включает следующие стадии:

1. Инициация (концепция) управления коммуникациями в проекте

• Определение целей и задач управления коммуникациями;

• Определение общих требований и ограничений;

• Определение основных участников проекта;

• Определение требований к коммуникациям:

Срочность потребности в информации;

Преемственность технологии;

Состав участников проекта;

Продолжительность проекта;

• Выработка стратегии управления коммуникациями;

• Обоснование и выбор коммуникационных технологий для управления проектом; ® Разработка и утверждение концепции управления коммуникациями в проекте;

1. Планирование коммуникаций

• Определение информационных потребностей всех участников проекта;

• Разработка информационных потоков в проекте (семантическая сеть, логико­информационная схема, типовые модели);

• Анализ информации, подлежащей распространению, включая формат, содержание, уровень детализации;

• Определение способов распределения информации в проекте;

• Разработка системы отчетности об исполнении работ;

® Разработка регламента обмена информацией;

• Разработка процедур сбора, передачи, хранения и отображения информации;

• Определение необходимого технического и программного обеспечения;

• Распределение ответственности за подготовку необходимой документации;

• Разработка и утверждение плана управления коммуникациями.

1. Организация и контроль информационной поддержки в проекте

• Развертывание системы коммуникаций в проекте;

• Информационная поддержка выполнения проекта;

• Контроль функционирования системы коммуникаций;

® Сбор и учет информации;

• Формирование отчетов об управлении коммуникациями.

1. Анализ и регулирование коммуникаций при выполнении проекта

• Анализ сбоев и нарушений в системе коммуникаций при обеспечении участников проекта необходимой информацией;

• Определение необходимых корректирующих воздействий;

о Составление запросов на изменения в системе управления коммуникациями;

• Анализ запросов на внесение изменений;

® Прогнозирование функционирования системы коммуникаций после внесения необходимых изменений;

• Утверждение предлагаемых изменений;

® Информирование участников о внесенных изменениях.

1. Закрытие управления коммуникациями в проекте

• Заключительный анализ и оценка функционирования системы коммуникаций проекта;

• Сводный отчет об управлении коммуникациями проекта;

• Принятие решения о дальнейшем использовании средств коммуникаций проекта;

• Формирование архива исполнительной документации.

• Документирование усвоенных уроков управления коммуникациями проекта;

Возможные шаги процесса

1. Разработайте концепцию управления коммуникациями в проекте.

2. Разработайте требования к системе коммуникаций в проекте.

3. Определите информационные потребности участников проекта.

4. Выберите место, время, длительность и средства коммуникации.

5. Разработайте план управления коммуникациями в проекте.

6. Контролируйте созданную инфраструктуру, технические средства коммуникации.

8. Собирайте отзывы об эффективности коммуникации.

9. Проводите оценку состояния и работоспособности системы коммуникаций и принимайте соответствующие меры.

10. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для изучения

• Адекватная коммуникация

• Невербальные средства коммуникации

• План коммуникации

• Формальные и неформальные методы коммуникации

• Активное (эмпатическое) слушание

• Встречи

• Презентации

• Безопасность и конфиденциальность

• Вербальная коммуникация

• Письменная коммуникация

Критерии оценки компетентности по сертификационным уровням

Уровень А. Кандидат удачно осуществлял управление коммуникациями

программы и/или портфеля организации или её отдела.

Уровень В. Кандидат удачно осуществлял управление коммуникациями

осуществлял управление

знаниями, необходимыми

коммуникациями

для управления

сложных проектов.

Уровень С. Кандидат удачно проекта ограниченной сложности.

Уровень D. Кандидат обладает коммуникациями проекта, и может применить их на практике.

Основные связи

1. Структуры проекта, 11. Заинтересованные стороны проекта, 12. Постоянная (родительская) организация, 13. Команды проекта, 16. Вовлеченность и мотивация, 18. Уверенность и убедительность, 20. Открытость, 21. Творческий подход, 23. Эффективность, 31. Информация и документы, 35. Проектно-ориентированное управление, 36. Внедрение проектного управления, 37. Инициация проекта, 39. Организация и контроль выполнения проекта, 41. Закрытие проекта.

49» Управление закупками и контрактами в проекте

Ключевое определение

Управление закупками и контрактами в проекте — раздел управления проектами, включающий задачи и процедуры, используемые для своевременного и эффективного обеспечения работ проекта необходимыми товарами и услугами.

Под закупками понимается приобретение необходимых товаров или услуг на условиях, наиболее выгодных для проекта.

Свод знаний

Характеристики

Список файлов лекций