Обеспечение нормального функционирования системы управления организации

8. Обеспечение нормального функционирования системы управления организации осуществляют следующие подсистемы: правовое обеспечение управ­ления, информационное обеспечение управления, обеспечение техничес­кими средствами управления, методическое и нормативное обеспечение управления, делопроизводство.

Правовое обеспечение управления.

Правовое обеспечение - составная часть системы управления организации и заключается в использовании средств и форм юридического воздейст­вия на органы и объекты управления для обеспечения высокой эффек­тивности производства, укрепления дисциплины, охраны труда работающих и повышения уровня социально-экономического развития организации.

Основные цели правового обеспечения управления:

правовое регулирование отношений в процессе управления организации; защита прав и законных интересов организации, а также прав и законных интересов работников.

Задачами подсистемы являются:

- применение норм действующего законодательства;

- разработка и утверждение локальных нормативных актов;

- подготовка предложений об изменении действующих или отмене устаревших нормативных актов, изданных в организации;

Рекомендуемые материалы

- применение предусмотренной действующим законодательством юридической ответственности и других мер воздействия за нарушение за­кона.

К нормативным актам организации относятся:

- распорядительные акты - приказы;

- положения, устанавливающие задачи, функции,  права,  обязанности и  ответственность подразделений и служб организации  и их руководителей;

- должностные инструкции, устанавливающие права и функциональ­ные обязанности лиц административно-управленческого состава и специалистов;

- стандарты предприятия (СТП), устанавливающие нормы,  правила, требования организационно-методического и технического характера, регламентирующие взаимоотношения руководителей подразделений, служб и отдельных лиц,  участвующих в управлении организацией;

- другие акты с учетом специфики производства.

Нормативные акты разрабатываются соответствующими подразделени­ями и службами организации и издаются руководителем по согласованию с соответствующими общественными организациями и обязательны для подразде­лений, служб и должностных лиц, которым они адресованы.

Нормативные акты организации подлежат обязательной правовой экспертизе на соответствие требованиям законодательства, проводимой на заключительной стадии подготовки проекта нормативного акта к утверждению. В целях придания юридической силы управленческим решениям издаются правовые акты: приказы, распоряжения и указания. Приказы издаются руководителем организации, а распоряжения и указания -руководителями подразделений и служб.

Приказы, распоряжения и указания разрабатываются и представляются на утверждение соответствующим руководителям подразделений и служб, к сфере деятельности которых относятся вопросы,  решаемые этими правовыми актами. 

В организации устанавливается единый порядок учета, регистрации и контроля

за выполнением  приказов, распоряжений и указаний.

Для разрешения споров между подразделениями и службами в организации  может быть создана арбитражная комиссия.

Головным подразделением - носителем функций подсистемы "Право­вое обеспечение управления" является юридическая служба организации  (юриди­ческий отдел, юридическое бюро, юрисконсульт). Юридическая служба осуществляет общее методическое руководство деятельностью в области правового обеспечения, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль этой деятельности.

Руководство организации  и юридическая служба несут ответственность за законность нормативных актов организации  и правовых актов ненормативного ха­рактера.

Информационное обеспечение управления.

Информационное обеспечение системы управления организации  состоит в организации целенаправленных массивов информации и информационных потоков, а также включает сбор, хранение, обновление, переработку и передачу информации для анализа полученных результатов, подготов­ки, обоснования и принятия управленческих решений органами управле­ния организации.

Цель информационного обеспечения управления организацией  - своевремен­ное представление подразделениям управления необходимой и достаточ­ной информации для принятия решений.

Задачи информационного обеспечения:

- выявление, регистрация, обработка и выдача данных, характери­зующих фактическое состояние процессов производства и управления;

- определение отклонений фактических показателей производствен­ной деятельности от установленных в планах;

- обработка полученных данных о состоянии процессов производст­ва и управления;

- распределение информации между руководителями, отдельными по­дразделениями и исполнителями;

- обеспечение органов управления и специалистов  научно-те­хнической информацией о новейших отечественных и зарубежных дости­жениях науки и техники, организации производства и управления.

В организации  для решения первых четырех задач головным подразделением является отдел АСУ, ИВЦ или другое подразделение, занимающееся информационными технологиями и компьютерной техникой.

Головным подразделением для решения пятой задачи является слу­жба HTИ (отдел НТИ, бюро НТИ, бюро рационализации и изобретательства, патентно-лицензионная служба и т.п.) с научно-технической биб­лиотекой. Головные подразделения подсистемы "Информационное обеспечение управления" осуществляют общее методическое руководство деятельностью; организации в области информационного обеспечения, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль этой деятельности.

При организации информационного обеспечения управления организации  необ­ходимо руководствоваться следующими требованиями:

- упорядоченность, точность, достоверность и своевременность представления информации для решения задач управления, а также одно­значность и удобство ее восприятия;

- адресность и необходимая детализация информации в соответствии с уровнем управления;

- интеграция организации процессов передачи и преобразования ин­формации;

- ориентированность на использование преимуществ автоматизации управления.

Информационное обеспечение включает организацию:

- массивов информации;

- потоков информации;

- процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации.

При организации массивов информации необходимо использовать уни­фицированные системы документации (УСД) и государственные  классификаторы, а также классификаторы отраслевого уровня и уровня основного звена (предприятия, объединения).

Организация потоков информации предполагает:

 определение источников и потребителей информации в соответст­вии с задачами управления;

 определение состава информации, периодичность ее циркуляции и форм представления;

- разработку документооборота;

- использование комплекса технических средств управления для организации потоков информации;

- установление порядка составления, оформления, регистрации,  согласования и утверждения документов.

Организация процессов сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации предполагает:

- разработку технологии обработки и прохождения информации с использованием необходимых технических средств управления;

- подбор и обучение кадров  по обработке информации;

- распределение между подразделениями задач по подготовке и пе­редаче информации от места ее возникновения до потребителя.

Обеспечение техническими средствами управления.

Система управления организацией оснащается техническими средствами для повышения производительности и эффективности управленческого труда. При этом необходимо учитывать требования комплексного использования средств по видам работ.

Нормативы обеспечения техническими средствами управления разных видов работ разрабатываются для различных категорий специалистов и служащих в зависимости от содержания и объемов выполняемых ими работ и уров­ня загруженности этими работами в течение года.

Головными подразделениями по подсистеме целесообразно назначить; по обеспечению системы управления компьютерной техникой - отдел АСУ, ИВЦ или другое подразделение, занимающееся эксплуатацией компьютерной техникой, а по обеспечению системы управления организационной техникой - подразделение, ответственное за организацию управления хозяйственного субъекта.

Головные подразделения подсистемы "Обеспечение техническими средствами управления" осуществляют общее методическое руководство деятельностью организации  в области обеспечения техническими средствами, а также планирование, организацию, мотивации и конт­роль этой деятельности.

Методическое и нормативное обеспечение управления.

Методическое и нормативное обеспечение управления организацией состоит в организации разработки документов и ведении нормативного хозяйст­ва организации.

Нормативное хозяйство организации  - совокупность документов организаци­онного, организационно-методического, организационно-распорядитель­ного, технического, нормативно-технического и экономического харак­тера, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, ме­тоды, используемые при решении задач организации производства и уп­равления.

Целями подсистемы "Методическое и нормативное обеспечение управления" являются:

- создание правовой, методической и расчетной базы для осуществления функций управления организацией;          

- организация производственных процессов и процессов управления на основе научно обоснованных регламентирующих документов и норм; 

- обеспечение режима экономии трудовых, материальных, финансовых ресурсов.

Документы организационного, организационно-методического и ор­ганизационно-распорядительного характера регламентируют функции, права и обязанности организации  в целом, его подразделений и отдельных работни­ков, в том числе технологию выполнения управленческих функций. Головным подразделением в данном случае является служба стан­дартизации; подразделение, ответственное за организацию управления, а в случае его отсутствия - ОТиЗ.

Документы технического и нормативно-технического характера peгламентируют технические требования к осваиваемой и выпускаемой про­дукции, технологии ее изготовления, метрологическому обеспечению, оснастке, инструменту, оборудованию, средствам транспорта и связи  и т.п. Головным подразделением является служба стандартизации и соответствующие службы по принадлежности технической документации.

Документы технико-экономического и экономического характера ре­гламентируют натуральные и стоимостные показатели норм расхода всех видов ресурсов, используемых в организации. Головными подразделением являются планово-экономический отдел; подразделение, ответственное за организацию управления.

В процессе организации разработки документов и ведения норма­тивного хозяйства головные подразделения обеспечивают общее методи­ческое руководство в данной области, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль деятельности.

Головные подразделения обеспечивают:

- изменение регламентирующих документов, норм и нормативов по мере развития производства и управления;

- своевременное снабжение документами, нормами и информирование о них заинтересованных подразделений  и вышестоящих организаций;

- систематический контроль за внедрением и соблюдением норм, правил и требований, установленных в документах.

Делопроизводство.

Цель делопроизводства - организация работы с документами, обращающимися в системе управления.

Задачи делопроизводства:

- прием поступившей внутренней и внешней документации, регистра­ция, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

- оформление и отправка исходящих документов, машинописное изго­товление документов и их оперативное размножение;

- контроль за сроками исполнения документов и ведением делопро­изводства в подразделениях;

- формирование дел и сдача их в архив;

- хранение и обеспечение использования документов и ведение ар­хива организации;

- регулярное проведение экспертизы научной и практической цен­ности документов для определения срока их хранения;

- методическая помощь специалистам и служащим в ознакомлении со основами делопроизводства.

Оформление документов проводится в соответствии с требованиями государственных стандартов.

Головными организациями подсистемы "Делопроизводство" являются канцелярия и архив.

Вам также может быть полезна лекция "2.2 Присоединение Казахстана к России".

Головные подразделения осуществляют общее методическое руковод­ство деятельностью организации в области делопроизводства, а также планирова­ние, организацию, мотивацию и контроль.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что включает в себя подсистема линейного руководства?
2. Какие задачи и функции в различных сферах деятельности выполняют линейные руководители?
3. Охарактеризуйте цели и функции подсистемы технического руководства.
4. Раскройте содержание экономического руководства.
5. Какие подразделения предприятия осуществляют экономические функции управления?
6. Каковы процедуры управления маркетингом? По каким функциональным направлениям реализуется управление маркетингом?
7. Какие цели и функции управления подсистемы производственного руководства?
8. Дайте характеристику целей подсистемы производственного руководства?
9. Какие подсистемы включаются в систему управления производственными запасами? Раскройте их  содержание.
10. Какие подсистемы составляют обеспечение нормального функционирования системы управления организации? Дайте им характеристику.