71451 (588429), страница 6

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 6)

2.3.2 Описание процесса деятельности

Главным при работе с системой является учет расходов на рекламу. ИС «Реклама» должна обеспечивать учет выходов рекламы и расходы на рекламу.

Так как, система должна функционировать в двух режимах администратор и пользователь приведем описание процесса деятельности для каждой категории пользователей.

На первом этапе работы с системой пользователь должен войти в систему под своим паролем и заполнить бланк анкеты по объекту недвижимости, который необходимо рекламировать.

Анкета должна содержать следующую информацию об объекте: тип объекта, адрес объекта, удобства (количество комнат, площадь, этаж/этажей, тип стен, планировка, состояние и т.д.), цену, вид владения. Должна быть реализована возможность ввода информация не только о квартирах, но и об объектах коммерческой недвижимости, домах, участках, долевках.

При заполнении анкеты объекта используется информация из справочников: Улицы, Типы квартир, Планировки, Типы стен, Состояния, Виды сделок, Виды владения, Типы домов, Типы объектов.

После того, как внесена информация об объекте недвижимости, необходимо ввести информацию о договоре на оказание услуг, который относится к данному объекту недвижимости. Внесение информации о договоре должно быть необходимым условием добавления объекта недвижимости в рекламу.

Когда будет внесен объект недвижимости и договор, пользователь отправляет объект недвижимости в рекламу. При добавлении в рекламу пользователь должен выбрать перечень газет, в которые необходимо подать рекламу, телефоны для рекламы, район для газеты, и указать, как часто должны выходить реклама.

После того, как объект добавлен в рекламу, у пользователя должна быть реализована возможность просмотра текста объявления подготовленного по шаблону для каждой газеты.

На первом этапе работы с системой администратор должен внести сотрудников агентства в список. Информация о сотруднике должна содержать данные: ФИО, дата рождения, паспортные данные, прописка, контактные телефоны.

Для каждого сотрудника администратор должен определить права доступа в систему и пароль.

Администратор должен иметь возможность просмотра объектов недвижимости каждого агента из своей рабочей области.

Изначально администратором должны быть заполнены все справочники, необходимые для работы с системой (Улицы, Типы квартир, Планировки, Типы стен, Состояния, Виды сделок, Виды владения, Типы домов, Типы объектов).

Администратор также должен вести список СМИ, в которые можно подавать рекламу, настраивать шаблоны для выгрузки объявлений в нужном для редакции формате. Должна быть реализована возможность настройки шаблонов прямо из программы.

На основе информации об объекте администратор должен формировать прайс-лист объектов недвижимости.

На основе данных внесенных сотрудниками об объектах недвижимости и графиках подачи рекламы администратор должен своевременно производить выгрузку рекламы по шаблонам и отправлять тексты объявление в редакции газет.

Должна быть реализована возможность выгрузки данных в стандартные офисные приложения Word, Excel для возможности редактирования и печати данных, либо их сохранения в файл.

При выгрузке должна задаваться информация о дате выхода газеты, о рубрике и о стоимости строки объявления. На основе этих данных должна формироваться отчетность о расходах на рекламу.

Отчеты о расходах на рекламу должны содержать информацию о сотруднике, объекте недвижимости, дате выхода газеты. Должна быть реализована возможность формирования отчетов в разрезе сотрудников, даты, объекта недвижимости, а также формирование отчетов за период.

Для удобства работы сформированные отчеты должны выгружаться в Word и Excel, для редактирования, печати и сохранения, если это необходимо.

Также у администратора должна быть реализована возможность создания архивных копий базы данных и восстановления данных в случае сбоя.

2.3.3 Основные технические решения

Структура информационной системы «Реклама» будет включать в себя справочную информацию, учет рекламы, отчетность.

Справочники предназначены для ввода информации в систему и используются в модуле «Учет рекламы». Из них в базу данных передаются параметра СМИ.

В модуль «Учет рекламы» из базы данных передаются параметры объектов недвижимости и из модуля в базу данных – информация о вышедшей рекламе.

Из базы данных в модуль «Отчетность» передаются параметры объекта, сотрудника и рекламы.

Структура базы данных ИС «Реклама» приведена на рисунке 2.15.

Рисунок 2.15 – Структура базы данных ИС «Реклама»

При проектировании системы автоматизации должны приниматься во внимание следующие требования:

• система должна нормально функционировать на стандартных персональных компьютерах, подсоединенных к локальной офисной вычислительной сети;

• система не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новую платформу из-за неизбежного морального старения компьютерной техники;

• архитектура системы должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать вероятность нарушения штатного режима работы системы (выход системы из строя, разрушение информационной базы данных, потери или искажение информации) при случайных или сознательных некорректных действиях пользователей;

• система должна обеспечивать защиту информационной базы данных от несанкционированного доступа;

• основная программная оболочка должна иметь интуитивно ясный дружественный интерфейс и не должна требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями;

• система должна функционировать под управлением операционных систем Windows 95 и Windows NT.

АИС «Реклама» должна взаимодействовать с АИС «Agent», которая предназначена для учета договоров и объектов недвижимости, а также расчета заработной платы сотрудников.

Каждый объект недвижимости, который отправляется в рекламу, должен быть привязан к договору, чтобы обеспечить целевую подачу рекламы и исключить расходование денежных средств на рекламу объекта неподкрепленного договором.

Таким образом, при вводе в АИС «Реклама» номера договора и даты его заключения из АИС «Agent» должна передаваться информация об объекте, которая вносится менеджером отдела при регистрации договора. Это исключит дублирование данных об объекте и обеспечит рекламирование только тех объектов недвижимости, по которым заключен договор.

АИС «Реклама» должна функционировать в двух режимах: администратор и пользователи.

В режиме функционирования «Администратор» должны быть доступны следующие функции:

• ведение списков сотрудников;

• ведение списка СМИ;

• ведение справочников, необходимых для работы;

• формирование прайс-листа объектов недвижимости;

• выгрузка рекламного объявления по шаблонам;

• учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

• формирование отчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

• разграничение доступа пользователей к системе;

• создание архивных копий справочников и документов.

В режиме функционирования «Пользователь» должны быть доступны следующие функции:

• ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

• добавление объекта недвижимости в рекламу;

• просмотр прайс-листа;

• просмотр отчетов о расходах на рекламу;

• занесение проданных объектов недвижимости в архив.

На начальных стадиях работы системы ей будет пользоваться менеджер по рекламе и специалисты по недвижимости, в составе 20 человек.

В дальнейшем по мере роста компании численность персонала может увеличиться.

Специалист по недвижимости должен вести список объектов недвижимости, продажей которых он занимается и которые необходимо рекламировать, определять список СМИ, в которых необходимо рекламировать объект, своевременно вносить изменения в график подачи рекламы и в описание объектов.

Менеджер по рекламе должен осуществлять ведение списков сотрудников, ведение необходимых справочников. На основе описания объекта недвижимости и графика подачи рекламы, которые формирует специалист по недвижимости, менеджер подготавливать прайс-листа объектов недвижимости, заполнять бланки подачи рекламы по определенным шаблонам, подавать рекламу в СМИ, отслеживать выходы размещенной рекламы, учитывать расходы на рекламу по каждому объекту недвижимости, формировать отчеты по рекламе.

Специалист по недвижимости должен работать в режиме функционирования «Пользователь».

Менеджер по рекламе должен являться администратором системы.

Для работы с системой специалист по недвижимости должен знать характеристики, которыми может обладать объект. Иметь базовые знания для работы на компьютере.

Менеджер по рекламе должен знать принципы подачи рекламы в агентстве недвижимости, знать рынок СМИ. Уметь обращаться с компьютером как опытный пользователь.

Технический проект должен соответствовать характеристикам, описанным в техническом задании (см. п. 2.2).

АИС «Реклама» должна выполнять следующие основные функции:

• автоматизировать ведение списков сотрудников, СМИ, объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

• автоматизировать формирование прайс-листа объектов недвижимости;

• автоматизировать учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

• формировать различные отчеты по расходованию средств на рекламу в различных разрезах.

2.3.4 Схема функциональной структуры

Информационная система «Реклама» должна состоять из следующих функциональных блоков: сбор данных, хранение, обработка и вывод данных.

Сбор данных представляет собой заполнение справочников, в которых храниться постоянная информация. Справочники используются при вводе информации об объектах недвижимости, при подготовке объектов в рекламу, при формировании отчетов и т.д.

Также сбор данных подразумевает ввод информации об объектах недвижимости и о сотрудниках компании. Данная информация используется при формировании отчетов и подготовки рекламы.

Хранение данных обеспечивает постоянное накопление введенной информации: информации об объектах, о сотрудниках, информации в справочниках, а также хранение отчетов за различные периоды.

Обработка данных включает в себя подготовку рекламы по определенным шаблонам, а также расчет расходов на рекламу по всем объектам недвижимости.

Вывод данных подразумевает формирование отчетов о расходах на рекламу в разрезе агентов, объектов недвижимости, за определенный период, а также формирование прайс-листа объектов недвижимости.

На рисунке 2.16 представлена схема функциональной структуры процесса подготовки и учета рекламы.

Типовым решением для реализации функций печати, проверки правописания, редактирование должны быть стандартные офисные приложения Word, Excel.

Рисунок 2.16 - Схема функциональной структуры

2.3.5 Описание постановки задачи (комплекса задач)

АИС «Реклама» должна выполнять следующие задачи:

• ведение списков сотрудников;

• ведение списков объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

• ведение списков СМИ;

• формирование прайс-листа объектов недвижимости;

• учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

• формирование отчетов о расходовании средств на рекламу в различных разрезах.

Ведение списка сотрудников должно быть реализовано с целью детализации учета расходов на рекламу, а также для реализации разграничения прав доступа к системе.

При принятии на работу сотрудника его паспортные данные и данные из личной анкеты вносятся в базу данных.

Входной информацией для данной задачи является паспортные данные сотрудника, анкета сотрудника, которую он заполняет при поступлении на работу.

На выходе мы имеем информацию о сотруднике, которая используется при регистрации объекта недвижимости, а также при добавлении объекта в рекламу.

Информация об объектах недвижимости также должна храниться в базе данных. Эта информация используется при формировании объявления по шаблону для конкретной газеты, а также для учета расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости.

Входной информацией для данной задачи является договор, который содержит описание характеристик объекта недвижимости.

На выходе имеем заполненную анкету объекта.

После того, как в базу данных будет внесен объект недвижимости, агент должен из списка СМИ выбирать газету, в которую хочет подать рекламу.

Список СМИ должен содержать газеты, в которых может быть размещена реклама. Данный список должен быть всегда в актуальном состоянии и отображать реальный рынок СМИ.

На вход данной задачи поступает информация о СМИ в устной форме, либо в виде прайс-листа на размещения. Информация о СМИ должна содержать название газеты, адрес редакции, телефоны для связи, а также шаблоны для подачи объектов недвижимости в рекламу.

На выходе мы имеем список СМИ с шаблонами для каждой категории объектов недвижимости. Данная информация используется при подготовке объявлений, а также для подготовки отчетов о расходах на рекламу.

Прайс-лист объектов недвижимости формируется для наглядного представления всего перечня объектов недвижимости, продажей которых занимается агентство.

Прайс-лист формируется на основе анкет объектов недвижимости и списка агентов, что является входной информацией для данной задачи.

На выходе мы имеем сводный отчет об объектах недвижимости с привязкой к агенту, который занимается продажей этого объекта.

Учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости подразумевает ведение журнала выходов рекламы с указанием стоимости одного объявления.

Учет ведется с целью контроля расходования денежных средств на рекламу, а также для предоставления отчетов о расходах клиентам при завершении сделки.

Входной информацией здесь будет факт выгрузки объявления в рекламу, стоимость одного выхода объявления и список сотрудников.

На выходе мы имеем журнал отправок в рекламу с указанием газеты, даты отправки, стоимости строки, которая для каждой газеты и для каждой категории объектов недвижимости своя.

Отчеты о расходах на рекламу по отделу или по всей компании формируются по требованию руководства для принятия оперативных управленческих решений.

Отчеты о расходах на рекламу по конкретному объекту недвижимости формируются по требованию агента для предоставления данного отчета клиенту, в качестве доказательства о проделанной работе и израсходованных средствах.

Для формирования отчетов на входе необходимо иметь журнал отправок в рекламу, список сотрудников, список объектов, список СМИ.

На выходе мы будем иметь отчеты о расходах на рекламу в разрезе дат, агентов, объектов, отделов и т.д. в электронной или печатной форме.

Характеристики

Список файлов ВКР