Методичка Microsoft Office Access 2007 (538738), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Рис. 1

Добавление полей в таблицу в режиме таблицы

Важно внимательно подойти к выбору полей. Например, чаще всего не имеет смысла создавать поле для хранения вычисляемого значения. Это значение может рассчитать приложение Office Access 2007, когда это потребуется. При определении полей старайтесь разбивать информацию на наименьшие элементы, которые можно использовать отдельно. Например, полные имена удобно разбить на два поля, «Имя» и «Фамилия». Вообще, если планируется создавать отчеты, выполнять сортировку, поиск или расчет для определенного элемента информации, рекомендуется создать для него собственное поле.

Поля определяются рядом характеристик. Например, у каждого поля есть имя, однозначно определяющее это поле в таблице. Кроме того, у поля есть тип данных, выбираемый в соответствии с сохраняемыми в этом поле данными. Этот тип данных определяет значения, которые можно сохранить, и операции, которые можно выполнить с данными, а также объем памяти, выделяемой для каждого значения. С каждым полем также связана группа параметров, называемых свойствами, которые определяют внешний вид и функциональные характеристики этого поля. Например, свойство «Формат (Format)» определяет структуру отображения данных в поле, то есть вид, в котором они должны отображаться.

Создаваемая новая таблица открывается в. Для быстрого добавления нового поля в уже существующую или новую таблицу необходимо открыть её в режиме таблицы и ввести данные в столбец Добавить поле (Рис. 2).

Рис. 2

При вводе данных в новый столбец Office Access 2007 автоматически распознает соответствующий тип данных для этого поля. Например, при вводе в столбец даты «1.01.2006» Office Access 2007 распознает, что введена дата, и задает для этого поля тип данных «Дата/время». Если на основании введенных данных приложение Access не может точно определить тип данных, задается тип данных «Текстовый».

Чтобы явным образом задать тип данных и формат для поля, переопределив тип, назначенный Office Access 2007, используйте команды в группе Форматирование и тип данных, формат на вкладке Режим таблицы (Рис. 3).

Рис. 3

Изменить количество знаков после запятой можно, используя кнопки «Увеличить разрядность», «Уменьшить разрядность» (Рис. 4).

Рис. 4

Типы данных

Добавление гиперссылок в таблицу базы данных.

Чтобы добавить гиперссылку в таблицу базы данных можно определить одно из полей как гиперссылку (Hyperlink). Любое значение, введенное в такое поле, будет автоматически преобразовываться в гиперссылку.

Если поле добавляется путем ввода данных в ячейке под заголовком Добавить поле, Office Access 2007 автоматически назначает имя этому полю: «Поле1» для первого поля, «Поле2» для второго поля и т. д. Рекомендуется использовать описательные имена полей. Для изменения имени поля щелкните его заголовок правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец.

Имена полей могут содержать до 64 знаков (цифр или букв), включая пробелы. Рекомендуется присваивать полям описательные имена, чтобы легко различать их при просмотре или изменении записей. Например, можно использовать такие имена полей, как «Фамилия», «Адрес» и «Домашний телефон».

Добавление полей с помощью шаблонов полей

Access 2007 включает набор встроенных шаблонов, позволяющих значительно сократить время, затрачиваемое на создание полей. Для создания нового поля с помощью шаблона откройте область Шаблоны полей и перетащите один или несколько шаблонов в таблицу, открытую в режиме таблицы.

Шаблон поля – это готовый набор характеристик и свойств, описывающих поле. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства формата поля и ряд других свойств поля, которые в совокупности образуют модель, используемую в качестве основы для создания нового поля (Рис. 5).

1. Убедитесь, что используется режим таблицы.

2. На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы щелкните Новое поле.

Рис. 5

1. Появится область Шаблоны полей.

2. Выберите одно или несколько полей в области Шаблоны полей и перетащите их в таблицу. Когда появится линия вставки, поместите поля в выбранное место.

3. Эти поля появятся в таблице.

Добавление поля из существующей таблицы

Если используется база данных, содержащая несколько таблиц, можно добавить поле из другой таблицы.. Поле добавляется с помощью списка полей, в котором отображаются доступные поля из других таблиц базы данных (Рис. 6).

Рис. 6

1. Таблица должна быть открыта в режиме таблицы.

2. На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы щелкните Добавить существующие поля (Рис. 5).

3. Появится область Список полей.

4. Щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей для отображения списка ее полей.

5. Перетащите нужное поле из области Список полей в таблицу в режиме таблицы.

6. Когда появится линия вставки, вставьте поле в выбранное место (Рис. 6).

Рис. 6

1. Появится окно мастера подстановок. Следуйте инструкциям мастера.

2. После завершения работы мастера поле появится в таблице в режиме таблицы.

Примечание. После перетаскивания поля из несвязанной таблицы и завершения мастера подстановки автоматически создается новое отношение «один-ко-многим» между таблицей в области Список полей и открытой таблицей.

В области Список полей перечислены все остальные таблицы базы данных, сгруппированные по категориям. Если используется режим таблицы, в области Список полей отображаются две категории: Доступные поля в связанной таблице и Доступные поля в другой таблице. В первой категории перечислены все таблицы, с которыми связана открытая таблица. Во второй категории перечислены все таблицы, с которыми не связана данная таблица.

Если щелкнуть знак плюс (+) рядом с таблицей, отображается список всех полей, доступных в ней. Для добавления в таблицу перетащите нужное поле из области Список полей в таблицу в режиме таблицы.

Сохраните таблицу, нажав кнопку «Сохранить» в верхнем левом углу окна или комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. В поле «Имя таблицы» укажите подходящее имя.

Создание таблицы в режиме Шаблоны таблиц

На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы (Рис. 7). Access позволяет выбрать из списка один из доступных шаблонов. Таким образом, пользователь получает готовую для заполнения таблицу уже имеющую названия полей с типами данных и с примерами заполнения этой таблицы.

Рис. 7

Однако недостатком данного способа создания таблиц является, то, что предлагаемые шаблоны могут не полностью удовлетворять потребности создаваемой базы данных. Исправить данный недостаток поможет Конструктор создания таблиц, в котором, можно не только создавать таблицы с нуля, но и модифицировать уже существующие.

Создание таблицы в режиме Конструктор

Характеристики

Список файлов книги