Методичка Microsoft Office Access 2007 (538738), страница 9

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 9)

Если с первой попытки не удастся установить элемент управления точно в нужное место, его можно переместить. Для этого выполните следующие действия:

Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.

Наведите указатель мыши на элемент управления так, чтобы указатель принял форму четырехнаправленной стрелки .

Щелкните и перетащите элемент управления в нужное место.

Мастер элементов может содержать действия, помогающие присоединить элемент управления к полю. В противном случае эта процедура создает свободный элемент управления. Если тип созданного элемента управления позволяет ему отображать данные (например, поле или флажок), необходимо ввести имя поля или выражение в поле свойства Данные (Control Source) этого элемента, только тогда возможно отображение данных. Для отображения свойств элемента управления выберите элемент управления и нажмите клавишу F4.

Сохранение результатов работы

Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить.

Можно также нажать кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или комбинацию клавиш CTRL+S.

Если форме еще не присвоено имя, введите имя в поле Имя формы, а затем нажмите кнопку ОК.

Организация связи объектов БД на основе гиперссылок.

Рассмотрим организацию связи на примере связи формы с отчетом. Воспользуемся гиперссылкой, чтобы напрямую связать форму с отчетом.

1) В окне БД выбрать объект, форму

2) Открыть её в режиме конструктора.

3) Выбрать меню элементы управления и нажать «вставить гиперссылку»

4) В разделе «Связать с...» «объектом в БД».

5) В появившихся объектах БД выбрать соответствующий объект и нажать «ОК».

6) Записать форму с организованной гиперссылкой.

7) Проверить функции гиперссылки.

Для организации связи гиперссылки объектов с другими документами Microsoft Office процесс реализации связи аналогичен. При условии настроенного режима в окне «Добавление гиперссылки» с помощью выбора одного из режимов «Связать с»: файлом, Web-страницей, новой страницей, электронным адресом.

1. Практическая часть

Для созданных ранее таблиц и запросов создать формы описанными выше способами:

с помощью инструмента «Форма»

с помощью инструмента «Разделенная форма»

с помощью инструмента «Несколько элементов»

с помощью «Мастера форм»

с помощью инструмента «Пустая форма»

Контрольные вопросы

1. Что такое форма? Для чего она предназначена?

2. Инструмент создания форм - «Форма»

3. Инструмент создания форм - «Разделенная форма»

4. Инструмент создания форм - «Несколько элементов»

5. Инструмент создания форм - «Мастера форм»

6. Инструмент создания форм - «Пустая форма»

7. Как связать объекты на основе гиперссылки?

Лабораторная работа №8.

Методы создания отчетов

Цель работы: Ознакомление с методы создания отчетов.

1. Теоретическая часть.

Создание простого отчета

Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

Создание отчета с помощью средства «Отчет»

Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные.

1. В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.

Создание отчета с помощью мастера отчетов

В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

2. Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Можно также увеличить масштаб для просмотра деталей.

Примечание. Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые нужно добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек

Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.

1. В области переходов дважды щелкните источник записей для наклеек — таблицу или запрос.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Наклейки.

3. Следуйте указаниям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово.

В приложении Access наклейки отображаются в режиме предварительного просмотра, дающем представление о том, как они будут выглядеть в напечатанном виде. При помощи ползунка в строке состояния можно увеличить масштаб, чтобы увидеть детали.

Примечание. Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором видны несколько столбцов. В других режимах данные отображаются в одном столбце.

Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»

Если по каким-либо причинам для построения отчета не подходят ни средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства «Пустой отчет». Это очень быстрый способ, особенно если в отчете должно содержаться небольшое количество полей. Чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет», выполните следующие действия.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Пустой отчет.

2. В режиме макета появится пустой отчет, а в правой части окна Access — область Список полей (Список полей. Окно, содержащее перечень всех полей в базовом источнике записей объекта базы данных, за исключением страницы доступа к данным в режиме конструктора. В режиме конструктора страницы доступа к данным в списке полей содержится перечень всех источников записей и всех полей в подключенной базе данных.).

3. В области Список полей щелкните знак «плюса» (+) рядом с каждой из таблиц, содержащих поля, которые необходимо включить в отчет.

4. По очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.

5. С помощью инструментов, представленных в группе Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в отчет эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.

Разделы отчета

В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.

Заголовок отчета Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

Заголовок группы Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Область данных Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

Примечание группы Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

Нижний колонтитул Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание отчета Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Примечание. В конструкторе Примечание отчета находится под нижним колонтитулом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра Примечание отчета помещается над нижним колонтитулом, сразу после Примечания группы для последней группы или строки подробностей последней страницы.

Элементы управления

Элементы управления — это объекты, позволяющие отображать и просматривать данные, производить с ними различные действия, а также работать с дополнительными элементами пользовательского интерфейса, такими как подписи и рисунки. В программе Access поддерживаются элементы управления трех типов: присоединенные, свободные и вычисляемые.

Присоединенные элементы управления — это элементы управления, для которых источником данных служит поле таблицы или запроса. Они используются для отображения значений из полей базы данных. Это могут быть значения даты или времени, текстовые, числовые, логические, а также рисунки и диаграммы. Типичным примером присоединенного элемента управления является текстовое поле. Например, источником информации для текстового поля формы, в котором указывается фамилия сотрудника, может быть поле «Фамилия» таблицы «Сотрудники».

Свободные элементы управления — это элементы управления, не связанные с источником данных (полем или выражением). Свободные элементы управления используются для вывода на экран текста, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является подпись, в которой отображается заголовок отчета.

Вычисляемые элементы управления — это элементы управления, для которых источником данных является выражение, а не поле. Чтобы задать значение, которое должно содержаться в таком элементе управления, необходимо задать выражение, которое станет для этого элемента источником данных. Выражение — это сочетание операторов (например = и +), имен других элементов управления, имен полей, функций, возвращающих единственное значение, и констант. Например, в следующем выражении цена изделия рассчитывается с 25%-ной скидкой путем умножения значения поля «Цена за единицу» на константу 0,75.

= [Цена за единицу] * 0,75

В выражение можно включать данные из базовой таблицы или базового запроса, а также из другого элемента управления в отчете.

При создании отчета, в котором будут присутствовать элементы управления всех трех типов, рекомендуется вначале разместить в отчете все присоединенные элементы, особенно если они будут преобладать в отчете. Затем можно добавить свободные и вычисляемые элементы управления, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления на вкладке Конструктор.

Элемент управления присоединяется к полю путем указания поля, из которого этот элемент управления получает данные. Чтобы создать элемент управления, присоединенный к выбранному полю, перетащите поле из области Список полей в отчет. В области Список полей перечисляются поля базовой таблицы или запроса. Чтобы отобразить область Список полей, на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить существующие поля.

Характеристики

Список файлов книги