Методичка Microsoft Office Access 2007 (538738), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

В режиме конструктора создается структура таблицы; т.е. создается список полей, которые будут в таблице. Также выбирается тип данных для каждого поля. (Поля могут содержать текст, числа и даже графические изображения.) Кроме того, вы можете ввести описание для каждого поля. Описания полей полезны тем, что предоставляют краткие сведения о типе данных, которые помещены в поле.

Имена полей в Access могут быть до 64 символов длиной и содержать как буквы, так и цифры, а также пробелы. Нельзя использовать для имен полей символы точки и восклицательного знака. Также следует избегать в именах полей специальных символов ($, % или #), поскольку некоторые из них имеют специальное назначение в коде Access.

Чтобы создать таблицу в режиме конструктора, выполните следующее:

1. В окне базы данных (определенной базы данных) выберите вкладку Ленты меню Создание и затем Таблицы, сделайте двойной щелчок на ярлыке Создание таблицы в режиме конструктора. Новая таблица откроется в режиме конструктора

2. Введите имя поля для первого поля вашей таблицы и переместитесь в столбец Тип данных.

3. В правом конце ячейки появится кнопка со стрелочкой, показывая, что это раскрывающийся список. Выберете из раскрывающегося списка - Тип данных необходимый тип данных для поля. По умолчанию для типа данных установлено значение Текстовый; при этом доступны несколько других типов данных, например Счетчик, который автоматически нумерует каждую запись в таблице.

4. После выбора типа данных перейдите в столбец Описание, и введите описание для поля. (Эта операция необязательна; таблица будет прекрасно работать и без ее выполнения.)

1. Введите другие необходимые поля и задайте типы данных для них (вводить описания необязательно).

Определение первичного ключа

Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую строку в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный инвентарный номер, порядковый номер или код. Например, в таблице «Клиенты» для каждого клиента может быть указан уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом этой таблицы.

В качестве первичного ключа удобно использовать поле, которое обладает следующими характеристиками. Во-первых, оно должно однозначно определять каждую строку. Во-вторых, оно не должно быть пустым — ­в нем всегда должно быть значение. В-третьих, оно должно изменяться крайне редко (лучше всего — никогда). Приложение Access использует поля первичного ключа для быстрого объединения данных нескольких таблиц.

Всегда следует определять для таблицы первичный ключ. Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, приложение Access проверяет наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.

При создании новой таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ и назначает полю имя «Код» и тип данных «Счетчик». Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра необходимо переключиться в режим конструктора. Следующими способами:

Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа и выберите команду Конструктор. -или- щелкните правой кнопкой мыши имя таблицы в области переходов и выберите команду Конструктор -или- нажмите кнопку Конструктор в строке состояния Access.

Для изменения или удаления первичного ключа и для задания первичного ключа таблицы, у которой его еще нет, необходимо использовать режим конструктора.

Определение или изменение первичного ключа

Откройте таблицу в режиме конструктора.

Выберите поле или поля, которые требуется использовать в качестве первичного ключа.

Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки нужного поля.

Для выделения нескольких полей щелкните область выделения каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

На вкладке Структура в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле(Рис. 8).

Рис. 8

Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.

Удаление первичного ключа

Откройте таблицу в режиме конструктора.

Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа.

Если первичный ключ состоит из одного поля, щелкните область выделения для этого поля.

Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения для любого поля в первичном ключе.

На вкладке Структура в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле (Рис. 8).

Индикатор ключа удаляется из поля или полей, которые ранее были заданы в качестве первичного ключа.

Примечание. При сохранении новой таблицы без указания первичного ключа будет предложено создать этот ключ. Если нажать кнопку Да, приложение Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик» для сохранения уникального значения для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с таким типом данных, оно будет использовано в качестве первичного ключа.

Создание связи между таблицами

После создания таблицы для каждого объекта в базе данных нужно предоставить Office Access 2007 средства, с помощью которых эти данные возвращаются, когда это необходимо. Это осуществляется с помощью добавления общих полей в связанные таблицы и определения межтабличных связей. После этого можно создавать запросы, формы и отчеты, отображающие сведения одновременно из нескольких таблиц.

Создать связь между таблицами можно с помощью окна «Связи» или с помощью перетаскивания поля из области Список полей в таблицу. При создании связи между таблицами общие поля могут иметь различные имена, однако часто они имеют одинаковые. Очевидно, что общие поля должны иметь одинаковый тип данных. Однако, если поле первичного ключа имеет тип «Счетчик», поле внешнего ключа может также быть числовым полем, если свойство Размер поля обоих полей совпадает. Например, можно сопоставить поля с типами «Счетчик» и «Числовой», если свойство Размер поля обоих полей имеет значение «Длинное целое». Если оба общих поля являются числовыми, у них должно совпадать значение свойства Размер поля

Создание связи между таблицами с помощью вкладки «Схема данных»

При открытой базе данных на вкладке Работа с базами данных в группе Отображение выберите пункт Схема данных (Рис. 9).

Рис. 9

Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно Добавить таблицу. Если окно не открылось, на вкладке Структура в группе Связи нажмите кнопку Добавить таблицу (Рис. 10).

Рис. 10

В диалоговом окне Добавить таблицу отображены все таблицы и запросы, содержащиеся в базе данных. Чтобы отобразить только таблицы, выберите пункт Таблицы. Чтобы отобразить только запросы, выберите пункт Запросы. Чтобы отобразить и таблицы и запросы, выберите пункт Таблицы и запросы.

Выберите одну или несколько таблиц или запросов и нажмите кнопку Добавить. После добавления таблиц и запросов на вкладку «Схема данных» нажмите кнопку Закрыть.

Перетащите поле (как правило, поле первичного ключа) из одной таблицы на общее поле (поле внешнего ключа) в другой таблице. Чтобы перетащить сразу несколько полей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выберите каждое поле. Откроется диалоговое окно Изменение связей.

Убедитесь, что поля, имена которых отображены в диалоговом окне, являются общими полями данной связи. Если имя поля неверно, выделите это имя и выберите верное поле из списка.

Для поддержания целостности данных для этой связи установите флажок Обеспечение целостности данных. Нажмите кнопку Создать.

Access проведет линию связи между двумя таблицами. Если был установлен флажок Обеспечение целостности данных, линия будет толще на каждом конце. Кроме того, если был установлен флажок Обеспечение целостности данных, над широкой частью на одном конце линии связи будет отображено число 1, а над широкой частью на другом конце линии — символ бесконечности (∞), как показано на следующем Рис. 11.

Рис. 11

Примечания

Чтобы создать отношение «один-к-одному» Оба общих поля (как правило, поля первичного ключа и внешнего ключа) должны иметь уникальный индекс. Это означает, что свойства Индексированное (Indexed) этих полей должны иметь значения Да (Совпадения не допускаются). Если оба поля имеют уникальный индекс, Access создаст отношение «один-к-одному».

Чтобы создать отношение «один ко многим» Поле на одной стороне отношения (как правило, поле первичного ключа) должно иметь уникальный индекс. Это означает, что свойство Индексировано (Indexed) этого полей должны иметь значения Да (Совпадения не допускаются). Поле на стороне «многие» не должно иметь уникального индекса. У этого поля может быть индекс, но он должен допускать совпадения. Это означает, что свойство Индексировано (Indexed) этого поля должно иметь значение Нет либо Да (Допускаются совпадения). Если одно поле имеет уникальный индекс, а другое — нет, Access создаст отношение «один ко многим».

Для удаления связи между таблицами:

Щелкните линию связи, которую требуется удалить. При выделении линия связи становится толще.

Нажмите клавишу DEL -или- щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить.

Может быть отображено сообщение Подтвердите удаление выделенной связи из базы данных. Если сообщение о подтверждение отображено, нажмите кнопку Да.

Изменение связи между таблицами

При открытой базе данныхНа вкладке Работа с базами данных в группе Отображение выберите пункт Связи.

Откроется вкладка «Схема данных».

Если ни одной связи еще не определено и это первое открытие вкладки «Схема данных», откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Если диалоговое окно открылось, нажмите кнопку Закрыть.

На вкладке Конструктор в группе Связи нажмите кнопку Все связи.

Будет отображены все таблицы со связями вместе с линиями связи. Обратите внимание, что скрытые таблицы (таблицы, у которых установлен флажок скрытый в диалоговом окне Свойства) и их связи не будут отображены, если не выбран параметр «Показывать скрытые объекты» в диалоговом окне Параметры переходов.

Щелкните линию связи, которую требуется изменить. При выделении линия связи становится толще.

Дважды щелкните линию связи -или- на вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните Изменение связей.

Откроется диалоговое окно Изменение связей (Рис. 12).

Рис. 12

Внесите изменения и нажмите кнопку ОК.

С помощью диалогового окна Изменение связей можно позволяет изменять связь между таблицами. Например, изменить таблицы или запросы, а также поля на любой стороне отношения. Можно также задать тип объединения или включить обеспечение целостности данных и выбрать каскадные параметры

Изменение структуры таблиц

Структуру уже существующих таблиц позволяет изменить как режим Таблица, так и режим конструктора.

2. Практическая часть.

Работа выполняется в соответствии с индивидуальным заданием.

Отчет должен содержать:

1. Титульный лист

2. Тему и цель лабораторной работы

3. Теоретическую часть

4. Индивидуальное задание, соответствующее номеру варианта.

5. Последовательность выполнения задания.

6. Результаты выполнения работы.

Контрольные вопросы.

1. Что такое запрос?

2. Как создать запрос с помощью мастера (конструктора)?

3. В чем отличия создания запросов с мощью мастера и конструктора?

4. В чем главная особенность режима конструктор, что с его помощью можно делать с существующими запросами?

5. Каким образом можно добавить гиперссылку в БД?

6. Что такое гипертекст?

Лабораторная работа № 3.

Построение запросов к базе данных.

Цель работы: Ознакомление с методами формирования запросов с использованием мастера запросов, конструктора для сортировки, объединения отображения данных.

1. Теоретическая часть.

В простейшем случае процесс построения и использования запроса включает в себя выбор требуемых полей из таблицы, задание при необходимости некоторых условий и просмотр результатов запроса. Но чаще бывает необходимо использовать данные, размещенные в разных таблицах.

Характеристики

Список файлов книги