Моор С.М., Моор П.К., Моор А.П. - Информационные технологии управления (1092190), страница 30

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 30)

Если основные модули ERP-систем были логическим продолжением программ управления и учета материалов и оборудования, то в области трудовых ресурсов многие ERP сформировались из программ расчета и выплаты заработной платы. Затем в их состав вошли модули «качественной», а не только «количественной» работы с персоналом. Так модули пакета включают целый ряд управленческих функций: управление персоналом, табельный учет, расчет производительности, компенсационный пакет, информационно-аналитическую систему управления кадрами, управление обучением.

Аналитические модули многих ERP дают возможность проследить тенденции развития трудовых ресурсов, обеспечить сравнительный анализ по подразделениям, стратегически оценить влияние на финансовые показатели компании ее кадровой политики, построить модели совершенствования кадровой работы.

Российские программные продукты также имеют целый набор аналитических и правовых модулей. Это экспертные системы, занимающиеся подбором персонала, профориентацией, тестированием сотрудников, групповым анализом состояния персонала, выявлением тенденций развития отдельных подразделений и организации в целом, а также информационно-правовые системы (налоговое законодательство, КЗоТ и прочие правовые акты в сфере трудовых отношений), оперативного кадрового учета и управления.

Сегодня ERP-системы предлагают широкий спектр операций по управлению персоналом, в частности определение потребности в новых сотрудниках, заполнение вакансий, организацию собеседований с кандидатами, перемещение сотрудников внутри компании, оформление их ухода с работы, проведение переаттестаций, изменение заработной платы, выплату премий и т.д. Менеджеры получают доступ в реальном времени к текущей и биографической информации о своих подчиненных.

Внутренняя сеть многих компаний и организаций включает в себя и системы самообслуживания сотрудников – модули по бронированию билетов, мест в гостиницах, составлению командировочных отчетов, офисным закупкам, планированию и учету стажировок. Такая интеграция в единую систему всей информации о расходах не только упрощает жизнь рядовым сотрудникам, удешевляет отчетность, но и позволяет понять, во сколько организации обходится конкретный сотрудник или подразделение, чтобы целенаправленно управлять бюджетом.

В сфере компетенции отдела кадров должен находиться раздел внутренней сети, предлагающий сотрудникам оперативную и справочную информацию по всем вопросам кадровой работы – от образцов анкет и формуляров до вопросов социального обеспечения, заработной платы, карьеры, электронного обучения и т.п. Все обращения к кадровой службе или службе по управлению персоналом с нестандартными вопросами регистрируются в специальном разделе внутреннего портала в виде заявок, которые затем переадресовываются компетентному работнику. Многие стандартные процессы, такие как подписание заявлений об отпуске, регистрируются в специальной форме, а информационная система обеспечивает весь необходимый документооборот – получение компьютерного разрешения от руководства, оповещение службы кадров, соответствующие записи в личном деле и финансовые проводки.

В качестве примера можно сослаться на опыт компании ВР, где все данные о сотрудниках компании (включая зарплату и пенсионные отчисления) введены в внутреннюю сеть. Ранее расчет «подъемных» средств при переезде из одной страны в другую занимал более недели, теперь же эта задача решается в режиме реального времени за несколько секунд.

Основное условие, обеспечивающее эффективное внедрение компьютерных инструментов кадровой работы, – это наличие общекорпоративной инфраструктуры, оснащенность (по крайней мере, всех менеджеров, а в перспективе – и всего персонала) компьютерами или иным доступом к сети.

Интернет-технологии позволяют в режиме реального времени видеть моментальный «срез» организационной структуры даже транснациональной корпорации с десятками тысяч работников. Такая система, внедренная, в частности, компанией «Cisco», обеспечивает обзорное видение всей иерархической структуры компании с конкретными данными как для индивидуального менеджера, так и для целых вертикалей – количество подчиненных, число уровней подчинения, среднее и максимальное количество уровней иерархии и подчиненных у одного менеджера, общее число подчиненных в каждой вертикали. Проще всего эти показатели отследить при внедрении кадровых ERP-систем и систем электронных директорий или телефонных книг, для которых подобная форма отчетности стандартна. Нередко такую информацию полезно представлять в графическом виде.

Одним из наиболее популярных сегодня методов управления, часто применяемых в дополнение (или взамен) традиционной аттестации, является метод MBO (Management by Objectives) – управление посредством установки целей. Он предполагает совместное (вместе с руководителем) определение ключевых целей сотрудника на конкретный период (год или шесть месяцев). Таких целей не может быть много, все они должны отражать важнейшие задачи на определенный период (быть предметными и специфическими), быть четкими, конкретными, измеримыми (поддающимися количественной оценке), достижимыми, но напряженными (по мнению психологов, наибольшее стимулирующее воздействие на работника оказывает цель, вероятность достижения которой составляет 50%) и значимыми.

Сегодня многие корпорации перенесли учет методом MBO во внутреннюю информационную сеть. Вначале создается программа – своего рода «форма отчетности», стандартизирующая отслеживаемые параметры для каждой категории сотрудников. Этот электронный документ в виде веб-страницы доступен любому сотруднику и его менеджеру постоянно в режиме реального времени, что дает возможность регулярно сверяться с графиком выполнения производственных задач.

Цели работы на год или на квартал определяются самим работником и его руководителем в начале каждого периода по итогам собеседования, а затем по мере достижения результатов сотрудник вносит изменения и дополнения в свою «личную карточку».

Преимущества электронной формы отчетности MBO состоят в постоянной доступности промежуточной информации как сотруднику, так и его руководителю. Теперь легко можно проследить процесс выполнения задач целой группой работников. Программа, кроме того, «не дает менеджеру ошибиться», устанавливая стандартный набор задач.

Таким образом, происходит соединение оперативного и «кадрового» менеджмента в еще одной области, сведение данных в единые таблицы, сокращаются потери времени на сбор отчетов.

Новая роль ERP в кадровой сфере стала возможна благодаря мгновенной доступности всей информации каждому руководителю, наглядности, простоте и стандартизации всех операций, понятных даже неспециалистам, а также серьезной и трудоемкой работе по обучению менеджеров, внедрению культуры независимости и инициативы.

Если смотреть на службу по работе с персоналом через призму трансформации бизнес-процессов, то внедрение электронных инструментов позволяет решить главный вопрос, связанный с управлением персоналом: кто должен руководить кадрами – отдел трудовых ресурсов или операционный менеджмент?

Сегодня отдел кадров все чаще занимается вопросами стратегического развития, корпоративной культуры, настройкой бизнес-процессов и разрешением экстраординарных ситуаций. Из «текучки» – лишь вопросы, имеющие серьезные правовые аспекты: увольнения, сокращения штатов, налогообложение сотрудников. Линейный менеджмент в реальных рабочих ситуациях принимает все оперативные кадровые решения в отношении подчиненных. Таким образом, повышаются оперативность, результативность всей работы, а функционирование кадровой службы существенно удешевляется за счет уменьшения рутинных операций.

12.4. Компьютеризация и ее роль в управлении персоналом

Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении, давайте разберемся, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика. Все эти программные продукты можно разбить на четыре группы: информационно-справочные системы, программы автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы, модули управления человеческими ресурсами в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия, специализированные комплексные системы управления человеческими ресурсами.

Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами по управлению персоналом, но они активно используются в работе специалиста по персоналу. В первую очередь это правовые справочные системы. Сегодня в нашей стране существует целый ряд правовых справочных систем: «Кодекс» , «Референт» , «Юридический мир» , «Ваше право» , «Юрисконсульт» «Законодательство России». Однако самыми крупными являются «Гарант» и «КонсультантПлюс». Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России. Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы обширные консультационные базы.

Отдельные программы автоматизации – это программные продукты автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения, развития и мотивации персонала.

Уровень разработки этих программ может быть самый разный, но их объединяет принцип создания – разработчики этих программ и не ставили перед собой цели разработать комплексный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как комплексным системам управления человеческими ресурсами. Понятно, что такие программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации «Зарплата-Кадры».

Специализированные комплексные системы управления человеческими ресурсами – системы удовлетворяют самым высоким требованиям по функциональности управления человеческими ресурсами. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе полнофункциональной системы управления человеческими ресурсами. Одним из распространенных вариантов можно считать перечень функций, используемый центром Tadviser. В его состав входят:

• организационный менеджмент,

• кадровый учет,

• кадровый документооборот,

• табельный учет,

• расчет зарплаты,

• регламентированная отчетность,

• компенсационный пакет,

• планирование человеческих ресурсов,

• планирование фонда оплаты труда,

• управление компетенциями, оценка персонала,

• управление мотивацией,

• управление обучением,

• электронное обучение,

• подбор персонала,

• управление кадровым резервом,

• аналитика по персоналу.

Как видно из этого перечня, современные системы управления человеческими ресурсами охватывают все возможные области деятельности службы персонала. Основной отличительной чертой этих программ является наличие единого информационного пространства, которое позволяет использовать в работе каждого модуля все многообразие накопленной в системе информации, построить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений.

Не все имеющиеся на рынке продукты имеют вышеперечисленную функциональность, в некоторых системах заявленная функциональность находится в зачаточном состоянии, но все разработчики систем управления человеческими ресурсами декларируют планы по созданию полнофункционального продукта. Это позволяет пользователям программ надеяться, что по мере возникновения у них потребности в новых функциональных модулях, такие будут предложены разработчиками. Поэтому специализированные комплексные системы управления человеческими ресурсами можно назвать стратегическим инструментом развития кадровых служб, рассчитанным на долгие годы эксплуатации.

Программы комплексной автоматизации (программы класса ERP или близкие к ним) наиболее развитые и сложные среди средств автоматизации бизнеса. Требования к работе модулей человеческих ресурсов этих программных продуктов не отличаются от требований к специализированным комплексным системам управления человеческими ресурсами. Более того, наибольшей реализованной на сегодня функциональностью обладают именно специализированные модули ERP-систем от Oracle и SAP. Однако интегрированность этих модулей имеет как преимущества, так и определенные недостатки.

Бесспорным преимуществом такого решения является полное информационное обеспечение со стороны других подсистем: финансовой, коммерческой и производственной. Но достаточно высокая автономность кадровой информации и кадровых процессов существенно снижает ценность этого преимущества. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения; высокая стоимость владения системой (стоимость закупки программного обеспечения, внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях. Поэтому встречаются варианты построения комплексной системы автоматизации предприятия, когда вместо модуля управления человеческими ресурсами Oracle или SAP внедряется система отечественной разработки, например решение от «Компаса».

Задача автоматизации кадровой службы может быть решена с помощью программ разного класса, но какая бы информационная система не была выбрана, важно, чтобы эта система отвечала современным требованиям к такого рода системам:

• в основе системы лежит методология управления персоналом, знакомая менеджерам по персоналу предприятия, используемая или предполагаемая к использованию в компании и направленная на достижении стратегических целей высшего менеджмента предприятия,

• возможность доступа к данным для множества пользователей, объединенных в локальную сеть предприятия, а зачастую – и для пользователей, удаленных от центрального офиса,

• развитый, дружественный интерфейс конечного пользователя,

• режимы обработки оперативной информации, близкие к режиму реального времени,

• средства аутентификации и разграничения прав доступа, позволяющие предоставлять информацию в соответствии с должностными обязанностями пользователя;

• высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа.

Резюме

Автоматизированная информационная система управления персоналом представляет собой совокупность программно-аппаратных средств и предназначена для автоматизации работы по управлению персоналом на предприятии или в организации.

Цель автоматизации функций управления – минимизировать затраты труда по управлению предприятием или организацией и создать максимально благоприятные условия информационного обслуживания специалистов при подготовке и принятии ими обоснованных решений.

Информационная система создается с учетом профессионального использования специалистом всего набора современных программных и технических средств, необходимых для оперативного управления и решения аналитических задач управления персоналом.

Все большую роль в подборе работодателями кадров нужной квалификации и в поисках работы соискателями вакансий начинает играть Интернет и другие сети, а так же различные базы данных.

Вопросы для самопроверки

1. В чем особенность информации и информационных технологий в управлении персоналом.

Характеристики

Список файлов книги