Моор С.М., Моор П.К., Моор А.П. - Информационные технологии управления (1092190), страница 28
Текст из файла (страница 28)
Для того чтобы получить доступ к свойствам объекта формы, следует сначала выделить этот объект в окне конструктора формы, а затем выполнить команду Вид|Свойства (либо нажать кнопку Свойства на панели инструментов). В результате на экране появится окно со свойствами и событиями выбранного объекта. На рис. 11.20 показано окно свойств элемента поле для отображения наименования фирмы.
Рис. 11.20. Окно свойств поля
При размещении в форме нового объекта для него устанавливаются значения свойств, принятые по умолчанию. Например, для элемента Поле можно изменить свойства Формат, Число десятичных знаков, Маска ввода, Значение по умолчанию.
Каждый элемент формы имеет свое имя. Это имя используется для ссылок на данный элемент. По умолчанию, новым элементам присваивается имя, состоящее из названия элемента и его номера, который определяется порядком создания. Например, Поле1 или Надпись3.
11.6.4. Создание управляющих кнопок
Кнопки используются в форме для выполнения определенного действия или ряда действий. Например, можно создать кнопку, которая будет открывать другую форму. Можно создать набор кнопок для перемещения по записям таблицы, если не устраивают стандартные средства перемещения, предусмотренные в форме.
В Access предусмотрено более 30 стандартных кнопок, при создании которых достаточно воспользоваться лишь Мастером по созданию кнопки. Для этого нужно выполнить следующие действия:
- установить режим использования Мастера на панели элементов – нажать кнопку 
;
- выбрать инструмент Кнопка на панели элементов и указать местоположение и размер кнопки в форме;
- в первом окне Мастера выбрать категорию кнопки и выполняемые ею действия;
- если создаваемая кнопка предназначена для работы с другим объектом (отчетом, таблицей, другой формой), то на втором шаге нужно выбрать необходимый объект;
- далее следует выбрать текст или рисунок, размещаемый на кнопке.
- на заключительном шаге работы Мастера задается имя создаваемого элемента.
11.6.5. Управление элементами формы
В процессе создания формы все ее элементы можно перемещать, удалять, изменять их свойства. Для этого элемент прежде всего следует выделить. Выделенный элемент имеет маркеры выделения в виде небольших квадратиков, расположенных по углам и серединам сторон. Для выделения одного элемента достаточно просто щелкнуть по нему мышью. Для выделения нескольких можно нажать клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкнуть мышью по всем выделяемым элементам.
Для изменения размера элемента нужно переместить один из маркеров выделения до достижения нужного размера.
Для перемещения выделенного элемента нужно установить указатель мыши на границу выбранного объекта так, чтобы указатель принял форму открытой ладони. После этого нажать кнопку мыши и переместить элемент на новое место.
Рис. 11.21. Элементы поля в форме
Поле ввода и его подпись связаны друг с другом. Для того, чтобы переместить порознь используются метки перемещения – квадраты в левом верхнем углу каждого связанного элемента (рис. 11.21). Если подвести к ним указатель мыши, то он примет форму указательного пальца руки. В этом положении можно переместить каждый из элементов отдельно.
Для удаления элемента формы нужно его выделить и нажать клавишу Delette или воспользоваться командой Правка|Удалить.
Рассмотрим редактирование формы Конструктором: создадим в нашей форме надпись в области заголовка формы и поле для отображения общей суммы заказов, выполняемых поставщиком.
Для этого откроем форму «Поставщики» в режиме Конструктора, увеличим область заголовка, выберем на панели элементов элемент «Надпись» (кнопка 
) и поместим ее на форме. Введем текст надписи, отформатируем ее, сохраним и закроем форму. Далее откроем в режиме Конструктора подчиненную форму «Поставщики П». Общую сумму заказов будем отображать в области примечания, которую необходимо увеличить перемещением разделителя вниз.
Выберем на панели элементов инструмент поле - 
и «нарисуем» в области примечания (там, где хотим поместить итоговую сумму) прямоугольник (рис. 11.22). Вызовем окно свойств элемента «Поле» (кнопка 
на панели инструментов) и установим свойство:
Данные - «=Sum([Сумма])».
Выделим элемент «Надпись», установим свойство:
Имя - «Всего».
Рис. 11.22. Редактирование формы
Рис. 11.23. Установка свойств
В результате мы получим форму, изображенную на рис. 11.24.
Рис. 11.24. Установка свойств
11.7. Отчеты в MS Access
Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают принципиальным преимуществом: они предоставляют широкие возможности для группировки, вычисления промежуточных и общих итогов.
В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных запросах. Поскольку результатом запроса является таблица, в дальнейшем будем говорить о данных из таблицы.
Для создания отчета в окне базы данных необходимо выбирать раздел Отчеты и команду Создать. Access выведет на экран окно диалога Новый отчет, представленное на рис. 11.25. Внизу окна находится поле со списком для выбора источника данных для построения отчета. Можно выбрать один из шести вариантов построения отчета.
Конструктор - позволяет создавать отчет «с нуля» и редактировать уже созданный отчет.
Рис. 11.25. Вид окна Новый отчет
Мастер отчетов - запускает основного мастера для создания отчетов, позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условия группировки и итоговые функции.
Автоотчет: в столбец, ленточный - эти мастера создают отчеты, в которых каждая запись таблицы выводится в столбец или в строку.
Макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных. Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид|Колонтитулы. При создании отчета можно задать заголовок, который будет напечатан только в самом начале отчета, и примечание, выводимое в конце отчета. Чтобы добавить в отчет эти разделы, выберите команду Вид|Заголовок|Примечание отчета.
Линейка по верхнему и левому краям окна отчета помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу. В каждом разделе Access выводит сетку.
Работа по редактированию отчета во многом подобна редактированию форм. В окне свойств можно также установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта.
11.7.1. Группировка данных в отчетах
Отчеты представляют возможность группировать выводимую информацию. Можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп.
Для каждого поля или выражения, заданного в верхней части окна группировки, можно установить свойства Группировка и Интервал. Обычно данные группируются по каждому значению поля или выражения. Но записи можно группировать и по диапазонам значений.
При группировке по текстовому полю можно начинать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов значения поля.
Для чисел можно установить свойство Группировка в значение Интервал. В этом случае свойство Интервал определяет диапазоны группировки.
Для полей даты/времени можно установить в качестве значения свойства Группировка такие единицы измерения как По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам.
11.7.2. Итоги: окончательные и промежуточные
Еще одна задача, которую обычно приходиться решать при составлении отчетов, - вывод итоговых величин по группам данных. Для их получения в эти разделы можно поместить элементы управления, в которых используется выражение, построенное с применением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var.
Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения.
Режим предварительного просмотра предназначен для того, чтобы посмотреть как будет выглядеть отчет на печати, т.е. редактирование в этом режиме невозможно.
11.7.3. Построение отчета с помощью Мастера
Отчет является достаточно сложным объектом и его лучше создавать с помощью Мастера, а затем, при необходимости, отредактировать его с помощью Конструктора. Рассмотрим последовательность действий по созданию отчета по информации, полученной в результате запроса «Запрос1».
Шаг 1. Для создания отчета выберем команду Создать. В окне диалога Новый отчет, выберем пункт «Мастер отчетов» и внизу окна в поле со списком определим источник данных – запрос «Запрос1» (рис. 11.25). После этого нажмем кнопку «ОК».
Шаг 2. На втором шаге необходимо выбрать поля, которые необходимо отобразить в отчете. Выберем поля: Фирма, Товар, Цена, Количество, Сумма и Дата_З (рис. 11.26). Дальнейшее перемещение по шагам Мастера осуществляется кнопкой «Далее», к предыдущим шагам можно вернуться при помощи кнопки «Назад».
Рис. 11.26. Мастер отчетов, шаг 2
Шаг 3. На третьем шаге следует определить поля, по которым в отчете следует выполнить группировку данных. Выберем для группировки поле «Фирма» (рис. 11.27).
Рис. 11.27. Мастер отчетов, шаг 3
Шаг 4. На четвертом шаге следует указать порядок сортировки данных внутри группы. Выберем для сортировки поле «Товар» (рис. 11.28). В этом же окне следует указать на необходимость подведения итогов по группе. Переход к окну выбора полей и функций выполняется с помощью кнопки «Итоги…».
Рис. 11.28. Мастер отчетов, шаг 4
Выберем поля и функции, как изображено на рис. 11.29. Здесь же можно указать, нужно ли выводить строки данных, либо отображать только итоговые строки. Кроме того, в этом окне можно включить флажок «Вычислить проценты».
Рис. 11.29. Мастер отчетов, управление итогами
Шаг 4 и 5. На этих шагах определяется внешний вид отчета и его оформление.
Шаг 6. Шестой шаг является завершающим и здесь следует выбрать наименование отчета.
В результате будет построен отчет, изображенный на рис. 11.30.
Рис. 11.30. Фрагмент отчета
11.7.4. Редактирование отчета с помощью Конструктора
Построенный с помощью Мастера отчет можно открыть для редактирования Конструктором. Редактирование отчета практически ничем принципиально не отличается от редактирования форм.
Резюме
База данных – совместно используемый набор логически связанных структурированных данных, предназначенный для удовлетворения информационных потребностей организации.
СУБД – программное обеспечение, с помощью которого пользователи могут определять, создавать и поддерживать базу данных, а также осуществлять к ней контролируемый доступ.
Большинство современных СУБД основаны на реляционной модели данных. Название «реляционная» связано с тем, что все данные в таких БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем.
Microsoft Access – это реляционная СУБД, работающая в среде Windows. Она позволяет создавать сложные базы данных, определяя структуру таблиц, связи между ними, обладает удобной системой создания запросов, отчетов и форм. При этом не требует обязательного программирования.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
