Моор С.М., Моор П.К., Моор А.П. - Информационные технологии управления (1092190), страница 26

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 26)

Рис. 11.6. Использование списка для ввода значений внешнего ключа

Список для поля Код_Т формируется на основе данных связанной таблицы «Товары». Для создания списка нужно войти в режим конструктора таблицы «Поставки», перейти в строку описания поля Код_Т и выбрать вкладку Подстановки. Для описания способа формирования списка на этой вкладке необходимо установить следующие параметры (рис. 11.7):

• Тип элемента управления – Поле со списком;

• Тип источника строк – Таблица или запрос;

• Источник строк – Товары (таблица). Наименование таблицы, записи которой используются для формирования списка;

• Присоединенный столбец – 1. Номер столбца таблицы, значения которого будут выбираться в качестве значения внешнего ключа;

• Число столбцов – 3; Количество столбцов, которые будут отображаться в списке (Код_Товара, Товар, Цена);

• Ширина столбцов – 0,4. Для первого столбца для удобства указана ширина 0,4 см.

Рис. 11.7. Описание списка подстановки

11.4.5. Использование режима таблицы

Таблицы предназначены для хранения информации, однако они могут использоваться для просмотра, ввода, удаления и редактирования данных. Для осуществления этих действий нужно открыть базу данных в режиме таблицы:

• перейти в окно базы данных на вкладку Таблицы

• выделить имя нужной таблицы и щелкнуть по кнопке Открыть.

В режиме таблицы можно просматривать и редактировать данные. Для этого используются обычные приемы редактирования и клавиши перемещения между записями. Кроме того, для перемещения между записями можно использовать панель навигации, которая расположена внизу окна таблицы .

Для выделения записи нужно щелкнуть мышью на области маркировки данной записи (слева от записи). Для выделения значения текущего поля используется двойной щелчок мыши на нем.

Если нужно удалить запись целиком, то нужно выделить ее и нажать клавишу Delete.

11.4.6. Изменение структуры и макета таблиц.

Проект БД включает в себя структуры всех входящих в нее таблиц и связи между ними. Проект уже созданной БД можно изменить. Однако нужно учитывать, что некоторые изменения в проекте БД (удаление полей, смена типа и формата полей) могут привести к потере данных или вообще невозможны без других изменений. Поэтому к ним следует прибегать в случае крайней необходимости. В любом случае Access предупреждает о возможной потере данных и дает возможность отказаться от таких изменений.

В режиме Конструктора таблицы можно изменять имена, типы и свойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля. Переключение в режим Конструктора и обратно в режим Таблицы может быть выполнен с помощью левой кнопки Вид на панели инструментов: или – она меняется в зависимости от режима, в котором мы находимся.

Для изменения имени поля нужно перейти в строку с именем этого поля в окне Конструктора таблицы и внести изменения в столбце Имя поля.

Для вставки нового поля нужно установить курсор на поле, перед которым оно будет вставлено, и выполнить команду Вставка|Строки.

Для удаления поля нужно выделить строку с его именем и выполнить команду Правка|Удалить или нажать клавишу Delete.

Для изменения типа поля или его формата нужно в режиме Конструктора выделить это поле, перейти в столбец Тип данных, раскрыть список типов данных и выбрать нужное значение. Аналогично можно изменять свойства поля, перейдя в бланк Свойства.

Для сохранения всех изменений достаточно просто закрыть окно Конструктора.

Из проекта БД можно удалить и таблицу. Для этого нужно выделить имя таблицы в окне базы данных нажать клавишу Delete или выполнить команду Правка|Удалить. Access откроет диалоговое окно для подтверждения или отмены удаления.

Для изменения имени таблицы ее также нужно выделить в окне базы данных и выполнить команду Правка|Переименовать.

Если нужно изменить уже существующие связи, то следует перейти в окно базы данных и вызвать окно Схема данных (команда Правка|Схема данных). Перед редактированием связей нужно закрыть все таблицы.

Для редактирования существующей связи нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ее линии. В появившемся контекстном меню всего две команды: Изменить связь.. и Удалить. Выбор первой команды дает диалоговое окно Связи где нужно изменить существующие установки.

Если в схему данных необходимо добавить новую таблицу, то нужно щелкнуть по кнопке Добавить таблицу на панели элементов или выполнить команду Связи|Добавить таблицу. После этого будет выведено окно Добавление таблицы где нужно указать имя добавляемой таблицы.

11.5. Запросы в MS Access

Запрос - это обращение к БД для поиска или изменения в базе данных информации, соответствующей заданным критериям.

В Access могут быть созданы следующие типы запросов:

• запросы на выборку;

• запросы с параметром;

• перекрестные запросы;

• запросы на изменение (создание таблиц, добавление и удаление данных в таблицах, изменение данных).

Одним из наиболее распространенных запросов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц по заданным пользователем критериям, не приводящий к изменениям в самой базе данных. Результат запроса на выборку – «виртуальная» таблица, которая не хранится в БД в виде таблице. Каждый раз при выполнении запроса эта таблица создается заново и при закрытии запроса она уничтожается. Запрос может осуществлять выборку информации их таблиц и запросов. Запрос хранится в БД записанным на специальном языке SQL.

11.5.1. Создание запроса

Для создания запроса следует перейти на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. Появится окно Новый запрос для выбора способа построения запроса (рис 11.8). Конструктор - создает запрос на основе пустого бланка запроса.

Конструктор - построение запроса «вручную».

Простой запрос - создает запрос из полей выбранной таблицы.

Перекрестный запрос - создает обобщающий запрос, данные в котором имеют вид, подобный сводным таблиц в Excel.

Повторяющиеся записи – создает запрос, выбирающий повторяющие записи из таблицы или простого запроса.

Записи без подчиненных - создает запрос, выбирающий из таблицы записи, не связанные с записями из другой таблицы.

Рис. 11.8. Диалоговое окно Новый запрос

При выборе для построения запроса Конструктора через диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 11.9).добавляются имена таблиц в окно конструктора запроса

Рис 11.9. Окно Добавление таблицы

Окно Добавление таблицы состоит из трех вкладок, содержащих перечни объектов, предлагаемых программой для проектирования запроса: Таблицы, Запросы и Таблицы и запросы. При выборе вкладки Таблицы следует выделить нужную нам таблицу из предложенного списка и с помощью кнопки Добавить можно добавить несколько таблиц. При выборе таблиц их символическое изображение появляется в верхней части окна конструктора запроса. Например, на рис. 11.10 для построения запроса выбрано три таблицы: Поставщики, Товары и Поставки.

Рис 11.10. Окно конструктора запроса. Пример ввода условия.

Нижняя часть является бланком запроса, здесь указываются поля таблиц, которые включаются в запрос, параметры запроса, а также определяется способ их отображения на экране.

Добавить нужные поля в бланк запроса можно путем перетаскивания их имен из списка, находящегося в верхней части окна конструктора в строку бланка Поле. Еще один способ – выполнить двойной щелчок по имени поля.

Удалить поле из бланка запроса можно клавишей Delete или через меню Правка командой Удалить столбцы. Чтобы удалить таблицу, следует маркировать ее в верхней части окна конструктора запроса, выполнив щелчок по имени, и нажать Delete или в меню Правка командой Удалить.

11.5.2.Установка критериев отбора записей

При создании запроса можно задать критерии, вследствие чего по запросу будет осуществлен отбор только нужных записей. Чтобы найти записи с конкретным значением в каком либо поле, нужно ввести это значение в данное поле в строке Условие отбора.

Например, на рис. 11.10, построен запрос, по которому из данных о заказах будут выбраны те, которые выполняет фирма «Конус», наименование товара начинается на символы «Телевизор» и количество более 5.

Для создания запроса с несколькими критериями пользуются различными операторами.

Можно задать несколько условий отбора, соединенных логическим оператором или (or), для некоторого поля одним из двух способов:

1) можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их логическим оператором или (or). В этом случае будут выбраны данные, удовлетворяющие хотя бы одному из условий.

Например, 4 or 5

2) ввести второе условие в отдельную ячейку строки или.

Логическая операция и (and) используется в том случае, когда должны быть выполнены оба условия.

Например, условие >2 and <5, задает выбор только заказы с количеством 3 и 4.

Чтобы объединить несколько условий отбора оператором и (and), следует указать их в одной строке.

Исключить группу данных из состава анализируемых запросом записей позволяет следующий критерий: < > (нерано).

Операторы и и или применяются как отдельно, так и в комбинации. Следует помнить, что условия связанные оператором и выполняются раньше условий, объединенных оператором или.

Оператор Between позволяет задать диапазон значений, например:

between 10 and 20

Оператор In позволяет задавать используемый для сравнения список значений. Например:

in (“первый”,”второй”,”третий”)

Оператор Like полезен для поиска образцов в текстовых полях, причем можно использовать шаблоны:

* — обозначает любое количество (включая нулевой) символов;

? — любой одиночный символ;

# — указывает что в данной позиции должна быть цифра.

Например: для выбора фамилии, начинающейся с буквы П и с окончанием “ов” можно записать

like П*ов

Операторы для даты и времени. Можно ввести дату и время, при этом значения должны быть заключены в символы #. Например:

#10 мая 1998#

>#31.12.96#

11.5.3. Сортировка данных в запросе

Данные в результирующей таблице, полученной в результате запроса, можно упорядочить по возрастанию или убыванию. Для упорядочения отобранных записей необходимо указать способ сортировки в строке Сортировка окна конструктора запроса (рис 11.10).

Сортировка может быть выполнена по любому количеству полей. Отметим, что самое левое поле, по которому выполняется сортировка, называется главным и упорядочивание по нему выполняется в первую очередь. Чем левее расположено поле сортировки, тем старше его приоритет.

11.5.4. Вычисляемые поля, построитель выражений

В запросе можно определить вычисления над полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем. Такое поле называется вычисляемым. Для этого в строке Поле в свободном столбце вводится формула для вычисления, причем имена полей заключаются в квадратные скобки. Например, для вычисления суммы заказа можно записать выражение

Сумма: =[ Цена ]*[ Количество ]

В выражениях можно использовать следующие операторы:

- арифметические: * умножение; + сложение; - вычитание; / деление; ^ возведение в степень;

- соединение частей текста при помощи знака &, например:

=[ Фамилия] & “ “&[Имя]

При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений, который можно вызвать кнопкой на панели инструментов. Перед обращением к Построителю запрос следует сохранить, в противном случае имена полей, вставленных в запрос ранее, будут недоступны. При вызове Построителя открывается окно Построитель выражений (рис. 11.11).

Рис.11.11. Окно построителя выражений

В верхней части окна расположена пустая область ввода, в которой создается выражение. Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода.

Характеристики

Список файлов книги