Моор С.М., Моор П.К., Моор А.П. - Информационные технологии управления (1092190), страница 25
Текст из файла (страница 25)
Все объекты Access – таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули – хранятся в одном файле с расширением .mdb. В таблице 11.5 приведены краткие сведения об объектах, рекомендации по их созданию и использованию
Таблица 11.5
Объекты MS Access
| Объект | Назначение | Средство |
| Таблицы | Хранение данных (возможен ввод, просмотр и редактирование данных). Обычно пользователю непосредственно к таблицам доступ не предоставляется. | Конструктор |
| Запросы | Выборка данных из таблиц или запросов. Результат запроса – виртуальная таблица. Выполнение действий по созданию таблиц, добавления и удаления данных, модификации данных в таблицах. | Конструктор |
| Формы | Отображение данных из таблиц или запросов в удобном виде на экране. Для ввода и редактирования данных обычно создаются специальные формы. | Мастер |
| Отчет | Отображения данных для печати. Позволяет выполнять группировку данных и подведение итогов. | Мастер |
| Макрос | Команды автоматизации. |
|
| Модуль | Программы автоматизации (на языке VBA) |
|
11.3.3. Начало работы с MS Access
После запуска MS Access появляется окно приложения и открывается панель задач, в которой предлагается создать новую БД. Выберем команду Создать файл… и в следующем окне Новая база данных… Здесь же имеется возможность открыть существующую БД (рис.11.1).
Рис. 11.1. Создание БД
После выбора переключателя Новая база данных Access запрашивает имя для файла, в котором будет храниться база данных и открывает окно новой базы данных.
Назовем нашу учебную БД «Учет». На экране появляется окно базы данных (рис.11.2.), в котором можно получить посредством панели «Объекты» доступ ко всем ее объектам: таблицам, запросам, отчетам, формам, макросам, модулям.
Рис. 11.2. Окно базы данных
11.4. Таблицы MS Access
11.4.1. Создание таблиц с помощью Конструктора
Для создания новой таблицы нужно выбрать справа на панели Объекты вкладку Таблица и нажать на панели инструментов окна БД кнопку Создать. В появившемся окне диалога окне следует выбрать способ создания таблицы - Конструктор.
После этого Access выводит окно Конструктора таблицы (рис. 4.3), в котором задаются имена, типы и свойства полей для создаваемой таблицы. Для каждой таблицы при ее сохранении должно быть задано уникальное имя.
Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access (таблица 11.6). Тип поля определяется характером вводимых в него данных.
Рис. 11.3 Окно Конструктора таблицы
Таблица 11.6
Основные типы данных MS Access
| Тип данных | Использование |
| Текстовый | Алфавитно-цифровые данные (до 255 символов) |
| Числовой | Различные числовые данные (имеет несколько форматов: целое, длинное целое, с плавающей точкой) |
| Дата|Время | Дата или время в одном из предлагаемых Access форматов |
| Денежный | Денежные суммы, хранящиеся с 8 знаками в десятичной части. В целой части каждые три разряда разделяются запятой. |
| Счетчик | Уникальное длинное целое, создаваемое Access для каждой новой записи |
| Логический | Логические данные, имеющие значения Истина или Ложь |
Дополнительные свойства такого поля представлены на вкладке Подстановка окна конструктора таблиц.
Среди типов данных Access есть специальный тип - Счетчик. В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности. Изменить значения такого поля нельзя.
Каждое поле обладает индивидуальными свойствами, по которым можно установить, как должны сохраняться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств поля зависит от выбранного типа данных.
Определим для наших таблиц следующие поля и типы данных:
| Имя поля | Тип данных | Размер |
| Поставщики | ||
| Код_Поставщика | Счетчик | |
| Фирма | Текстовый | 16 |
| Адрес | Текстовый | 20 |
| … | ||
| Товары | ||
| Код_Товара | Счетчик | |
| Товар | Текстовый | 20 |
| Цена | Числовой | С плавающей точкой 4 байт |
| Поставки | ||
| Код Заказа | Счетчик | |
| Код_П | Числовой | Длинное целое |
| Код_Т | Числовой | Длинное целое |
| Количество | Числовой | Целое |
| Дата заказа | Дата | Краткий формат |
| Дата выполнения | Дата | Краткий формат |
Для определения свойств поля используются вкладки «Общие» и «Подстановки» в нижней части окна конструктора таблиц.
Размер поля - определяется только для текстовых полей; указывает максимальное количество символов в данном поле.
Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик, Денежный и Дата|Время. Выбирается один из форматов представления данных.
Число десятичных знаков - определяет количество разрядов в дробной части числа.
Маска ввода - определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить шаблон для ввода даты: **.**.****.
Подпись поля - содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете.
Значение по умолчанию - содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы.
Условие на значение - определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле значений. Например, для поля «Цена» можно установить условие >0.
11.4.2. Определение ключевых полей
При создании многотабличной базы данных важно правильно определить ключи и связи между таблицами. Для того, чтобы определить какое-либо поле таблицы первичным ключом, нужно установить курсор в строке с именем этого поля и нажать на кнопку 
- Определить ключ на панели инструментов или выполнить команду Правка|Ключевое поле. После этого в строке рядом с именем этого поля появится изображение ключа.
Как было сказано выше определим в таблицах «Поставщики», «Товары» и «Поставки» первичные ключи: поля «Код_Поставщика», «Код_Товара» и «Код Заказа».
Для сохранения структуры таблицы нужно ввести команду Файл|Сохранить и в окне Сохранение ввести имя таблицы.
11.4.3. Определение связей таблиц
В многотабличной БД, в которой таблицы связаны связью «один-ко-многим», связи определяются значением ключевого поля («один») и значениями внешнего ключа («ко-многим»). Заметим, что если внешний ключ используется для связи с таблицей по полю с типом Счетчик, то он должен иметь тип Числовой, Длинное целое. После определения структуры таблиц БД нужно указать способ, которым эти таблицы связаны.
Для определения связей выполнить команду Сервис|Схема данных или на панели инструментов нажать кнопку Схема данных 
. После этого откроется окно Схема данных и окно диалога Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть.
В окне Схема данных появятся символическое отображение указанных таблиц вместе со списками полей. Имена полей, являющихся первичными ключами, выделены полужирным шрифтом. Для установки связи между таблицами можно выделить поле – первичный ключ и отбуксировать его на поле – внешний ключ в связываемой таблице. В результате появится диалоговое окно Связи (рис.4.4).
Рис. 11.4. Диалоговое окно Связи
В этом окне Access заполнил первую строку именем поля, по которому связывались таблицы. Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных (в данном случае выполнялись ссылки только на существующих поставщиков), нужно щелкнуть по флажку «Обеспечение целостности данных».
После установления целостности данных Access включает две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Установим эти опции.
Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать. Access нарисует линию между таблицами в окне Схема данных, указывающую на наличие связи между ними. На конце линии у таблице со стороны "один" будет цифра 1, а на другом конце, у таблицы со стороны "много" - символ бесконечности (рис. 4.5).
После закрытия этого окна будет выведен запрос на сохранение связей и все установленные связи будут сохранены.
Для изменения связи можно выполнить по линии двойной щелчок, для ее удаления – выделить связь и нажать клавишу Delete.
Рис. 11.5. Окно «Схема данных» с установленными связями
11.4.4. Использование Мастера подстановок
Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность.
В нашем примере поле «Код_Т» является внешним ключом на соответствующую запись таблицы «Товары». Для этого значения этого поля лучше всего представить в виде списка. Это избавит от необходимости вводить данные при заполнении этой таблицы, предотвратит появление ошибок при наборе и сделает ввод данных более наглядным (рис. 11.6).
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
