Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 29)

В Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными: таблицы, запросы, формы и отчеты.

Таблицы предназначены для хранения данных.

Запросы позволяют сделать выборку нужной информации из всей совокупности данных.

Формы предназначены для вывода данных на экран. Отчеты предназначены для вывода данных на печать. В отчетах имеется возможность группировки данных и вывода для групп промежуточных итогов.

Вопросы для самопроверки

1. Какие типы связей таблиц поддерживаются реляционными СУБД?

2. Какая информация указывается при создании таблицы в Access? Как в СУБД Access можно определить ключевое поле?

3. Как и для чего в СУБД Access создается схема данных?

4. Как используется Мастер подстановок?

5. Что такое запрос в СУБД? Назовите элементы окна конструктора запросов. Где записываются критерии условия выбора для запроса?

6. Как построить вычисляемое поле?

7. Как осуществить сортировку записей в запросе?

8. Что такое «перекрестный запрос», как он создается?

9. Назначение форм в форм MS Access. Как построить форму по двум связанным таблицам?

10. Что представляют собой отчеты в Access? В чем их преимущества над другими методами вывода данных?

11. Что такое «группировка данных» в отчете? Что можно получить для сгруппированных строк?

Тема 12. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ

12.1. Информация и информационные системы в управлении

Информационная система является управлением данными, в том числе и ресурсами в области сбора, обработки, хранения и представления этих данных. Важными при этом также являются сбор данных и их обработка. Когда процесс представления информации автоматизируется, в информационную систему входят компьютеры, программное обеспечение, базы данных, средства обмена данными и т. п.

Социально-трудовая сфера требует сбора и накопления информации по следующим направлениям:

• социально-демографические процессы;

• состояние рынка труда, уровень занятости и безработицы;

• доходы населения;

• уровень жизни и социальная защита населения;

• условия оплаты труда;

• социально-трудовые отношения.

В организации или компании технологии и методы управления персоналом часто концентрируют внимание на двух важных направлениях:

1. Фрмирование кадрового состава;

2. Поддержание его работоспособности.

В современных условиях создание универсальной и удобной в использовании информационной системы во многом определяет успех менеджмента.

Некоторые вопросы управления информационными системами должны находиться в центре внимания менеджера:

• что нужно знать менеджеру для того, чтобы качественно выполнять свою работу;

• когда и что ему нужно знать;

• от кого ему необходимо получать информацию;

• в каком виде ему нужно получать информацию?

Ответы на эти вопросы во многом определяют требования к информационной системе в управлении.

Профессор Старрэвельд дал следующее определение понятию информации управления: «Целенаправленный и систематический сбор, запись и хранение данных, изменение и редактирование данных и представление данных в виде информации, необходимой для управления компанией и для избежания необдуманных действий руководителей».

Информация в этом смысле является результатом манипуляции с данными, их обработки и конечным продуктом процесса. Это, в некотором смысле, традиционный взгляд на процесс представления информации.

Основное значение информации можно выразить одной фразой: «информация – это власть». Люди видят, что обладание информацией дает им преимущества, они собирают информацию, пользуются ею, например, чтобы разбить оппонента.

Ван ден Берг предложил представление информации не в виде процесса, а в виде информационной системы, результата некоего процесса, который ведет к созданию большого хранилища данных, отвечающего принципу доступности.

В соответствии с теориями, существующими в различных школах, процесс управления является по своей природе настолько трудным для понимания, описания или категоризации, что полезным является создание автоматизированных информационных систем, часто представляющих собой огромные базы данных, в которые можно помещать и из которых можно востребовать необходимую информацию.

От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации во многом зависит эффективность управления. Банк данных и базы данных – хранилища информации и основные компоненты информационной системы в многоуровневой интегрированной автоматизированной системе управления.

Менеджер, скрывающий информацию, извлекает выгоду для себя, но при этом страдает эффективность работы организации. Менеджер, передающий массу информации коллегам и начальству, должен опасаться, что они могут быть захлестнуты потоком не имеющих прямого отношения к делу фактов. Им придется отделять важное от несущественного, что приведет к потерям рабочего времени.

Существует также термин «Системы информационного обеспечения управления» (СИУ), который обычно используют для обозначения компьютеризированной системы, сортирующей данные из различных источников и представляющей их в наиболее удобной для менеджеров форме. Результатом развития таких систем стали так называемые «экспертные системы» – компьютерная программа, вобравшая в себя знания экспертов в данной области и делающая их доступными любому человеку. СИУ обычно создаются для профессиональных менеджеров, незнакомых с программированием, поэтому они максимально ориентированы на пользователя.

Все направления политики управления организацией отражаются в информационной системе, создаваемой в целях повышения эффективности реализуемых управленческих мероприятий.

В условиях современной экономики резко возрастает роль работников – носителей знаний. Специалисты часто не обладают административной властью, но в качестве экспертов в конкретной области оказывают помощь руководителям при принятии решений. Менеджеры должны понимать, что они зависят от специалистов даже больше, чем эти работники – от них. Эксперты – носители знаний требуют интересной работы, постоянного обучения и переподготовки. С одной стороны, специалисты борются за поддержание своих уникальных знаний, но с другой – осознают, что их актуальность с каждым годом утрачивается и возможность переучиваться – лучшая тактика в постоянно меняющейся экономике. Отношения работодателей и персонала чем-то напоминают перетягивание каната: организации стремятся быстро и дешево нанять специалистов, а те, в свою очередь, заняты поиском более интересной и высокооплачиваемой работы.

12.2. Роль ИТ на различных этапах управления персоналом

В последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и общества: государственное и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках организации создается информационная система (HRMS – Human Resource Management Systems – системы управления трудовыми ресурсами).

В самом комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления организацией или предприятием – операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане – кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули найма на работу и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала.

Компьютерные информационные системы в настоящее время поставляют информацию менеджерам в любой сфере порой даже в избытке. Поэтому сам менеджер должен знать, какая информация ему нужна, и составлять четкий запрос.

В последнее время аббревиатура ИТ, означающая «Информационные технологии», распространилась повсеместно. Телекоммуникации и электронные машины стали более гибкими, сложными и, вместе с тем, с все более дружественным интерфейсом, то есть все более простыми в использовании. Традиционное оборудование офисов постоянно заменяется все более высокотехнологичным.

Важно, чтобы менеджеры осознали значение ИТ и их влияние на деятельность компании или организации. Часть управленческой работы упразднена, но возникают новые виды, кроме того, появляются новые требования к навыкам и умениям менеджеров.

Почему менеджеры используют компьютеры и осуществляют поиск оптимального использования компьютеров в управлении персоналом?

Существует ряд причин. Очевидно, что использование компьютера в современном отделе по работе с персоналом обеспечивает возможность быстрого и легкого доступа к информации. Пример такого использования – база данных сотрудников, куда занесена вся информация не только о людях, работающих в организации, но и когда-либо обращавшихся в нее, пытавшихся найти работу.

Менеджеры по персоналу собирают и ведут личное дело каждого сотрудника. С помощью компьютеров и информационных систем вся эта информация может быть быстро получена, рассортирована, выбрана: менеджеру нет необходимости просматривать кипу бумаг в поисках необходимой информации.

Кроме этого, информацию в компьютерных системах легко обновлять и всегда оперативно корректировать. Причем, при работе в сети информация, измененная в одном месте, быстро распространяется по всем остальным участникам системы, что обеспечивает оперативность коммуникации. Хранение информации на электронных носителях исключает ненужное дублирование, очень компактно и отличается высокой степенью надежности.

О размахе электронного поиска работы и подбора кадров свидетельствует пример американского портала Monster.com – одного из лидеров рынка, на веб-страницах которого размещены сотни тысяч объявлений о вакансиях в США и Европе, а также более 15 млн. резюме. Одна из последних инноваций в этой области – создание так называемых «сетей» управленцев, примером которых может служить веб-сайт LincED, предлагающий формировать базу соискателей «по знакомству». Это позволяет повысить доверие к кандидатам, которые рекомендованы людьми, имеющими авторитет в определенной области.

Многие крупные компании уже оценили достоинства Интернета как эффективного средства подбора персонала. Наиболее солидным работодателям из Европы, хронически не успевавшим разобраться с сотнями тысяч ежегодно поступающих резюме, – таким как L'Oreal и Louis Vuitton Mont Hennessy, – внедрение системы электронной обработки данных дало возможность не только отбирать самых достойных, но и не терять кандидатов, анкеты которых раньше просто отправляли «в корзину». Все чаще компании и организации создают раздел корпоративной внутренней сети, дающей возможность работникам рекомендовать своих знакомых на вакантные места. В случае приема кандидата во многих организациях рекомендовавший его получает какое-то установленное вознаграждение. Все это культивирует в организации атмосферу взаимопомощи и сотрудничества, поскольку рекомендуемые – это люди, с которыми, как правило, проще работать и которые легче идут на контакт (именно таких чаще всего и рекомендуют). Благодаря подобным инструментам стоимость поиска и приема на работу нового специалиста существенно снижается.

Сегодня существует достаточно широкий набор программных продуктов, позволяющих работать с большим количеством резюме. Кандидат, потративший время на заполнение резюме на сайте, скорее всего, более мотивирован, чем тот, кто разослал их наугад. У большинства крупных корпораций базы данных насчитывают сотни тысяч резюме, и без соответствующей информационной поддержки работа с ними очень затруднена или невозможна. Аналитические системы обрабатывают резюме по целому ряду параметров – предыдущим местам работы, дипломам, искомым позициям в компании и т.п. В то же время метод электронного анализа резюме с помощью поисковых и аналитических программ нельзя считать универсальным: он помогает оперативно отбирать резюме кандидатов в обширных базах данных, но не является инструментом для принятия решения о приеме на работу. Одним из примером работы внутренней сети организации может служить Leadership Express, который дает возможность сотрудникам, начинающим работу на руководящей должности, быстрее приобрести все необходимые навыки.

Кроме того, компьютерные технологии облегчают такую серьезную задачу менеджера по персоналу, как составление отчетов, расписаний, статистики, штатного расписания.

Некоторые организации используют компьютеры для снижения численности персонала, а следовательно, для снижения издержек. С другой стороны, любое применение или внедрение новой технологии, особенно если оно связано с большими инвестициями, должно быть очень хорошо просчитано в отношении затрат и дохода. Иногда новые технологии означают работу меньшего числа людей, но с более высоким уровнем квалификации. Поэтому, перед внедрением новых технологий необходимо точно определить цели внедрения компьютеров.

Автоматизация процедур обработки информации в управлении персоналом исходит из следующих тенденций:

• интеграция информационной, вычислительной техники и связи;

• применение на рабочих местах персональной вычислительной техники;

• переход к обработке данных в реальном масштабе времени.

Имеет смысл рассматривать роль компьютеров в управлении персоналом с нескольких позиций:

• компьютеризация в работе и жизни персонала;

• компьютеры в функционировании организации;

• компьютеры в управлении.

Кроме того, нельзя забывать о том, что существуют не только положительные стороны, но и негативные последствия компьютеризации, которые следует учитывать, развивая данное направление. Очевидно одно, что информационные системы и компьютеризация стали неотъемлемой частью всей жизни человека и особенно трудовой деятельности. Они дают настолько ощутимые преимущества, что сегодня не вызывает сомнений необходимость их развития и совершенствования в управлении персоналом.

12.3. Управление стоимостью рабочей силы и ИТ

Коммерческие пакеты программных продуктов, обеспечивающие интеграцию информационных потоков, проходящих через организацию или компанию (в области финансов, бухучета, трудовых ресурсов, цепочки поставок и информации о клиентах или ERP – Enterprise Resource Planning Systems – системы планирования ресурсов предприятия) позволяют анализировать полученные данные для планирования производства, прогнозирования продаж, анализа качества и т.п. Кадровые модули таких систем делают информацию о персонале мгновенно доступной каждому руководителю, причем все операции системы наглядны и стандартны, благодаря чему доступны даже неспециалистам в области подбора персонала.

ERP-система автоматизирует кадровый документооборот в организации, тем самым обеспечивая доставку информации всем руководителям, которые должны быть поставлены в известность или утверждать те или иные действия линейного менеджмента. Создается и электронный архив всех документов, «виртуально» прошедших через руки менеджера. Приложение помогает отслеживать все то, что «зависло» на каком-либо этапе документооборота.

Характеристики

Список файлов книги